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문서중앙화 Stories

문서 보안과 업무 효율을 한번에 잡은 신입씨의 성장스토리!(사이버다임 문서중앙화,데스티니 ECM, 클라우디움

여러분은 인생 첫 회사의 신입시절이 기억나시나요?

첫 출근 전날 밤, '새로운 환경에 잘 적응할 수 있겠지'라는 고민과

지금까지 쌓아온 역량을 맘껏 펼쳐보고 싶다는 기대에 부풀어 잠 설친 분이 많을 거라 생각합니다ㅎㅎ

업무뿐만 아니라 회사에서만 사용하는 시스템은 왜 그리 낯선 건지..

매 순간이 배움의 연속이라 정신없는 와중에 실수까지 하면 멘탈이 바스락😥

원래 신입은 실수할 수 있고 그런 경험을 통해 성장하는 거라 하지만 실수할 때마다 자신감이 뚝뚝 떨어지죠.

오늘은 신입씨가 입사 후 순간순간 주어지는 미션들을 해결해나가는 스토리를 보여드릴 겁니다.

 

예측하지 못한 상황에 주어지는 미션들을 신입씨가 어떤 방법으로 헤쳐나가는지

다 함께 보시죠!


 

MISSION 1
업무 문서 찾아보기

 

입사 첫날, 같은 팀원분들께 인사드리고 자리에 앉아 컴퓨터를 켠 신입씨.

마침 팀장님이 오늘은 업무 문서들 훑어보면 된다 하면서

🤓 "우리 회사는 문서중앙화 솔루션을 쓰고 있어요. 중앙 서버에 업무 문서들 다 저장되어 있으니까 자료 찾기 쉬울 거예요~"

라는 말을 덧붙이셨습니다. 하지만 신입씨는 평소 컴퓨터 사용에 자신이 없었는데요..

'솔루션이라는 건 처음 접해보는데.. 문서 찾으려다가 괜히 잘못 눌러서 민폐 끼치면 어떡해ㅜㅜ'

 

걱정 마세요! 사이버다임 문서중앙화 솔루션은 윈도우 탐색기와 동일한 환경에서 사용할 수 있기에 업무 환경에 변화 없이 일반 컴퓨터를 사용하는 것과 동일하게 사용합니다. 또한 문서중앙화 솔루션은 업무 산출물인 문서들을 개인 로컬 PC에 저장하는 것이 아니라 중앙 서버에 저장한다는 가장 큰 특징을 가지고 있는데요. 그렇기 때문에 업무 관련 문서를 찾아 헤맬 필요 없이~ 중앙 서버에 검색만으로 업무 관련 문서들을 확인할 수 있죠!

걱정과 기대를 안고 시작했던 첫날, 집에서 쓰던 컴퓨터와 동일한 윈도우 탐색기 환경이었기에 신입씨는 무탈하게 업무 문서들을 확인할 수 있었습니다. 또한 팀에서 진행했던 과거 프로젝트 문서들을 보며 앞으로 어떤 업무들을 하며 커리어를 쌓을지 설레는 마음으로 입사 첫날 근무를 마무리 지었답니다😄

 


MISSION 2
처음받은 업무! 근데 어떻게 하는 거지?

 

🤓 "신입씨~ 이번 상반기에 진행한 프로젝트들 엑셀파일로 정리 좀 해줘~"

하고 순식간에 외근 나가신 팀장님.. 무엇을 어떻게 정리하라는 건지, 업무하다 모르겠으면 누구에게 물어봐야 하는지 전혀 알려주지 않으셨죠.. 하지만 중앙 서버에 문서들이 다 저장되어 있다는 것을 알고 있는 신입씨는 곧바로 서버에 검색합니다. 금방 작년 파일을 찾아낸 신입씨! 그리고 해당 파일의 이력을 조회해 봅니다.

