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문서중앙화 Stories

매일 쏟아지는 문서들, 문서중앙화로 손쉽게 관리해 보세요! (#사이버다임 #데스티니 ECM #클라우디움)

업무를 하다 보면 정말 다양한 종류의 문서들이 생성됩니다. 수많은 파일들을 다들 어떻게 관리하고 계시나요?👀

보통 폴더📁를 나눠 체계적으로 정리해두어도, 파일명💾을 규칙을 정해 저장해두더라도

워낙 문서가 많다 보니 원하는 자료를 찾는 데 시간이 많이 소요되죠.

팀장님曰 "이 대리, 지난번에 작업한 신사업 관련 자료 지금 빨리 보내줘!"

어떤 폴더에 넣어두었는지 생각이 나면 다행이지만

진행되는 사업이 한두 개도 아니고, 관련 문서가 두세 개도 아니고~

팀장님이 요구한 문서를 찾기란 쉽지 않습니다.

 

'분명 여기다 저장해놨는데 왜 안 보이는 거야😭'

하지만 옆 회사의 김 대리! 신속하게 파일을 찾아 팀장님께 전달합니다.

"팀장님, 방금 파일 URL 메신저로 전달드렸습니다~"

김대리가 신속하게 파일을 보낼 수 있었던 방법은 무엇일까요?

바로 김대리 회사는 문서중앙화 솔루션을 사용해 문서들을 잘 관리하고 있었기 때문인데요!

 

문서중앙화 솔루션에 어떤 특징이 있길래 그 많은 문서들을 체계적으로 관리할 수 있던 걸까요?

지금부터 설명해 드리겠습니다!


1️⃣ 흩어진 문서들 통합 관리할 수 있는 방법 없나? ⇒ 중앙 서버 한곳에 모아서 저장!

 

여기저기 흩어져 있던 문서들을 중앙 서버에 모아두니
문서 관리는 물론 업무 효율성도 높아졌습니다.
-삼성증권-

문서 작업이 끝나면 여러분들은 파일을 어디에 저장하시나요? 대부분 개인 PC💻에 저장해오셨을 겁니다.

하지만 업무 산출물은 회사의 자산! 문서가 이곳저곳 흩어져 있으면 회사 입장에선 관리하기 쉽지 않고, 문서 관리에 허점이 생기면 문서 유실, 유출과 같은 보안 문제로도 이어질 수 있습니다. (열심히 작업한 파일이 사라지거나 경쟁사로 넘어간다면..?😫😫)

게다가 업무에 필요한 문서를 가지고 있는 사람을 찾기 위해 이 사람 저 사람한테 물어보고, 이 폴더 저 폴더 눌러보며 소요되는 시간을 생각하면 업무 효율 측면에서도 체계적인 문서 관리는 중요합니다.

이런 문제점들을 해결하기 위해선? 우선 흩어져 있는 문서들을 한곳에 모아야 합니다.

문서중앙화 솔루션은 업무 산출물을 중앙 서버에 모아 저장합니다. 직원들의 개인 PC나 그룹웨어, 영업관리 시스템 등 여기저기 흩어져있어 관리가 어려운 문서들을 중앙 서버에 모으면 안전하게 통합 관리할 수 있죠! 사용자들이 문서를 사용하는 현황을 모니터링할 수 있고 문서를 외부로 반출 시 승인을 얻도록 설정하는 등 문서를 회사의 자산으로서 관리할 수 있게 됩니다.

 

 

🎤삼성증권 인터뷰 보러 가기 ↓↓

https://blog.naver.com/cyberdigm_/221521663076

 

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2️⃣ 탐색기에서 헤맬 필요 없이! ⇒ 문서 유형 / 태그 검색

 

문서 유형/태그 설정으로 원하는 문서 검색이 쉬워졌어요!
-365mc-


위에서 언급했듯이 문서중앙화 솔루션은 모든 업무 산출물을 중앙 서버에 저장합니다. 흩어져있던 문서들이 한곳으로 모여있으니 검색만으로도 접근이 가능한 문서들을 모두 확인할 수 있죠. 만약, A 고객사 프로젝트 관련 자료를 찾고 싶다면 'A 고객사' 혹은 해당 프로젝트 관련 키워드를 검색하면 됩니다.

'손쉽게 검색으로 문서 찾을 수 있어 간편한데, 좀 더 문서를 유형이나 주제별로 나눠서 검색할 수 있는 방법은 없을까?'

라는 생각이 드시는 분들을 위해 사이버다임 문서중앙화 솔루션에는 문서 유형, 태그 기능이 있습니다. 사용법을 예를 들어보겠습니다. 일반적으로 생각하는 해시태그처럼, A 고객사 관련 문서 태그에 A 고객사라 입력해 저장하고, 검색 시 태그 칸에 'A 고객사'를 검색하면! A 고객사 관련된 문서들을 확인할 수 있게 됩니다. 이처럼 문서 유형과 태그 기능을 사용하면 보다 섬세하게 문서들을 관리하고 검색할 수 있죠!

