안녕하세요. 다이미입니다!
코로나19를 거치면서 재택근무, 원격근무, 유연근무 등 다양한 근무제가 활성화되고
디지털 발전으로 인한 스마트워크가 익숙해짐에 따라 기업 문화가 많이 바뀌었죠!
그에 따라 시공간의 제약을 받지 않고, 구성원들의 의사소통을 원활하게 해 업무 편의성을 보장하면서도
업무의 생산성과 효율성을 향상시킬 수 있는 다양한 협업툴이 기업의 필수 인프라로 자리 잡았는데요.
메신저, 메일, 회의, 결재, 문서관리 등 다양한 협업 도구가 개발되어 사용되고 있죠.
그중에서 기업 내 커뮤니케이션 뿐만 아니라 업무 생산성을 크게 높일 수 있는 협업 도구는 무엇일까요?
바로 "문서 중심의 협업툴"입니다.
업무의 시작부터 끝까지 기업에서 생산되는 모든 산출물을 관리하고,
원활한 문서를 안전하게 공유하고 관리할 수 있어 기업 생산성은 물론이고 편의성을 증진시키는데요.
그러면 이러한 문서 중심의 협업이 기업에서 어떤 효과를 하게 될까요?
오늘은 기업에서 협업툴을 도입할 때 중요하게 고려해야 할 사항들과,
대표적인 문서 협업 도구 "문서중앙화"가 어떻게 도움을 주는지 설명드리겠습니다!
기업 협업툴 도입 시 주요 확인사항
협업툴 도입을 고려하고 계신다면, 몇 가지 주요 사항을 확인해 보아야 하는데요.
아래 5가지 주요 사항을 확인하고 협업툴을 왜 필요로 하는지, 도입을 통해 원하는 효과를 얻을 수 있을지 확인해 보세요!
1. 누구나 쉽게 사용할 수 있는가?
전사 직원이 사용해야 하기 때문에 사용 방법을 숙지하는 데 많은 시간이 소요된다면 이 또한 인력, 시간 낭비입니다. 그렇기 때문에 협업툴 도입 시 얼마나 쉽게 직원들이 사용할 수 있는지가 중요합니다. 또한 협업툴의 목적은 구성원들의 의사소통 및 협업이 쉽도록 하는 데 의의가 있기 때문에 모든 직원들이 원활한 소통과 생산성 향상이라는 목적을 쉽게 달성할 수 있어야 합니다.
2. 기존 사내 시스템과 충돌하지 않는가?
다양한 협업툴이 존재하는 만큼 그룹웨어, 인사시스템, 전자결재 시스템 등 기존 사내에서 사용하고 있던 시스템들과 호환이 되어야 합니다. 그렇지 않는다면 오히려 너무 많은 협업툴로 인해 업무가 복잡해지고 불편해지죠.
3. 외부 조직과 원활하게 소통할 수 있는가?
요즘은 다양한 업체들과 제휴, 프로젝트, 단순 소통 등 이해관계가 엮여 있어서 외부 협업도 필수적인 조건이 되었습니다. 그렇기 때문에 협업툴은 내부는 물론 외부와도 원활하게 소통할 수 있어야 하고, 이 과정에서 문서나 기술의 유출은 방지되어야 하죠.
4. 위험으로부터 안전한가?
전사가 다양한 자료를 활용하는 업무 창구이기 때문에 모든 보안 위협으로부터 안전해야 합니다. 내외부에 의한 문서나 파일의 유출, 유실은 물론이고 랜섬웨어나 바이러스 감염 시에도 자료가 온전하게 지켜져야 하죠.
5. 검증된 솔루션인가?
솔루션 도입 시 가장 중요한 부분입니다. 협업툴은 기업 업무 환경과 직결되어 있기 때문에, 여러 케이스에 적용할 수 있는 다양한 도입 사례와 오래된 연혁으로 쌓은 노하우, 유지 보수 경험을 가지고 있어야 합니다. 검증되지 않은 솔루션을 도입했다가 제대로 유지 보수가 되지 않거나 오류가 생긴다면 오히려 생산성을 저해할 수 있기 때문입니다.
문서 중심의 협업, 문서중앙화 솔루션
협업툴 도입 시 주요 사항을 먼저 체크해 보았는데요.
문서 중심의 협업툴, 문서중앙화 솔루션은 이러한 조건들을 잘 충족하는지를 확인해 봐야겠죠?
결론부터 이야기 하면, 대표적인 문서 중심의 협업툴 "문서중앙화 솔루션"은 기업 협업 시 주요 사항들을 모두 만족하고 있습니다!
