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with 사이버다임 활용사례

문서의 유실과 유출 100% 꽉 잡은 퍼슨의 비결은? (문서관리, 문서보안, ECM)

(주) 퍼슨은 '깨끗한 환경과 청결한 위생을 통하여 국민의 건강을 향상시키고 삶의 질을 높인다'는 창업정신을 기본이념으로 1957년 성광제약으로 시작하여 현재에 이르기까지 소독의약품 분야에만 매진하여 온 전문 제약기업입니다.



▣ 인터뷰 INFO ▣

인터뷰 자: 퍼슨 경영지원본부 서종필 대리 

사용부서: 전사 사용 중  

사용인원: 150

시스템 도입 시기: 2016. 09




◈ ECM 시스템을 도입하게 된 계기가 있으신가요?


ECM 시스템을 도입하기 전, 기존 임직원들이 퇴사할 때 악의적으로 자신이 만든 모든 문서를 삭제하는 경우가 많았어요. 

중요한 문서의 유실로 인수인계할 때도 난감하고 곤란했죠.



출처: 산업기술보호협회


특히, 삭제된 이력이 남아있지 않게 되니 누가 언제 삭제했는지 조차 확인할 수 없어 회사로써는 특히 큰 타격이었습니다.

그래서 접근 권한 설정이나 철저한 이력 관리가 가능한 ECM 도입의 필요성을 느끼게 되었죠.




◈ 그럼, ECM 시스템을 도입하시기 전에는 어떻게 문서를 관리하셨나요? 

도입 전에는 개인 PC와 네트워크드라이브를 통해 문서를 저장하고 관리했습니다. 
그러다 보니 내부 인원이 문서를 쉽게 유출하는 문제도 종종 발생하고 외부 사람들이 회사를 방문했을 때 회사의 중요 문서들이 쉽게 노출되는 문제도 발생했죠. 

또, 개인 PC에서 문서가 저장되고 관리되니 저 같은 관리자 입장에서도 부담이 크고 유실이나 유출을 방지할 수 있는 도구의 도움이 절실했죠.




◈ 역시, 안전한 문서관리에는 ECM 만한 솔루션이 없죠! 그럼 도입 후에 업무가 어떻게 달라지셨나요?

크게 달라진 점은 세 가지라고 할 수 있습니다.

1. 철두철미한 문서 이력 관리 !
문서가 유실될 걱정 없이 안전하고 빠른 문서 저장과 공유가 가능하죠. 
관리자 입장에서는 문서들이 어떻게 효율적으로 관리되는지 한눈에 파악할 수 있어 더욱 편리한 기능입니다.


권한설정, 이력/버전 관리로 보안과 관리 강화!



2. 편리한 문서 공유! 

기존 그룹웨어로 주고받았던 문서들은 변질되거나 유실될 수 있는 가능성이 컸습니다. 

하지만, ECM에서는 간단하게 공유 폴더를 통해 부서별로 개인별로 문서를 공유할 수 있게 돼서 공유가 더욱 쉽고 간편해졌죠. 


어떤 파일이라도 빠르고 간편하게! 


3. 완벽한 문서 유실 및 유출 방지! 

앞서 말씀드렸던 퇴사자들이나 내부자들의 악의적인 문서 유출이 방지되어 회사의 소중한 자산들이 보다 안전하게 관리되고 있습니다. 특히, 랜섬웨어나 외부 공격에도 걱정하지 않아도 돼 아주 편해졌죠.


업무 자산 확보 




◈ ECM 시스템이 업무에 도움이 많이 되셨다니 다이미도 너무 기뻐요!

    그럼 문서 관리 솔루션을 제공하는 여러 회사 중 "사이버다임"을 선택해주신 이유는 무엇인가요?


열정적이고 믿음직한 영업대표님의 설득이 가장 크지 않을까요? ㅎㅎ 

프로젝트가 끝난 후에도 지속적으로 관심을 가져주시고 도움을 주시려고 노력해주셔서 대만족입니다.



진지한 두 분의 모습 아주 보기 좋습니다. ^^ 


또 기본적으로 사이버다임이 저희가 원하는 모바일 기능도 '딱' 제공해주고 계셔서 선택하게 된 것도 하나의 이유라고 할 수 있겠네요 ㅎㅎ 




◈ 마지막으로 ECM이나 문서관리 시스템을 고려하는 업체에 조언을 부탁드려도 될까요?


솔직히 모든 기업이 가지고 있는 기밀문서나 중요 자료를 보호하고 싶다면 산업 군을 분류하지 않고 ECM은 꼭 필요한 시스템이라고 생각해요. 다만, 각 기업의 특성이나 니즈에 맞춤화된 사전 준비는 부담스럽지만 반드시 필요한 프로세스라고 생각합니다. 






바쁘신 와중에도 꼼꼼하게 인터뷰 모든 질문에 응해주신 서종필 대리님 감사합니다~ 

다음에는 서울 사업장에서 꼭 얼굴 뵐 수 있으면 좋겠네요 ㅎㅎ


이 글을 읽고  ECM이나 문서중앙화 내용이 더~~~욱 자세히 알고 싶다면, 언제든 다임이에게 문의주세요~ 

_marketing@cyberdigm.co.kr