"롯데물산에선 문서중앙화 왜 도입했지?" (문서관리, 문서보안)

 

"롯데물산에선 문서중앙화 왜 도입했지?" (문서관리, 문서보안)

 

 

 

 

문서중앙화 시스템을 사용하면서 고객들이 느끼는 점, 바라는 점을 직접 듣고 싶은 마음에 인터뷰하러 다니기 시작했어요. 효과적인 업무 환경 개선을 위해 매일 고민하고 노력하는 것도 중요하지만, 현장의 목소리를 생생하게 들으면 어려웠던 문제도 쉽게 답을 구할 수 있거든요.
 
보통은 시스템 운용을 담당하시는 IT 관련 부서 분들을 만나 뵙곤 했었는데, 이번에 좋은 기회를 통해 순!수!하!게! 사용자 입장에서 인터뷰 해 주실 수 있는 분을 모셨답니다.
 
경영기획팀에서 근무하시는 분이라 IT에 대한 전문 지식이나, 솔루션에 대한 배경 없이 사용하셨기 때문에 더욱 솔직한 이야기를 들을 수 있을 것 같아 인터뷰하기 전부터 기대가 되었어요.
 
아 사설이 너~무 길었지요?
 
인터뷰, 지금 바로 시작합니다!

 

---

 

Q. 근무하시는 회사와 부서 소개를 부탁드릴게요.

 

 

 

A. 저는 롯데물산 경영기획팀에서 근무하고 있는 최지용 대리라고 합니다. 저는 내부 손익관리와 관련된 업무를 담당하고 있어요.

 

 

Q. 내부 손익관리라.. 무척 어려워 보이는 업무를 담당하시네요. ^^ 아무래도 문서 작성이나 자료 조사 같은 업무도 많으실 것 같아요.

A. 그렇죠. 다루는 자료도 많을 뿐 아니라 밖으로 새어 나가면 안 되는 중요 자료도 많이 다루고 있죠.

Q. 그럼 문서 관리를 위해 문서중앙화 도입 전에는 어떤 솔루션이나 서비스를 이용하셨나요?

A: 특별하게 이용하는 시스템은 없었어요. 사용자 PC에 저장하고 개인들이 각각 관리하는 구조였죠. 자료 공유 같은 경우에는 이메일이나 USB를 많이 사용했어요. 용량이 큰 파일을 웹하드도 사용하고요. 특히 외부 업체와의 협업이 필요할 때 웹하드를 많이 사용한 것 같아요. 그러다 보니 파일이 체계적으로 관리되기 어려웠고, 외부로 유출돼도 전혀 모를 수 있다는 우려를 하게 됬죠.
 
하지만 문서중앙화를 하고 나서 이런 고민이 사라졌어요. 폴더 위치만 알면 문서를 자유롭게 공유할 수 있고 이력도 자동으로 남으니까 유출 고민도 덜었고요. 
 

Q. 문서중앙화를 통해 공유가 편해지신 거군요?

A. 꼭 공유를 위한 것만은 아니에요. 공유보다 중요하게 생각하는 것이 보안이거든요. 요즘 워낙 보안 이슈도 많고, 업무 산출물이 대부분 전자문서로 이루어지다 보니 정보 보호와 관련된 투자를 더욱 늘려가는 실정이죠. 그래서 폴더에 대한 접근 권한을 자기가 속해있는 팀으로 한정 지어 두었어요. 팀원들 사이에서는 자유로운 공유가 가능하되, 타 팀의 폴더는 접근이 불가능하죠. 필요한 문서가 있으면 접근 권한을 요청하면 되고요.

Q. 실제로 문서중앙화를 하면서 업무에 도움을 준 부분이 있나요?

A. 담당자가 자리를 비워도 업무가 끊기지 않는다는 점이 가장 마음에 들어요. 휴가를 가거나 출장을 갈 때 불안하잖아요? ^^ 꼭 나 없을 때 자료 찾는 동료들이 생기고요. 그렇지만 지금은 같은 팀원들끼리 문서를 다 공유하고 있으므로 업무 공백이 최소화되지요.

 

Q. 아무래도 사용자 입장에서는 회사 내 시스템이 많아지면 불편하실 것 같은데, 대리님은 어떠세요?

A. 물론 사용자들은 어떤 시스템이 도입되든 상관없이 무엇이든 설치되면 싫어하긴 하는 것 같아요. ^^ 그렇지만 문서중앙화는 파일의 안전한 보관을 위한 그 어떤 시스템보다 기본이 되는 시스템이잖아요.
 
임직원들 모두 업무 산출물의 보안이 얼마나 중요한지 인지하고 있기 때문에 불만을 이야기하기 보단 최대한 빨리 적응하려고 했죠. 무리 없이 사용하고 있습니다. ^^

 

---

 

바쁜 시간을 내어 인터뷰에 참여해 주신 최지용 대리님 감사합니다.^^
귀한 이야기를 바탕으로 더 발전하는 사이버다임이 될게요!

 

궁금하신 점은 언제든 문의 주세요~ _marketing@cyberdigm.co.kr