안녕하세요. 다이미입니다. 스마트워크, 페이퍼리스 이슈에 대해 다들 알고 계신가요?
스마트워크는 시간과 장소에 얽매이지 않고 언제, 어디서나 직장 일을 볼 수 있는 환경을 말합니다.
페이퍼리스는 말 그대로 기록 매체를 종이에서 디지털로 전환하여 종이가 필요 없어졌음을 뜻하는 말인데요.
최근 이렇게 효율적으로 근무할 수 있는 환경을 만들기 위해 기존 업무 방식을 좀 더 똑똑하게 개선한
스마트워크, 페이퍼리스 환경 구축을 원하는 회사들이 많아지고 있습니다.
특히 가장 최근 대한민국의 금융 거래소인 한국거래소가 스마트워크 모델을 성공적으로 구축해 화제가 되었죠!
이 한국거래소도 사이버다임의 문서중앙화를 도입하여 이러한 환경을 구축할 수 있었다는 사실, 알고 계셨나요?
그렇다면 문서중앙화를 통해 ‘어떻게’ 스마트워크, 페이퍼리스 환경을 구축할 수 있을까요?
자주 묻는 질문에 대해 답하며 문서 관리 협업 툴로서의 문서중앙화를 소개해 드리고자 합니다.
■ 누구나 쉽게 사용할 수 있는 UI
문서중앙화는 생산되는 모든 문서를 개인의 업무용 PC가 아닌 회사 중앙 서버에 저장되도록 하는 솔루션으로, PC에서 사용하고 있는 윈도우 탐색기 형태를 가지고 있습니다. 즉, 기존과 같은 환경에서 문서가 저장되는 경로만 회사 중앙 서버 드라이브로 단일화시킨 것이기 때문에 별도의 사용 방법을 숙지하지 않아도 됩니다.
또한 일반 탐색기 검색에서는 제공되지 않는 검색 범주(문서/폴더), 본문 내용, 등록자, 관리 부서, 파일 형식 등 다양한 옵션을 가진 상세 검색 기능을 제공하기 때문에 중앙 서버에 있는 문서를 손쉽게 찾고 활용할 수 있습니다. 모든 자료가 저장되어 있으니 참고 자료를 확인하고 활용하기에도 매우 편리합니다.
■ 언제 어디서나 문서에 접근할 수 있는 활용성, 강력한 보안
사이버다임 문서중앙화 제품은 에이전트 설치를 통한 탐색기 뿐만 아니라 웹, 모바일 앱 모두 지원 가능합니다. 그렇기 때문에 단순히 회의실로 이동하거나, 재택근무를 하거나, 출장을 가는 등 업무 환경 또는 장소가 바뀌거나 이동 중일 때에도 편하게 문서를 확인하고 활용 · 공유할 수 있습니다. 이러한 모든 문서는 사용자/직급/부서별로 읽기, 수정, 삭제 등 상세한 권한을 설정해 관리할 수 있습니다. 스마트워크 환경을 만듦과 동시에 아무나 활용할 수 없도록 보안까지 강화하죠.
또한 문서중앙화는 사전에 허가된 프로그램만 서버에 접근할 수 있도록 하는 화이트리스트(Whitelist) 방식을 사용하기 때문에 변화된 업무 환경이 보안에 취약한 환경이라 해도 랜섬웨어 등의 악성 프로그램은 서버에 접근하거나 저장될 수 없습니다. 파일 수정 시에는 가상화 영역에서 작업하고, 원본 파일은 버전별로 문서중앙화 서버에 저장되기 때문에 유사시에도 중앙 서버는 안전하게 모든 문서를 보관하고 복구하죠.
■ 업무 현황을 파악하는 이력 관리와 이전 문서를 확인하는 버전 관리
문서중앙화는 조회, 수정, 삭제, 외부 공유 등 모든 문서의 히스토리를 저장합니다. 누가, 어디(IP)에서 문서를 생성했고, 어떤 작업을 진행하고 있으며, 얼마나(수정 시작 시각과 종료 시각) 걸렸는지까지 알 수 있죠. 또한 현재 문서가 편집 중인 경우 파일에 자물쇠 표시가 생기고, 파일 접속 시 누가 언제부터 작업을 하고 있는지 알려주기 때문에 업무 현황부터 문서의 히스토리까지 파악할 수 있습니다.
또한 문서중앙화는 항상 최신 문서 하나만을 통해 작업할 수 있도록 한 파일 내에 이전 버전을 저장합니다. 그렇기 때문에 버전별, 날짜별 파일을 별도로 저장하지 않아도 누군가 문서를 수정했을 때 물어보지 않고 이전 버전과 최신 버전의 문서를 비교하고, 버전을 복구해 활용할 수 있습니다. 페이퍼리스를 넘어서 불필요한 커뮤니케이션과 데이터 사본 저장 등 업무까지 줄여주죠. 업무 능률까지 높일 수 있습니다.
▼ 문서중앙화 도입으로 스마트워크 환경을 구축한 실제 사례가 궁금하다면?
한국거래소(KRX), 사이버다임 문서중앙화 도입으로 스마트워크 업무 환경 구축!
안녕하세요. 다이미입니다. 😊 대한민국의 금융 거래소인 한국거래소가 업무 효율성 향상을 위한 '스마트워크 모델'을 성공적으로 구축했다는 소식, 들으셨나요? 그리고 이러한 스마트워크 환
cyberdigm.tistory.com
오늘은 스마트워크, 페이퍼리스 환경 구축을 위한 문서중앙화 솔루션의 기능에 대해 설명드렸습니다!
이미 1,000곳 이상의 기업들이 사이버다임을 이용하고 있습니다.
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