 

 

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https://blog.naver.com/cyberdigm_/221554148119

 

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3️⃣ '누가 이 문서 작업했었지?' 궁금하다면 ⇒ 이력 관리

 

문서 활동 현황과 사용자 행동에 대해 모든 이력을 남길 수 있는 기능을 원했는데
사이버다임 제품이 가장 뛰어났습니다.

-에코프로-

문서 관리는 파일들을 잘 정리해서 저장해야 한다는 점도 있지만 해당 문서에 대한 정보를 기록해두는 것 역시 중요합니다.

내가 지금 보고 있는 이 문서가 누가 처음 만들었던 거고, 누가 작업을 해왔는지 궁금한 적 없으세요? 자료 관련해서 물어보고 싶은데 담당자가 누군지 찾아야 할 때! 이력 조회 기능을 활용해보세요😀.

문서중앙화는 문서의 생성부터 조회, 수정 등 모든 이력을 보관합니다. 앞서 말한 것처럼 이전 자료에 대한 담당자가 궁금하다면? 해당 자료의 이력을 조회하면 됩니다. 그리고 이력 조회는 관리뿐만 아니라 협업에 있어서도 큰 도움이 되죠! 여러 명이 동일한 문서에 대해 작업하고 있을 때 해당 파일의 이력을 보면 '박 대리가 만든 문서에, 지난주엔 김사원이 작업하고 어제 최사원이 마저 수정을 했었군!'이라고 확인할 수 있어 작업자에게 일일이 현황을 묻지 않아도 확인할 수 있습니다.

 

 

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https://blog.naver.com/cyberdigm_/222602921173

 

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4️⃣ '어떤 게 최신 문서지..?' 궁금하다면 ⇒ 버전 관리

 

수시로 최신 내용이 반영된 문서를 확인할 수 있으니
업무 효율이 좋아질 수 밖에 없죠!

-신화로직스-

문서를 작업하다 하루 만에 완성을 하지 못하거나 여러 차례 수정, 보완을 할 경우, 어떻게 최신 파일임을 표시하시나요? 보통 1) 파일명에 작업 일시를 포함해서 작성해두거나 2) '최종', '최최종', '진짜 최종'과 같은 단어를 넣어 최신 파일임을 표시하곤 합니다. 하지만 여러 차례 재작업을 반복하다 보면 파일은 늘어나고, 어떤 파일이 최신인지 헷갈리죠.

BUT! 문서중앙화 솔루션이 있다면 이런 작업을 하지 않아도 됩니다😁

문서 작업을 하면서 저장 버튼을 누르거나 ctrl+s를 눌러 저장하면 자동으로 새로운 버전의 문서가 저장되기 때문이죠. 그리고 저장된 버전 파일에 대해 수정한 내용에 대해 간단히 작성해두면 나중에 어떤 부분이 바뀌었는지도 손쉽게 알 수 있습니다. 게다가 이전에 작업한 버전의 내용을 확인할 수도 있고 파일 버전을 되돌릴 수도 있습니다. 작업을 하다 ctrl+z를 연타하지 않아도, 기억을 되짚어가며 이전 내용을 꾸역꾸역 되살려내지 않아도 버전 관리 기능으로 확인 가능! 또한 최종 완성된 자료는 버전 배포 기능으로 더 이상 내용이 변경되지 않게 설정할 수 있습니다.

 

 

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5️⃣ 똑같은 파일이 여러 개 있을 필요는 없지~ ⇒ 중복 문서 제거

 

중복 문서 제거 기능이 비용 절감에 큰 도움이 되었죠!
-삼미캠-

문서 관리에 있어 중요한 또 다른 사항! 바로 스토리지를 효율적으로 관리해야 한다는 점입니다.

업무를 하다 보면 복사본에서 작업을 하거나 중복 저장하는 등 파일명만 다르고 내용은 같은 문서들이 여러 개 만들어지는 경우가 있습니다. 실질적으로 업무에 활용하는 문서는 몇 개 없는데, 중복으로 생성된 문서들은 용량 차지만 하고! 필요한 문서를 찾으려면 파일을 하나하나 열어봐야 해 업무 효율성도 떨어집니다. 하지만 사이버다임 문서중앙화는 중복 문서를 제거하는 기능이 있어 용량을 효율적으로 사용할 수 있죠!

😐 '문서 비슷한 거 몇 개 더 가지고 있는다고 용량을 그렇게 많이 잡아먹을 리가~'

라고 생각하시는 분들! 실제 사이버다임의 문서중앙화를 사용하는 고객사 중, 중복 문서 제거 기능으로 스토리지 용량을 자그마치 6TB나 줄인 곳이 있습니다. 문서중앙화가 없었다면 용량을 늘리는데 비용을 투자해가며 백업 파일을 가지고 있었을 텐데 중복 문서 제거 기능으로 실질적으로 필요한 용량을 확인할 수 있어 비용도 아끼고! 저장소도 효율적으로 사용할 수 있게 되었죠!

 

 

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클라우드 서비스를 통해 언제, 어디서나 업무할 수 있는 환경을 만들었어요. 특히, PC가 고장 나도 업무...

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매일매일 쏟아지는 문서들📃!

어떻게 해야 회사 자산으로서 잘 관리할지, 직원들이 효율적으로 활용할 수 있을지 고민이라면?

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