교육 자료 유출 방지부터 문서 관리까지 한 번에!

최근 고교생 두 명이 악성코드를 활용해 시험지를 유출했다는 기사. 다들 보셨나요?👀

 

http://www.sisajournal.com/news/articleView.html?idxno=242902

시험지 빼돌린 간 큰 고교생들…교사 컴퓨터 해킹했다 - 시사저널

위 사건은 학생들이 악성코드를 교사 노트북에 설치해 화면을 자동으로 캡처한 후,

야간에 교무실로 들어가 해당 파일을 USB에 저장해 나오는 방식으로 시험지를 빼돌렸습니다.

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누군가는 '요즘 애들은 악성코드도 쓸 줄 알고.. 무서워~😓'하면서 넘길 수 있겠지만

반면, '내가 밤새워가며 만든 자료들을 누군가 빼갈 수 있는 거 아니야?😱'라며 자료 유출에 대한 걱정이 커진 분들도 계시죠!

이제는 모든 업무가 디지털화 되어 학원, 학교, 교육업 전체에 이르기까지 사이버 보안 문제가 아주 중요한 부분이 되었습니다!

 

좋은 성적👩‍🏫을 내고자, 좋은 대학👨‍🎓에 가고자, 좋은 직장👩‍💼을 얻고자 배움에 대한 열의를 불태우는 학생들을 이끌기 위해 노력하고 계시는

학원뿐만 아니라 학교, 평생교육원 등 여러 교육업계!! 사이버보안이 중요해진 이유는 각각의 콘텐츠가 경쟁력이 되기 때문이죠!

 

'어떻게 하면 이 내용을 학생들이 쉽게 이해할 수 있을까' 수없이 고민하며 만든 수업 교재와 자료들, 

이외에도 우리 학원/학교/기관만의 경쟁력을 보여 줄 수 있는 홍보·안내 자료, 

학생들의 성취도를 공정하고 객관적으로 확인할 수 있는 시험 문제와 학생들 답안지, 

또한 앞으로 선보일 여러 교육 커리큘럼 자료 등등..

학생들부터 성인들까지 대상별 교육 트렌드에 맞춰 기존 자료들을 수정하고 새로운 콘텐츠를 만들고 계시죠.

 

매번 새롭게 생산되는 교육자료들, 안전하게 관리하고 계신가요?

 

수많은 자료들을 연도별, 학년별, 전공별 등등 여러 가지 기준을 토대로 📂폴더📂에 분류해서 저장했어도 지난번에 사용한 자료가 USB, 메일함, 드라이브 등 아무리 찾아도 나오지 않아 당황한 적! 그리고 찾은 파일이 가장 최근에 작업 완료한 파일이 맞는지 걱정한 적 있으실 겁니다.

 

 

교육 콘텐츠 보안을 강화하는 동시에

자료들을 효율적이고 체계적으로 관리할 수 있는 방법, 없을까요?

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사이버다임 문서중앙화 솔루션이 있다면 문서 보안, 문서 관리 모두 해결할 수 있습니다!

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< 교육 자료가 곧 경쟁력, 유출되지 않도록 보안 강화! - 문서보안 >

 

[ 1 ] 문서가 유출될 수 있는 경로들을 차단하는 다양한 보안 기능

 

만약, 시험지 유출 사건의 교사 노트북에 ​ 문서중앙화 솔루션이 있었다면?

화면을 캡처해도 까만 화면만 캡처본으로 보이기 때문에 시험지가 유출될 수 없었을 겁니다.

사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 관리자가 1) 개인 로컬 PC에 저장할 수 있는지 2) 업무에 사용하는 응용프로그램 중 어떤 프로그램을 통해 생성되는 문서를 중앙화할 것인지 3) 화면 캡처 4) 인쇄 제어 등 세부적으로 보안 정책을 설정할 수 있습니다.

 

Q. 만약 인쇄를 못하도록 정책을 설정하면 모든 사용자가 인쇄를 못하는 거 아닌가요❔❓

A. 아닙니다! 보안 정책을 여러 개 생성해 사용자별로 설정 가능합니다. 학원이나 학교를 예로 들자면, 학생들에게 배부할 자료를 출력해야 되는 선생님들 계정은 인쇄가 가능하도록, 인쇄 기능이 필요 없는 계정은 인쇄 불가한 정책으로 설정할 수 있는 거죠!

