중요한 업무 파일, 함부로 관리할 순 없잖아요~ (문서중앙화, 문서관리, 문서보안, ECM)

중요한 업무 파일, 함부로 관리할 순 없잖아요~ (문서중앙화, 문서관리, 문서보안, ECM)

 

 

 

 

 

 

◎ 문서중앙화 시스템을 도입하게 된 계기가 있나요?
 
(우성전기공업 배진환 실장/ 오태한 팀장) 저희처럼 도면을 주로 다루는 기업들은 내부 유출이 가장 무서운 사건 아닐까요? 담당자가 경쟁사로 이직하면서 도면을 가지고 나간다든지, 악의적으로 해외에 팔아넘기는 경우 등 다양하게 발생하는 내부 유출을 방지하고자 문서중앙화 시스템을 알아보게 되었어요. 
 

◎ 그렇다면 문서중앙화 시스템 도입 이전에 도면 관리를 위해 사용하신 시스템이 있나요?
 
그룹웨어를 통해 관리했어요. 권한을 가지고 있는 사람만 해당 파일을 조회하거나 PC에 다운로드 할 수 있었죠. 그렇지만, 불안했어요.
 
권한을 가지고 있는 높은 직급의 직원이라고 할지라도 언제 도면이 유출될 지 모르는 일이잖아요. 따라서 개인 PC에 파일을 저장하지 못 하게 하고 외부로 반출할 때는 그 사실을 알릴 수 있는 시스템을 찾게 되었죠. 
 

◎ 맞아요. 국가정보원 산업기술센터가 제공한 자료에 따르면, 기술의 가치를 잘 알고 있고, 접근 권한을 가지고 있는 사람에 의해 유출되기 쉽다고 하더라고요. 
 
그 파일이 어떤 의미를 가진 자료인지 아는 사람에 의한 유출이 더 무섭죠.^^ 그래서 저희는 유출을 사전에 방지하고 도면을 안전하게 보관하고자 문서중앙화 시스템을 사용하게 된 거죠.

 

◎ 사용하시면서 업무의 변화가 느껴진 부분이 있나요?
 
말씀드린 대로, 유출 문제 방지를 위해 도입했다 보니, 그 점에서 가장 만족해요. 걱정을 덜게 됐죠. 개인 PC에는 문서가 없으니까!
 
도면 반출이 필요할 땐 외부 반출 프로세스를 활용해요. 그룹웨어와 연동을 해서 사용하는데, 반출 허락을 득하면 7일간만 반출할 수 있도록 설정해 두었죠.
 
아, 그리고 ‘파일 버전 자동 관리’ 기능도 좋아요. 문서중앙화 시스템을 제공하는 회사는 사이버다임 말고도 많았어요. 그 중 사이버다임을 선택하게 된 큰 이유 중 하나가 이 ‘파일 버전 자동 관리’ 기능이지요!
 
파일을 수정하고 ‘저장’ 버튼만 누르면 자동으로 버전관리를 해주잖아요. 이전 버전으로 복구도 쉽고, 최종 파일뿐만 아니라 업무의 과정을 모두 저장할 수 있다는 점이 아주 마음에 들었어요. 특히나, 사용자들 눈에는 파일이 하나만 존재하는 것처럼 보인다는 점이 매력적이었죠. 파일명 뒤에 숫자가 붙는 등의 이름이 바뀌어 저장되는 건 파일 수만 많아 보이고 어떤 게 진짜 최종본인지 헷갈릴 수 있잖아요. 사이버다임 문서중앙화 시스템은 그런 혼란이 없죠!
 

 

하루에, 한 번에 작성하고 저장하는 경우, 거의 없잖아요~ 자동으로 버전 및 이력 관리해 주니까 편리하죠!

 

◎ 처음 문서중앙화를 도입하면서, 사용자들의 불편은 없었는지 궁금해요.
 
물론 불편해하시는 분들도 있었죠. 무엇보다 반출할 때 항상 허락을 받아야 하니까 반출이 급히 필요한 경우 불편해하실 때도 있어요. 하지만 편의보다 보안이라는 가치가 중요함을 모든 임직원이 이해하고 계세요. 

우성전기공업 배진환 실장/ 오태한 팀장/ 장윤선 팀원

◎ 마지막으로 문서중앙화 도입을 고려하는 업체에 조언해주신다면?
 
문서중앙화는 건설이든, 설계든 제조든 도면을 다루는 산업이라면 꼭 필요하다고 생각해요. 그러나  요구사항이 불명확한 상황에서 도입하게 되면 중간에 혼란이 올 수 있으니, 도입하고자 하는 목표를 확실히 하고, 요구사항을 명확히 해서 필요한 경우, 커스터마이징을 통해 우리 회사에 맞게 만들어야 이후에도 쭉 사용할 수 있겠죠.
 
도입이 목적이 아니라 업무를 위한 Tool이 되도록 말이에요!

 

 

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귀한 시간을 내 주신 우성전기공업 담당자 분들께 감사 말씀을 전합니다!