 

이 글을 보고 있는 여러분 曰  "네? 파일 이력 조회❓ 그게 뭐죠❔"

 

누가/언제 이 문서를 생성했고, 조회했고, 수정했는지 궁금한 적 없으세요? 사이버다임 문서중앙화 솔루션은 문서 이력을 여러분께 알려줍니다🙌 문서 속성보기에서 최초 문서 생성자부터 마지막으로 작업한 사람까지 문서에 대한 모든 이력을 조회할 수 있습니다. 업무 히스토리 확인부터 문서 보안까지 챙길 수 있죠.

이력 조회를 통해 신입씨는 작년 프로젝트 총정리 파일 작업을 했던 사람이 박 대리님이었다는 것을 확인할 수 있었습니다. 업무 도중 헷갈리는 부분은 대리님한테 물어봐가면서~ 깔끔하고 완벽하게 자료 정리를 마쳐 팀장님께 칭찬을 받았죠~

첫 업무부터 완벽하게 클리어🆗!

 


MISSION 3
고객사에 대용량 파일 전달

 

입사하고 한 달가량 지나니 드디어 신입씨도 외부 미팅에 함께 나갈 수 있게 되었습니다!

미팅 전날, 팀원분의 전화를 당겨 받으니 내일 만나기로 한 고객사에서 미팅 관련 파일을 지금 빨리 전달받고 싶다는 연락이었습니다. 사수분께 전달해도 되는지 확인받고 어서 파일을 보내려는데..!

'아니 이게 뭐야! 파일 용량이 너무 커서 메일로 못 보낼것 같은데?'

 

하지만 사이버다임 문서중앙화에는 대용량 파일도 간편하게 보낼 수 있는 방법이 있습니다.

바로 파일의 URL🔗을 전달하는 방법이죠! 아무리 대용량 파일이더라도 첨부 파일 용량 제한 부담 없이 빠르고 쉽게 공유할 수 있습니다. 그리고 고객사는 전달받은 URL을 눌러 파일을 다운로드할 수 있죠. 이때, URL에 해당 파일을 다운로드를 할 수 있는 기한과 횟수를 정할 수 있기에 파일 원본 그대로 전달하는 방식보다 훨씬 안전하게 외부로 공유할 수 있습니다.

외부 배포용 URL을 통해 대용량 파일도 빠르게 고객사로 전달 완료한 신입씨. 이렇게 세 번째 미션도 깔끔하게 클리어!🆗

 

 


MISSIOIN 4
이동 중에 업무 파일을 확인하라고요?

 

첫 외부 미팅을 무탈하게 마친 신입씨!

문서중앙화를 활용하여 업무를 착착 해나가는 모습을 인정받아 선배들과 외부 미팅들을 다니게 되었습니다.

이날도 외부 미팅을 위해 사람들이 꽉 찬 지하철을 타고 이동 중인 신입씨.🚟💨

그때 함께 업무 진행 중인 옆 팀 김사원에게 연락이 옵니다. 급한 건이니 빨리 관련 파일 확인해서 전달해달라고..!

'지금 지하철이라 노트북 꺼내기 어려운 상황인데😥 급한 상황이라 문서를 보내긴 해야 하고.. 어떻게 하지?'

 

노트북 꺼내지 않으셔도 됩니다! 모바일 앱을 통해 확인할 수 있거든요!

위에서 말했듯이 문서중앙화 솔루션은 모든 문서를 중앙서버에 저장하죠. 그렇기 때문에 중앙서버를 확인할 수 있는 모바일 앱이 있다면 스마트폰뿐만 아니라 태블릿PC로도 언제 어디서든 권한에 따라 문서 확인이 가능합니다. 그렇기에 출장, 외근, 또 집에서도 필요한 문서를 열람하고 공유할 수 있죠.

마침 선배 따라 문서중앙화 모바일 앱을 설치해놨던 신입씨. 덕분에 모바일앱으로 빠르게 파일 확인 후 김사원에게 전달할 수 있었습니다~ 네 번째 미션도 완료!🆗

 


MISSION 5
외부 협력사와 문서 공유

 

입사한 지 1년이 흘러 어느덧 프로젝트 진행을 맡게 된 멋진 신입씨~~!!👏👏

이번 프로젝트는 다른 회사도 함께 협력해서 진행하기로 하였는데요. 외부 협력사와 원활하게 업무를 진행하려면 어떻게 해야 할지 신입씨는 고민을 하게 됩니다. 일반적인 클라우드나 협업툴을 활용하자니 워낙 대용량 파일을 다뤄야 하는 업무이기에 용량이 부족할 것 같고.. 또 작업에 진전이 있을 때마다 다시 업로드하는 것도 여간 번거로운 일이 아니죠.

