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with 사이버다임 활용사례

‘표준 문서관리 시스템, 히트다 히트!’ (문서중앙화, 문서관리, 문서보안, ECM)

콘텐츠 관리 시스템(ECM), 우리 회사는 이렇게 활용해요! (2탄)


표준 문서관리 시스템, 히트다 히트!’



 

안녕하세요! 다이미입니다.

 

지난 번 포스팅에서는 제조업체 경영지원실에서 주로 사용하는 문서관리 기능을 알려드렸는데요,

(아직 못 보신 분들, 클릭! http://blog.naver.com/cyberdigm_/220732719256) 오늘은 같은 시스템을 활용하여 표준 문서관리 시스템을 구축한 고객사가 있어 소개해 드리려고 해요.

 

표준 문서관리 시스템이란 업무를 위한 표준/규정/업무절차 등 표준 문서 정보를 체계적으로 관리하기 위한 솔루션이랍니다. 특히 제조업체의 경우 현장에서 생산 기술을 다루는 경우가 많잖아요. 이때 작업 지침이 정확히 수립되어 있지 않다면 근무자에 따라 혹은 근무 환경에 따라 결과물이 달라질 수 있겠죠? 따라서 업무 관리의 기준과 지침을 정의하고 항상 최신본을 공유하기 위해서 표준 문서관리 시스템을 도입하는 것이 업무 생산성 향상에 도움이 된답니다!

 

자세한 이야기는 아래 고객 인터뷰를 참고해 주세요.

 

  • 업종: 제조업

  • 부서: 생산·기술부서

  • 구성원: 500

  • 시스템 도입 시기: 201510

 

1. ‘이 파일, 이름은 같은데 왜 내용이 달라?’

 

고객 요청으로 회사명을 밝힐 수 없지만, 해당 부서는 자동차 제어시스템을 제조하는 기업의 생산·기술부서에요. 생산 및 기술 파트에서 표준 문서가 많이 발생하기 때문에, 체계적으로 관리하고 싶다는 니즈가 존재해왔고, 사이버다임의 Destiny ECM을 도입하여 표준 문서관리 시스템을 구축하게 된 거죠.

 

시스템 도입 전에는 표준문서가 수정되면 이름은 표준문서 1’, ‘표준문서 2’, ‘표준문서 3’ 이런 방식으로 파일명을 바꿔가며 저장을 했어요. 한 사람만 보는 문서라면 상관없겠지만, 수십, 수 백 명이 보는 문서를 이렇게 관리해서는 안 되겠죠. 도대체 어떤 문서가 최종본인지, 무슨 이유로 새 버전이 생성된 것인지…. 혼란 가중!

 

하지만, 표준 문서관리 시스템에 문서를 넣어두면, 이후 수정될 때마다 자동으로 버전관리를 해준답니다. 


 

 

언제 수정되었는지, 누가 수정했는지 알아서 척척 관리 해주니까 별도로 공지하지 않더라도 사용자들은 최종본을 쉽게 확인할 수가 있죠. 혹시 이전 버전을 보고 싶다면 클릭 한 번이면 충분해요!

 

무엇보다도 표준 문서관리 시스템에 업로드 된 파일이 작업 기준!’이라는 무언의 약속을 하게 되면서, 업무의 혼란이 크게 줄었다고 해요.

 


2. ‘그때 그 파일 어디 있어요?’

 

표준 문서관리 시스템을 사용하기 전에는 개인 PC 내 문서를 저장하셨다고 해요. 그러다 보니 필요한 표준 문서가 있다면 각 담당자에게 연락해서 파일을 전달 받아야 했죠.

 

 

  ▲ 그래서 이 파일, 어디 있는데?



그러나 표준 문서관리 시스템이 생기고 나서는 사내 문서를 폴더 구조에 따라 착착 저장해 두니까 필요한 문서가 생기면 그때 그때 바로 활용할 수 있고, 동료들에게 파일을 전달해 줘야 하는 번거로운 일도 줄어들죠.


 

3. 표준 문서를 누가 함부로 수정한거야?


말씀드렸다시피, 표준 문서는 업무를 위한 표준/규정/업무절차 등을 정립하여 능률적인 업무 처리를 돕는 문서에요. 따라서 아무나 수정할 수 있고 배포할 수 있다면 오히려 업무의 혼란을 가져올 수 있겠죠?

그래서 표준 문서관리 시스템은 이러한 혼란을 막기 위해 개정 승인 프로세스와 개정 이력 관리 기능을 제공하고 있어요.

 

 

 

 

 

 

 

 

기업의 규모가 커질수록 업무 관리의 기준과 지침이 정확히 정의되어 있어야 협업 효율화를 달성할 수 있답니다. 이제 고민은 그만하시고 사이버다임과 함께 체계적인 관리 체계를 마련해 가는 것은 어떨까요?

 


궁금하신 점은 언제든 문의 주세요~ _marketing@cyberdigm.co.kr