기업의 핵심 기술 도면과 설계도, ECM이 책임진다! (문서중앙화, 문서관리, 문서보안, ECM)

콘텐츠 관리 시스템(ECM), 우리 회사는 이렇게 활용해요! (3탄)

안녕하세요~ 다이미입니다.

지난번 포스팅에서는 '표준 문서관리 시스템' 을 구축한 고객사의 ECM 활용법을 소개해 드렸는데요.
(아직 못 보신 분들, 클릭클릭! ⇨ http://blog.naver.com/cyberdigm_/220757080211)

오늘은 기업의 핵심 기술이라고 할 수 있는 도면과 설계도를 안전하고 체계적으로 관리하려는 목적으로 ECM을 도입한 고객사 이야기를 소개하려 합니다!

이미지 출처: 영화 "제이슨 본"

얼마 전, 국내 자동차 대기업 내에서 영업 비밀로 관리하던 중요한 기술이 협력업체를 통해 해외로 유출됐다는 소식에 이어 굵직한 기술유출 사건들은 끈이지 않고 일어나 예측 피해액은 날이 갈수록 커지고 있습니다.

이런 대부분의 기술유출은 내부자에 의해 발생되고 있다는 사실도 매우 충격적인데요.  

출처: 한국산업기술보호협회

이로 인해 전기전자, 정보통신 외에도 자동차, 철강, 조선, 원자력, 우주, 의료 등 각 산업분야에 특화된 기술유출 방지 대책이 꼭 필요한 실정입니다. 

따라서, 기업의 소중한 핵심 기술인 도면, 설계도, 각종 문서 등을 안전하고 보관하고 관리하는 ECM 시스템을 도입해 유출 사고에 대비하는 것이 중요하겠습니다!

출처: 한국산업기술보호협회

ECM으로 대비하는 기술유출 대비 방법, 아래 고객 인터뷰 내용을 통해 알아볼까요?

 

•  업종: 보안 시스템 서비스업

•  부서: 도면 관련 부서

•  사용인원: 40

•  시스템 도입 시기: 2016. 06

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1. '퇴사한 박 대리가 관리하던 도면은 어디에 있지?'

고객 요청으로 회사명을 밝힐 수 없지만, 해당 부서는 오토캐드로 도면은 제작하거나 관리하는 부서입니다. 다수의 도면을 개인 PC에서 관리하다 보니, 일관성 있는 도면의 버전이나 이력 관리가 불가능했고 특히 담당자가 변경되거나 퇴사했을 때 일일이 도면에 대한 인수인계가 어려워 사이버다임의 Destiny ECM을 도입하게 되었죠.

개개인이 관리하던 도면들이 ECM에서 보관되니 내 도면뿐만 아니라 다른 동료들의 도면을 참고하거나 이력을 확인할 때 더욱 편리하고 직관적으로 변화되었습니다!

2. '00고객사, 00 프로젝트에서 사용했던 도면과 문서는 어디 있어?'

아무리 도면과 문서가 한 공간에 통합되고 있다고 해서 쉽고 빠르게 찾을 수 없다면 무용지물이겠죠? 
도면이 어디에 있는지 누가 사용하고 있는지 어떻게 관리할지 고민하던 고객분들의 고민을 타파해준 바로 그 기능. 바로 '태그' 입니다.

도면을 저장할 때 고객사, 프로젝트, 파일명 등 도면에 관련된 단어를 분류체계에 맞게 태그로 남겨두어 굳이 담당자에게 연락하거나 묻지 않아도 '태그 검색'을 통해 빠르고 쉽게 원하는 도면을 찾을 수 있게 되었답니다.

또한, 정교한 문서 분류체계 관리를 통해 이전에는 따로 관리되던 도면과 문서를 통합해 관리할 수 있게 되어 관리자의 부담도 줄어들었답니다.  

3. '이리저리 왔다 갔다 하지 않고 작성부터 결재까지 한 번에 할 순 없을까?'

ECM을 도입하기 전부터 고려하고 있었던 기존 그룹웨어와의 연동을 통해 도면 작성부터 결재 요청까지 한 번에 가능하기 때문에 더욱 편리하고 관리를 할 수 있게 되었다고도 말씀해주셨습니다.

여러 가지 업무시스템 활용으로 자칫 번거로울 수 있었던 업무 프로세스도 ECM이 제공하는 연동 기능을 통해서  큰 불편 없이 사용할 수 있게 되었답니다~

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핵심 기술 유출 사고가 기업 경쟁력 약화로 이어지는 만큼,
Destiny ECM 도입으로 기업의 핵심 기술 보호에 한 발짝 더 다가가 보는 건 어떨까요?

궁금하신 점은 언제든 문의주세요~ _marketing@cyberdigm.co.kr