국내 내화물 산업의 산 역사 '조선내화'의 ECM 활용 방법 (문서중앙화, 사이버다임)

조선내화는 국내 유일의 종합 내화물 제조 회사로 1947년 창립이래 제철, 제강, 시멘트와 같은 국가 기간산업의 발전과 함께 성장을 해오고 있으며,  중국, 인도네시아, 중도 지역 등 해외 시장에도 내화물을 안정적으로 공급하여 품질의 우수성을 인정받고 있습니다. 
또한,  국내 최초의 내화물 기술연구소를 설립하며 전문 기술력의 지속적인 관리, 그리고 신제품 개발에 대한 꾸준한 노력도 아끼지 않고 있습니다. 

조선내화는 오랜 내화 기술의 역사만큼 보유한 핵심 기술 및 노하우 문서의 양이 방대했기 때문에, 문서들이 유출 없이 안전하게 관리되며 업무의 기초 자료로 활용될 수 있게 하는 문서 관리 시스템이 필요했습니다. 그리고, 긴 기간 여러 솔루션을 검토한 끝에  사이버다임의 ECM과 KMS 기반의 CR-SMART로 문서를 관리하게 되었습니다. 오늘은 조선내화 전산정보실 유종호 실장님의 인터뷰를 통해 구축 스토리를 자세히 들어보겠습니다.

조선내화 전산정보실 유종호 실장

ECM 도입 전에는 노하우 문서 많아도 노땡큐?

문서관리 시스템이 없던 이전에는 업무 문서가 곧 개인의 자산처럼 관리되었고, 본인조차 PC에 어떤 문서가 있는지 알지 못하여 정리가 불가능했습니다. 이러한 문제는 곧 인수인계 시에도 악영향을 주었습니다. 조선내화 직원들의 근속연수가 평균 20~30년 정도로 긴데, 그만큼 다양한 부서에서 업무하게 됩니다. 그럼에도, 직원들은 부서 이동 시마다 관리 중인 문서를 통째로 전달해 버리거나, 인수인계를 진행하지 않곤 했습니다. 이는 일반 부서의 경우에도 큰 문제이지만, 히스토리 관리가 핵심인 연구소의 경우 해당 문제가 더욱 심각히 제기되었습니다. 결국 전사적으로 이러한 문제들이 계속되어 문서관리 솔루션의 도입을 결심하게 되었습니다. 

만장일치로 선택한 ECM, 고객의 믿음에 신뢰로 보답.

도입을 고려하던 국/내외 6개사 제품들 중, Destiny ECM이 한국 기업 문화와 더욱 잘 맞고 커스터마이징 부분에서도 적극적인 지원을 해줄 것이라고 예상하여, 제안 발표 참석자 만장일치로 사이버다임 Destiny ECM을 선택하게 되었습니다. 제안 당시 요청한 커스터마이징 부분이 꽤 많았는데, 프로젝트 과정에서 사이버다임의 기존 사이트를 방문하여 시스템 활용 사례를 벤치마킹하기도 하고, 시스템 연계 계획을 위한 다양한 성공사례들을 가이드 받는 등 영업대표의 꼼꼼한 컨설팅을 통해 시스템 구축 계획을 수립할 수 있었습니다.

조선내화 유종호 실장(좌)/ 사이버다임 영업대표 이재권 차장(우)

다양한 시스템 연동/연계에도 안정적

조선내화는 그룹웨어, 전자결재 시스템 내 산재된 문서를 ECM 서버에서 통합 관리하도록 하였으며, 사이버다임의 지식 관리 솔루션 KMS를 기반으로 한 CR-SMART도 개발하여 사용 중에 있습니다. CR-SMART는 연구소, 마케팅, 생산 부서 등 R&D와 관련한 다양한 부서의 임직원들이 참여하는 프로젝트 진행 상황 및 산출물 관리를 위한 목적의 시스템으로, 사이버다임에서는 조선내화의 다양한 요구 사항에 맞춘 새로운 형태의 CR-SMART를 완성도 높게 재구축하였습니다. 이외에도 시스템 활용도를 높이기 위한 통합검색, 보안 강화를 위한 PDF 뷰어, DRM 등을 연계하여 안정적으로 활용하고 있습니다.  

문서 저장 위치만 바뀌었는데, 놀랍게 달라진 업무 방식

메일을 발송하거나 일일이 인수인계할 필요 없이, 문서를 등록하는 것만으로도 타 사용자들과 문서를 공유한다는 점이 편리합니다. Destiny ECM을 통한 문서관리는 단순한 문서 저장이 아닌, 문서에 대한 버전 및 이력 관리, 검색, 공유, 인수인계까지 가능하여 업무 시 무척 유용하죠. 특히 그중 가장 효과를 보는 것은 버전 관리 기능입니다. 이전까지는 이름만 다른 유사 내용의 업무 문서들이 중복으로 관리되었다면, 지금은 문서 과거 이력을 확인해보고 필요시에는 복구도 가능하기 때문에, 업무 시간 대비 훨씬 더 많은 작업들이 가능하죠.  또한, 모든 업무 문서가 중앙에서 관리되기 때문에 네트워크만 연결되어 있다면 업무의 시공간적 제약이 사라집니다. 갑작스러운 출장 시 외부에서도 편리하게 내부 문서를 열람할 수 있고, 모바일로도 업무 지원이 가능하죠. 

시스템 사용률 100%, 만족도는 95% 이상.

전사 모든 부서가 중앙 정책을 활용하고 있으므로 현재 사용률은 100%. 사용자와 관리자 모두 95% 이상의 시스템 만족도를 보이고 있습니다. 문서를 중앙에서만 활용한다는 것이 불편할 만도 한데, 특별한 반감 없이 잘 활용하고 있습니다. 물론, 사전에 변화관리를 위한 동영상 자료를 제작하기도 하고 사내 교육을 진행한 것이 시스템 기능 학습에 큰 도움이 되었겠죠. 결과적으로는 사용자들도 자발적인 보안 의식을 바탕으로 큰 불편을 제기하지 않고 사용하고 있습니다. 중국 법인의 경우에도 해외-국내 업무 시 발생되는 리드 타임을 감소시킬 수 있다는 점 때문에 긍정적 반응을 얻고 있으며, 활용률 역시 높은 편입니다. 

금융 및 연구소 보유 기업이라면, 문서 히스토리 관리를 위해 추천

특별히 산업 군에 경계 없이 활용할 수 있을 것 같지만, 제조 분야에서는 물론이고 금융 쪽이나 연구소를 보유한 업체들이 유용하게 활용할 수 있을 것 같습니다. 또한, 종이 문서에 대한 이관 작업 계획도 도입 초기 함께 검토한다면 더욱 체계적인 온/오프라인 문서 자산화가 가능할 것입니다. 당사도 자회사들의 시스템 확대 적용 계획과 함께 사내 캐비닛에 보관 중인 종이문서를 전자화 형태로 이관하는 계획을 추가 수립 중에 있습니다.  

말씀 듣는 내내 칭찬받는 기분으로, 즐겁게 진행했던 조선내화 방문 인터뷰는 여기까지!^^~

높은 시스템 만족도 & 영업대표에 대한 신뢰의 모습을 보여주신 조선내화 유종호 실장님과
자발적 의지로 높은 사용률을 위해 노력해주시는 조선내화의 전 직원 여러분들께 다시 한 번 감사의 인사를 드립니다. 
앞으로도 보내주신 기대와 성원에 부끄럽지 않은 사이버다임이 되도록 항상 노력할 것을 약속드리겠습니다^^!