 

효율적인 방법을 고민하던 신입씨.. 그때 마침 든 생각!

'그러고보니 협력사랑 같이 일할 때는 문서중앙화 활용하는 게 가장 효율적 방법이라고 들었던 거 같은데?! 어떻게 하면 되는지 여쭤봐야지!'

팀원분들께 방법을 물어보니 프로젝트 전용 공유 폴더를 만들고 협력사 직원들에게 해당 폴더 접근 권한을 부여하면 된다 합니다. 그러면,

1️⃣ 프로젝트를 진행하면서 협력사 직원들의 문서 조회 이력도 확인할 수 있어 보안도 챙기고!

2️⃣ 아무리 용량이 큰 파일이라도 공유 폴더 속 위치만 URL로 공유하면 되니 빠르게 업무 진행 가능!

3️⃣ 게다가 프로젝트가 완료되고 나면, 권한은 회수하고 폴더는 그대로 보존하여 안에 있던 문서들과 이력을 그대로 살릴 수 있죠.

 

이 글을 보고 있는 여러분 曰 "권한을 주면 외부 인력이 중앙서버에 접근할 수 있게 될 텐데 문서 유출 위험이 있지 않나요?"

외부 인원은 접근 권한을 부여받은 폴더만 보입니다. 또한 외부 협력사 계정으로 문서를 캡처, 인쇄, 로컬 PC에 다운로드 불가하도록 세부적인 보안 설정 역시 가능하기에 유출에 대한 걱정은 이제 그만🖐!

 

🙋‍♀️잠깐! 협력사 보안 관리 관련하여 보다 구체적인 내용이 궁금하시다면 아래 게시물을 참고해 주세요.

https://blog.naver.com/cyberdigm_/222057667847

 

<문서중앙화> 외부협력업체를 통한 유출 및 유실 위험 원천 차단

안녕하세요. 사이버다임 다이미입니다! 지난달 주요 뉴스 중 국내 굴지의 모 디스플레이 회사에서 핵심 제...

blog.naver.com

 

처음 맡은 프로젝트가 협력사도 함께 하는 큰 프로젝트였음에도 신입씨는 문서중앙화의 협업 기능과 문서보안 기능을 활용해 효율적으로 진행할 수 있었는데요!(박수 짝짝) 큰 문제없이 무탈하게 진행한 첫 프로젝트는 추후 관리를 담당하는 부서에 인수인계하며 완벽하게 마무리 지었습니다.

👀여기서 깜짝 퀴즈! 신입씨는 인수인계를 어떻게 했을까요? (HINT 위에 나온 문서중앙화 기능을 활용)

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정답은 '인계받는 담당자에게 프로젝트 폴더의 권한을 부여했다'입니다!

그동안 생성된 수많은 문서들을 일일이 USB에 담거나 메일로 전달할 필요 없이 업무를 이어받을 사람에게 권한을 부여하면 인수인계는 끝납니다. 문서를 옮기는 게 아니라 문서가 있는 곳에 새로운 담당자를 초대하는 방식인 거죠. 그렇기에 전달 과정에서 문서가 누락될 일도 없고! 속전속결로! 인수인계를 완료할 수 있습니다.

 

이렇게 완벽한 마무리까지~ 다섯 번째 미션도 군더더기 없이 끝낸 신입씨!

아주 멋진 핵심 인재가 될 가능성이 보이죠?ㅎㅎ


오늘 소개해 드린 신입씨의 이야기 어떠셨나요?신입시절에 다들 한 번쯤은 겪었을 상황인데요.

'내가 신입이었을 때도 문서중앙화 솔루션이 있었다면 참 좋았을 텐데..'라는 생각이 드신 분!

지금 바로 아래 연락처로 전화해 상담받아보세요🤗

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