 

 

 

[ 2 ] 사전에 승인된 프로세스만 접근할 수 있으니까! 랜섬웨어 방지

랜섬웨어의 횡포가 몇 년째 지속되고 있습니다. 실제로 2019년에 학원 관리 프로그램이 랜섬웨어 공격을 당했던 적이 있었죠. 또한 코로나19 이후 원격수업같은 비대면 교육이 증가하면서 교육업계를 향한 랜섬웨어 공격들이 늘어났습니다. 하지만 문서중앙화가 있다면 랜섬웨어 걱정은 끝!👾

 

중앙 서버에 저장된 문서를 수정할 때는 서버에서 바로 수정하지 않고 암호화된 가상 디스크 드라이브인 샌드박스 영역을 생성해 문서를 다운로드 후 작업합니다. 그래서 악성 바이러스들이 원본 문서에 직접 접근하는 것을 차단할 수 있죠. 또한, White list 방식을 통해 사전에 승인된 프로세스만 서버에 접근할 수 있어 악성코드, 랜섬웨어같이 사전에 승인되지 않은 접근을 막을 수 있습니다.

 

Q. 가상 영역을 생성하고 거기에 다운로드 후에 작업하면 작업 속도가 느려지지 않나요❔❓

A. 아닙니다. 가상 영역에서도 서버에서 바로 작업하는 것처럼 빠른 속도로 작업을 할 수 있다는 점이 사이버다임 문서중앙화의 큰 특징이죠!

 

 

[ 3 ] 폴더/파일별로 섬세하게 설정할 수 있는 문서 권한 설정 기능

학생들 개인 정보와 같이 담당자 외에 아무나 열람해선 안되는 자료들도 있지만 협업을 위해 관계자가 볼 수 있어야 하는 자료도 있습니다. 예를 들어 대학교 입학처 자료 중 지원자들의 생활기록부나 자기소개서 그리고 입시 시험 답안지는 보안을 철저히 해야겠지만 입시생들을 위한 전공안내서나 각종 행사 기획 관련 자료는 유관 부서도 함께 작업하고 확인해야 하죠.

 

Q. 모든 문서가 중앙 서버, 한 곳에 저장되어 있으니 모든 사용자가 자료를 다 볼 수 잇는거 아닌가요?

A. 아닙니다! 사이버다임의 문서중앙화는 사용자🙍‍♀️/부서👨‍👨‍👦‍👦/직급👨‍💼/IP💻별로 문서나 폴더의 접근 권한을 세분화하여 설정 가능합니다. 그리고 단순 파일 조회뿐만 아니라 권한 범위까지 구체적으로 설정 가능합니다. 파일 이름만 볼 수 있는 목록보기, 내용까지 확인 가능한 읽기, 수정, 삭제, 그리고 모든 권한! 해당 위치에 문서/폴더를 추가할 수 있는가도 설정 가능! 즉, 파일을 수정할 수 있는 사람도 삭제 권한까지 있는 게 아니라면 파일을 마음대로 지울 수 없죠!😉

 

위 예시의 경우, 입학처 자료는 입학처에서만 모든 권한을 갖도록 설정하고 협업 시 필요한 자료들만 유관부서에 수정 권한을 부여하면 자료 유출 걱정 없이 원활하게 협업할 수 있습니다.

 

 

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< 교육 자료가 곧 경쟁력, 유출되지 않도록 보안 강화! - 문서보안 >

 

[ 1 ] '수정 전에는 무슨 내용이었었지..?' 버전 관리를 통해 이전 내용 확인가능!

