문서중앙화가 필요한 이유 (문서관리, 문서보안, 내부유출)

 

문서중앙화가 필요한 이유

 

 

지난 2013년 3월 한 IT 매체에서 다음과 같은 설문 결과를 공개했습니다.

 

"퇴사 직원 50%가 전 직장 기밀자료 보유..

이중 40%가 구직 시 자료 활용 계획이라고 응답.."

 

놀랍게도 50%가 퇴직할 때 고객 명단과 같은 회사 정보를 가지고 나왔다고 시인했습니다. 더욱 놀라운 사실은 가지고 나오는 게 그리 어려운 일도 아니었다는 답변이었습니다.

 

정보기술이 발달하면서 회사 기밀을 빼가기도 쉬워졌습니다. 예전 같으면 문서를 통째로 들고 나오거나 복사해야 했습니다. 요즘에는 이보다 손쉬운 수단이 많은 편이죠. 이번 조사에서도 CD나 DVD에 담아 가지고 나왔다는 사람이 53%로 가장 많았고, USB(42%)와 이메일(38%)이 그 뒤를 이었습니다.

 

임직원이 퇴직할 때 회사 기밀을 빼가지 못하게 하려면 어떻게 해야 할까요? 조사 결과를 뒤집어 생각해 보면 답이 나옵니다.

 

개인 PC저장을 막아라!

 

좋은 물건을 보면 욕심이 생기는 게 인지상정(人之常情)!

업무 중 내가 작성한 자료는 내 것이라는 생각이 아직도 만연한 요즘, 개인 PC에 문서가 저장되어 있다면 USB나 외장하드로 쉽게 옮길 수도 있고, 이메일, 메신저 등을 통해 외부로 내보내기도 매우 쉽겠죠!

따라서 직원들이 그릇된 생각을 실행에 옮길 수 없도록 회사의 업무 자료들은 개인 PC가 아니라 회사 중앙에서 관리하는 것이 바람직합니다.

 

아이디어가 곧 자산인 현대사회에서 정보는 곧 기업의 힘 입니다. 내가 작성한 포스팅이 무단으로 도용되는 것만 봐도 속상한데, 하물며 수 많은 사람들이 함께 쌓아온 핵심 노하우와 기술이 유출된다면 얼마나 큰 피해와 충격이 쓰나미처럼 몰려들까요?

 

기밀을 유출하는 이직, 퇴직자들을 원망하고 뒤늦게 후회하는 것보다 유출할 수 있는 모든 경로를 봉쇄하는 것이 조직을 지키는 최선의 길입니다.