공항철도의 문서관리 비결은? "ECM에 안전하게 보관하고 검색으로 활용해요!"

 

공항철도의 문서관리 비결은?

"ECM에 안전하게 보관하고 검색으로 활용해요!"​

 

 

 

 

 

 

공항철도는 대한민국의 관문인 인천공항과 서울의 도심을 잇는 국내 유일의 특화된 철도입니다. 특히, 서울역에는 도심공항터미널이 운영되어 탑승수속, 수하물탁송에 이어 출국심사까지 원스톱 출국 서비스가 제공됨으로써 철도와 항공의 편리한 연계시스템을 갖추고 있습니다. ​ ​공항철도는 인천공항 이용 편의 증진에 기여하고 국민에게 사랑받는 공항철도를 만들기 위해 최선을 다하고 있습니다.

오늘 소개해 드릴 고객사 ‘공항철도’는 2002년부터 자사 문서관리시스템 (Destiny EDMS)을 도입해 사용하시다가 2013년부터 콘텐츠관리시스템 (Destiny ECM)으로 제품 업그레이드하여 사용 중인 사이버다임의 오랜 고객사랍니다.

오랜 기간을 함께 한 만큼 사이버다임 제품에 대한 애정과 관심도 각별하신데요, 공항철도에서 들려주는 콘텐츠관리시스템 활용법을 지금 바로 들려 드릴게요!

◎ 가장 먼저 문서 관리 필요성을 언제부터, 왜 느끼게 되었는지 궁금해요!

 

(공항철도 이승준 과장) 처음에는 내부 문서보다는 외부로 보내는 공문서의 수/발신 관리를 위해 EDMS를 사용하게 되었어요. 회사 특성 상 공문을 보낼 일도 많고, 받을 일도 많았기 때문에 체계적인 관리가 필요했죠.

 그러다가 2006년 들어 회사를 이전하면서 준공 산출물이 많이 쌓이게 되었어요. 급작스럽게 늘어나는 준공 산출물을 보다 효과적으로 관리하기 위해 문서관리시스템에 저장하기 시작했어요.

 

 

△  인터뷰에 참여해 주신 공항철도 이승준 과장님~감사합니다!

 

◎10여 년이 지난 지금은 어떤 용도로 사용하고 계시는가요?

지금은 그룹웨어 결재 시스템에서 결재가 끝난 문서를 ECM에 자동 이관하고 영구 보관하는 산출물 관리 용도로 사용하고 있어요.

혹시 수익형 민자사업 방식이라고 아시나요? 민간사업자가 철도를 건설해 30년간 운영한 뒤 국가에 반납하는 방식인데, 공항철도 수익형 민자사업을 따르고 있어서 몇 년 뒤에는 국가에 귀속된답니다. 그때까지 문서의 유실 없이 보관하고자 산출물을 ECM에 차곡차곡 모으고 있어요~

 

◎ 산출물 관리용도 외에도 업무 환경에 도움을 줬던 부분이 있나요?

물론이죠! 차곡차곡 쌓아놓은 문서들은 검색을 통해 현 업무에 활용하고 있어요.

 아무리 같은 회사 내 직원이라고 해도, 대외비 같은 주요 문서들을 아무나 볼 수 있다면 보안상 안전하다고 볼 수 없죠. 따라서 문서 조회 권한은 해당 부서만 가지고 있도록 하고, 타 부서 사람들은 문서 목록(파일명)만 볼 수 있도록 보안 설정을 해두었어요.

목록을 보고, 업무에 활용될 자료 같다면 해당 부서에 열람 신청을 하는 거예요. 안전한 환경 안에서 문서를 공유하고 활용할 수 있어요.

 

 

  

△ 공항철도 1층에 있는 카페테리아에서 인터뷰가 진행되었습니다.

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◎ 보안을 무척 중요하게 생각하시는 것 같아요.

그럼요. 요즘 외부 유출 사고 참 많잖아요.

 

아! 그러고 보니 이력 조회 기능도 유용하게 사용 중이에요. 어떤 문서를 누가 열람했는지 모든 이력이 남아 있잖아요. 혹시 사용자 중에 열람하지 말아야 하는 문서를 조회하려고 한 흔적이 보이면 주의를 줄 수도 있지요.

 

​◎ ECM 도입을 고려하는 기업에게 조언하신다면?

가장 중요한 것은 각 기업에 맞는 분류체계와 보안 등급을 제대로 기획하는 것이 아닐까 생각돼요. 어떤 시스템이든 마찬가지겠지만, ECM도 기업 환경에 맞게 구축하면 사용자 만족도와 관심도 높아질 거예요!

 

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