1. 누구나 쉽게 사용할 수 있습니다.
문서중앙화는 윈도우 탐색기와 동일한 환경에서 모든 문서를 로컬 PC가 아닌 중앙 서버에 저장하는 솔루션입니다. 기존과 같은 환경에서 문서가 저장되는 경로만 단일화되는 것이기 때문에 별도의 방법을 숙지할 필요가 없죠. 또한 저장된 모든 산출물은 전사 폴더 분류 체계에 따라 관리되기 때문에, 복잡하게 찾지 않아도 탐색기 내에서 직접 원하는 파일을 찾거나, 상세 검색을 통해 빠르게 찾고 협업할 수 있습니다.
TIP. 상세 검색에서는 문서, 폴더 등의 검색 범주, 본문 내용, 등록자, 수정일, 관리 부서, 파일 형식 등 다양한 검색 옵션을 지원합니다. 동료에게 묻지 않아도 더욱 빠르고 정확하게 원하는 문서나 폴더를 찾아 빠르게 업무할 수 있죠.
2. 기존 사내 시스템 충돌하지 않습니다.
▲ 다양한 사내 시스템과 문서중앙화를 연동한 삼성증권 사례 (클릭하여 자세히 보기)
타 프로그램과 달리 사내 시스템과 충돌해도 사이버다임의 기술력으로 기존 사내 시스템과 문서중앙화의 원활한 연계가 가능합니다. 커스터마이징을 통해 좀 더 쉽게 협업을 진행하거나 보완을 강화하죠. 또한, 문서중앙화는 윈도우 탐색기 화면에서 사용하기 때문에 여러 프로그램/사이트를 동시에 사용해야 하는 다른 프로그램에 비해 복잡성이 낮고 간편하다는 사실!
3. 외부 조직과도 원활하게 소통할 수 있습니다.
문서중앙화는 파일 반출 시 '외부 공유용 URL'을 생성해 파일을 다운로드할 수 있는 주소를 전송합니다. 이때 다운로드 횟수, 기간, 비밀번호를 설정할 수 있으며 누가 언제, 어디로 파일을 전송했고 누가 언제, 어디에서, 얼마나 파일을 다운로드했는지 이력까지 추적이 가능합니다. 만약 반출되어서는 안 되거나 반드시 승인이 있어야만 반출할 수 있는 문서가 있다면 이 또한 폴더/문서별 권한을 설정하거나 승인 프로세스 설정을 통해 제어할 수 있습니다. 그렇기 때문에 내부의 보안은 철저하게 유지하면서도 외부와는 원활하게 협업을 할 수 있죠.
4. 위험으로부터 안전합니다.
문서중앙화는 개인별, 부서별로 문서와 파일에 대한 접근 및 사용 권한을 읽기/쓰기/수정/삭제 등 상세하게 설정하여 주요 문서를 보호할 수 있습니다. 거기에 URL을 통한 파일 공유, 외부 반출 승인 프로세스 설정을 더해서 외부로의 유출을 차단하고 문서의 이력을 확인하여 유출되어도 추적할 수 있죠. 내부자에 의한 문서 삭제나 변경, 유출에도 대비가 가능한 문서 관리 솔루션입니다!
또한 승인되지 않은 프로세스의 접근을 차단하는 '화이트리스트(White list)' 방식을 사용해 랜섬웨어, 바이러스를 원천 차단하기 때문에 외부 보안 위협으로부터도 안전합니다. 파일을 수정할 땐 원본 파일이 아닌 가상 영역(샌드박스)의 프록시 파일을 수정한 뒤 업로드하기 때문에 감염되거나 유실되어도 100% 복구할 수 있죠. 랜섬웨어나 악성코드에도 안전한 구조로 협업 편의는 물론 완벽한 보안 환경을 구축합니다.
5. 검증된 업계 No.1 솔루션입니다.
사이버다임의 문서중앙화는 가장 많은 레퍼런스를 보유한 업계 No.1 솔루션입니다. 건설, 화학, 제조, 식음료, IT부터 시작해서 공공기관, 금융까지 진출하지 않은 업종이 없죠. 특히, 금융기관에 도입된 문서중앙화는 사이버다임 제품이 유일합니다.
문서 관리를 위한 협업 기능부터 문서 보안까지,
기업 필수 협업툴로서의 문서중앙화를 소개해 드렸는데요.
더 자세히 알고 싶으시다면 언제든지 홈페이지 또는 아래 연락처를 통해 문의하세요!
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