매번 수정에 수정을 거치는 홍보자료나 안내자료들. 어떻게 작업해오셨나요? 파일명에 'v.1', 'v.2'로 표시하거나 날짜를 표기하는 방식으로 작업본을 저장하는 방법도 있지만 매번 파일명을 바꿔 저장하는 것도 여간 번거로운 일이 아니죠😅 그리고 작년에 최종 완성 전에 작업했던 내용을 확인하고 싶지만 볼 수 있는 방법이 마땅치 않아 고민하셨던 적도 있을 겁니다. 하지만 문서중앙화 솔루션이 있다면, 파일을 수정하더라도 서버에 최신 버전으로 저장됨과 동시에 이전 버전의 파일 역시 확인할 수 있습니다. 확인뿐만 아니라 파일 버전을 되돌리는 것도 가능! 또한 자료가 최종 완성되었다면, '버전배포' 기능으로 더 이상 내용이 변경되지 않게 할 수 있습니다.

 

 

[ 2 ]  문서 유형 & 태그 기능을 통해 손쉽게 문서 검색

 

문서중앙화는 말 그대로 자료들을 중앙 서버에 저장하는 솔루션입니다. 서버에 검색만 하면 접근 권한이 있는 파일들을 모두 볼 수 있죠. 하지만 수많은 문서 파일 중 내가 원하는 유형의 파일을 일일이 골라내기란 쉽지 않은 일이죠. 문서 유형/태그 설정을 활용한다면 그런 번거로움 없이 내가 원하는 자료들만 확인할 수 있습니다. 예를 들어, A 학교 내신 대비 자료 문서 태그에 A 학교라 입력한다면 추후 관련 자료들 찾을 때 A 학교 태그로 찾는다면 쉽게 확인할 수 있습니다.

 

 

 

(사이버다임의 문서중앙화 솔루션을 도입해 안전하고 체계적으로 문서를 관리하고 계신 사례가 궁금하시다면 클릭! ↓↓)

https://blog.naver.com/cyberdigm_/221554148119

365mc, 오래된 자료 검색이 빨라진 이유! (사이버다임, DestinyECM, 문서중앙화)

 

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교육 자료들의 보안을 강화하고 효율적으로 관리할 수 잇는

문서중앙화 핵심 기능들을 소개해드렸습니다~

 

오?! 좋은 기능이 많은데..! 도입해보고 싶지만... 

아직 고민하시는 분들을 위한 고민 해소시간~~!

 

Q. 새로운 솔루션 도입하면 업무 환경이 기존과 크게 달라지지 않나요? 선생님들이 사용하기 어려울 것 같아 걱정되네요.

A. 걱정 마세요! 윈도우 탐색기와 동일한 화면을 사용하기에 업무 변화를 최소화할 수 있습니다.

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Q. 문서중앙화 찾아보니 규모가 큰 기업에서 많이 사용하던데요. 저희는 소규모 학원이라 비용이 부담됩니다.

A. 비용 부담을 줄일 수 있는 과금형을 추천드립니다.

사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 다양한 형태로 제공되어 고객의 요구에 따라 필요한 형태를 컨설팅 해드리고 있습니다.

1) 기업에 딱 맞는 커스터마이징을 원하는 고객을 위한 Destiny ECM

2) 서버를 관리할 수 있는 내부 IT 관리 인원이 있고 하드웨어와 소프트웨어를 구매해 소유 후 관리하길 원하신다면 구축형

3) 소규모 사용자나 사용 용량이 작아 월 비용을 내고 서버를 임대해 사용하는 과금형

 

이 중 과금형 서비스는 문서중앙화 구축 비용에 대한 고객 부담이 상대적으로 낮고, 유지보수는 클라우디움 지원팀에서 관리를 진행해 주기 때문에

비용&관리 부담을 느끼시는 고객분들이 쉽게 보안 관리를 할 수 있도록 구성된 형태입니다.

 

 

이외에 문서중앙화 솔루션 도입 전에 생기는 이런저런 고민! 궁금증!

하단에 있는 메일📩이나 연락처📞로 문의 주시면 친절하게 설명드리도록 하겠습니다.

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회사에 꼭 맞는 커스터마이징 문서중앙화가 필요하다면?

데스티니 ECM 📧 _marketing@cyberdigm.co.kr 📞 02-546-6990

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구축형, 과금형 원하는 용량 인원만큼 구축하고 싶다면?

클라우디움 📧 cloudium@cyberdigm.co.kr 📞 02-546-4850