중요한 정보 저장도 마음놓고! 유출 걱정 끝~ (문서중앙화, 문서보안, ECM)

중요한 정보 저장도 마음놓고! 유출 걱정 끝~ (문서중앙화, 문서보안, ECM) 

오토닉스는 센서, 제어기기, 모션디바이스, 레이저 시스템 등 산업 자동화 분야에서

약 6,000 여종의 다양한 제품을 생산 판매하고 있는 센서·제어기기 분야의 국내 대표 기업입니다.

국내 1위! 잘 나가는 산업용 센서업체에서는 기술 유출 방지 고민을 어떻게 해결했을까요? 

탄탄한 기술력을 바탕으로 국내는 물론 해외까지 사업영역을 넓혀가고 있는 우리나라 대표적인 제조기업들의 문서관리 담당자라면

설계 도면을 비롯한 중요한 기술문서를 안전하고 체계적으로 관리하는 방안에 대한 고민들이 있으실 겁니다.

지금, Destiny ECM을 통해 문서중앙화 환경을 구현, 안전한 문서관리는 물론

비용 절감 효과까지 두마리 토끼를 잡은 사례를 담당자 인터뷰를 통해 소개해 드리겠습니다^^

Interview INFO

오토닉스 PI추진팀 박상훈 과장, 강성화 대리

활용 범위 : 한국 본사 / 지사 / 해외 법인

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Q. Destiny ECM, 어떻게 도입하게 되었나요?

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우리 회사는 업계 최대 규모의 연구소를 보유하고 있습니다. 연구 인력이 전체 인원의 27%나 되죠. 

연구 인력이 많은 만큼 우리 회사의 경쟁력이라 할 수 있는 중요 기술 문서들이 많고 

이 문서들을 안전하게 암호화하여 관리할 것인가에 대한 고민이 많았습니다.

또, 해외 현지 법인이 많은 만큼 출장을 가거나, 물류를 보내고 받고 하는 불필요한 시간을 절약, 신속하고 안전하게 협업할 수 있는 방법을 찾던 중

문서중앙화 솔루션을 알게 되어 도입을 결심하게 되었습니다.

Q. 문서중앙화 솔루션 도입 전에는 문서를 어떻게 관리하셨나요?

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그룹웨어로 문서 공유를 하고 NAS 서버를 통해 문서 관리하였습니다. 

하지만 중복으로 문서가 쌓이면서 용량도 부족해지고, 부서 이동이나 퇴사 시 인수인계나 문서 공유 등의 문제로 불편함을 겪고 있었죠. 

특히, 그룹웨어, NAS 서버로는 해외 법인과 보안적인 측면에서 공유가 어려웠습니다. 

[문서 보안?? 관리?? 도와줘요 사이버다임!!]

 

Q. 문서중앙화 솔루션 도입 후, 어떤 부분이 가장 도움이 되셨나요?

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우선, 문서 공유가 정말 편해졌습니다. 예전에는 파일을 다운로드해서 확인하고, 전달하고, 업데이트 된 파일은 다시 서로 주고 받고 했었는데요. 

지금은 본사/국내 지사/해외 법인 간 공유 폴더를 생성한 후 공유해야 하는 파일을 업로드만 하면 돼서 너무 편리합니다.

두 번째는 문서 버전 관리가 되기에 중복으로 파일 공유 하지 않아도 된다는 점,

 누군가 문서를 수정하고 닫으면 모두가 최신 파일을 볼 수 있어 업무 효율은 증가하고 중복문서는 감소했습니다.

[공유 폴더 하나면 부서별, 개인별 파일 공유 끝!]

 

세 번째, 해외 법인과 협업 시, 핵심 기술의 유출, 유실 위험을 없애고자 본사에서 부품을 제조하여 해외로 직접 전달하느라 오랜 시간이 걸렸는데요. 

이제는 부품 제조에 필요한 문서를 공유 폴더에 업로드하고 연락만 취하면 되니 업무 프로세스가 한결 가벼워지고, 비용도 많이 절감되었습니다.

마지막으로 이 장점은 모든 기업에게 추천해 주고 싶은 점 중 하나인데요. 

문서중앙화 솔루션을 도입하고 직원들의 인식이 많이 변화되었습니다.

예전에는 문서 이력이 남지 않기에, 사내 문서 관리에 대한 중요도가 낮았는데요. 

솔루션 도입 후, 문서에 대한 중요도, 문서 유출에 대해 경각심을 갖게 된 점도 큰 장점이라고 생각합니다. 

[ECM 교육 중인 오토닉스 박상훈 과장님]

Q. 문서중앙화솔루션이 업무에 많은 도움을 주었다니 너무 기쁘네요! 그럼 여러 회사 중 '사이버다임'을 선택하신 이유를 알 수 있을까요?

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문서중앙화 솔루션을 처음 도입하는 거라 걱정도 많고 궁금증도 많아서 이리저리 귀찮게 해드린 것 같은데요^^; 

하나하나 친절하게 답변해주시는 엔지니어분의 모습에 사이버다임을 선택하게 되었습니다. 

특히, 여러 솔루션을 비교해봤을때, 우리 회사에서 가장 필요한 기능들을 가지고 있어서 도입하게 되었죠.

또한, 잠깐 쓰고 안쓰는 솔루션이 아니라 1년, 10년 그 이상을 써야하는 솔루션이라 

타사 대비 사이버다임의 꾸준한 기술 지원 그리고 믿음직한 유지보수도 마음에 들어 선택하게 되었습니다.

Q. 마지막 질문입니다! ECM이나 문서중앙화솔루션 도입을 고려하는 기업에게 조언 한 마디 부탁드립니다!

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모든 사업 군에 필요한 시스템이지만 특히 문서를 전문적으로 다루는 기업이라면 꼭 도입해야 하지 않나 생각합니다.

시스템을 처음 접하는 기업이라면 꼭 컨설팅을 받고, 회사에 최적화된 시스템으로 구축하시면 더욱 편리할 것 같습니다.

[오토닉스 부산 본사 전경]

문서중앙화솔루션 도입 후, 사이버다임에 대해 물어보는 곳이 많아 바빠졌다고 말씀해주신 박상훈 과장님, 강성화 대리님^^

앞으로도 좋은 말씀 많이 많이 부탁드리겠습니다!

다음에 날 좋은 날 다시 한번 더 찾아뵙겠습니다^_^

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이밖에 다양한 문서 보안, 업무 효율화로 고민이시라면, 주저 말고 다임이에게 문의하세요!

문의 : _marketing@cyberdigm.co.kr