안녕하세요. 다이미입니다. 😊
대한민국의 금융 거래소인 한국거래소가
업무 효율성 향상을 위한 '스마트워크 모델'을 성공적으로 구축했다는 소식, 들으셨나요?
그리고 이러한 스마트워크 환경의 구축은 사이버다임의 문서중앙화를 통해 만들어낸 결과랍니다!
한국거래소는 스마트한 업무 환경을 위해 사이버다임의 문서중앙화를 도입했는데요.
한국거래소는 어떤 불편함을 가지고 있었고, 왜 사이버다임을 도입했으며, 어떤 효과를 얻을 수 있었을까요?
자세한 내용은 ↓ 아래에서 함께 확인해요!
※ 스마트워크 : 언제 어디서나 편리하고 효율적으로 업무에 종사할 수 있도록 하는 미래지향적인 업무 환경
1. 문서중앙화 도입 배경
한국거래소?
증권, 파생상품 등의 거래 및 효율적 시장 관리 업무를 담당하는 통합 거래소
한국거래소는 대한민국 자본 시장에서 꼭 필요한 기관으로 인원이 많고 금융 시장 관리를 위한 일반적인 오피스 문서를 포함해, 다양한 기밀 문서들이 많이 오가다 보니 문서 관리와 보안이 굉장히 중요했죠. 게다가 다양한 업무 시스템을 사용하고 있어, 시스템을 활용해 산재된 문서 관리를 하려니 많은 불편함이 존재하고 있었습니다. 이러한 불편함과 보안 강화를 위해 다양한 제품을 비교하고 사이버다임의 문서중앙화 솔루션을 도입하셨습니다. 사이버다임 문서중앙화 솔루션을 선택한 이유! 사이버다임은 문서 관리는 물론 문서 보안을 핵심으로 하는 솔루션이며, 그룹웨어 연동 사례가 국내 최다인 명실상부 NO.1 문서중앙화이기 때문입니다!
업무 효율화를 위한 임직원 전사 설문조사 결과, 우선 개선 요구사항으로 '문서중앙화 솔루션의 도입'이 30.7%로 1위를 차지했다고 합니다.
✅ 여기서 잠깐! 문서중앙화란?
문서중앙화는 직원들이 생산하는 산출물을 개인PC가 아니라 기업의 '중앙 통합 저장소' 한 곳에 모아서 저장하는 솔루션입니다. C드라이브, D드라이브, USB 등 중앙 서버 외의 모든 저장 매체로의 저장을 금지합니다. 그렇기 때문에 철저한 문서 자산화와 관리는 물론 강력한 보안 환경을 가지고 있죠.
2. 문서중앙화 도입 목적
한국거래소에서 문서중앙화를 도입하게 된 목적이자 개선을 희망한 부분은 크게 네 개로 나눌 수 있었는데요.
1️⃣ 다량의 업무 산출물에 대해 자사 관리 체계에 따른 문서자산화 및 저장소 일원화, 이를 통한 불편했던 내부 공유 프로세스 개선
2️⃣ 이전 버전 문서 확인, 검색 등 수집된 자료를 (권한이 있는) 임직원 누구나 활용할 수 있도록 하여 체계적인 문서 활용 프로세스 형성
3️⃣ 기존 사용 중인 업무 시스템과 저장소를 연계하여 복잡했던 업무 구조를 단축하고 편의성 확보
4️⃣ 금전 등 기업 기밀 문서에 대한 권한 설정, 반출 관리를 통한 보안 유지
이런 부분들이 문서중앙화를 통해 어떻게 개선되었을까요?
3. 문서중앙화 도입 효과
1️⃣ 중앙수집을 통한 문서자산화, 업무 효율성 상승
문서중앙화는 사내에서 생산되는 모든 문서를 자동으로 중앙 서버에 저장하기 때문에 모든 업무 산출물을 통합 관리함으로써 문서를 자산화할 수 있죠. 뿐만 아니라 윈도우탐색기와 동일한 업무 환경을 제공하기 때문에 다른 채널에 들어가는 불편함도 줄어 업무 시간이 단축되었고, 부서별 · 상황별 문서 작업, 문서 공유 등의 업무가 수월해져 업무의 효율성이 상승했다고 합니다.
2️⃣ 문서 버전 저장 및 파일탐색기 내 다양한 조건 검색 기능으로 체계적인 문서 활용
문서중앙화는 파일의 수정 이력에 따라 이전 버전을 한 파일 내에 자동으로 생성 · 저장하기 때문에 파일이 수정되어도 이전 파일을 손쉽게 확인할 수 있고, 여러 파일을 생성하지 않아도 항상 최신 버전의 문서로 작업이 가능합니다. 즉, 편리함은 증가하고 문서 목록은 깨끗해지죠.
또, 파일탐색기를 통해 파일명뿐만이 아니라 본문 내용, 등록자 등 다양한 조건으로 검색이 가능하도록 구축한 덕분에 여러 폴더에 들어가서 문서를 일일이 확인하거나 비슷한 제목의 여러 파일을 열어보지 않아도 세부적인 검색 조건 설정만으로 손쉽게 문서를 찾을 수 있다는 점! 당연히 업무 시간은 1/10로 줄어들었겠죠? 이러한 기능들 덕분에 파일 검색 · 관리는 물론이고 퇴사 · 인사발령 시 인수인계 자료나 이전 문서의 공유도 쉬워졌다고 합니다.
3️⃣ 업무 시스템과의 연동을 통한 업무 효율성 향상
한국거래소는 HR, DRM, 검색엔진, 협업플랫폼, 그룹웨어 등 많은 업무 시스템을 사용하고 있는데요. 그렇기 때문에 문서중앙화 도입 시 기존 업무 시스템과의 원활한 연동과 연계가 필요했습니다. 하지만 사이버다임과 함께라면 걱정이 없죠! 비결은 사이버다임 문서중앙화는 국내에서 가장 많은 업무 시스템 연동 프로젝트를 진행해 다양한 사례와 해결 노하우가 있다는 점!
사이버다임의 문서중앙화는 한국거래소의 여러 업무 시스템과 중앙 서버를 연계하여 편리하게 문서를 업로드 · 다운로드 할 수 있게 구축하였습니다. 로컬 드라이브의 경우, 업무 시스템으로 업로드는 가능하되 개인PC로 다운로드는 금지하여 철저한 문서 보안이 가능하게 만들었습니다. 또, 이 과정에서 불가피하게 로컬 저장이 필요한 경우 '로컬 저장 승인 프로세스'로 승인을 통해 원활하게 사용할 수 있도록 도왔죠.
💬 TIP. 일반적인 문서중앙화는 공유용 URL을 통해서만 문서의 외부 반출이 가능하지만 회사 업무를 위해 사용하는 시스템 내에서는 연동을 통해 로컬 PC처럼 기존과 동일한 방식으로 파일을 첨부할 수 있게 만들었습니다.
4️⃣ 6단계의 세부적인 권한 설정과 반출 프로세스를 통한 문서 보안
한국거래소에서 취급하는 문서의 경우 기밀 정보들이 많아 문서의 유출이 일어날 경우 자사뿐만 아니라 외부에도 큰 피해가 생길 수 있는데요. 사이버다임의 문서중앙화는 파일과 폴더에 대한 접근 권한을 보기/읽기/수정 등 세부적으로 나누어 부서별 또는 개인별로 부여할 수 있습니다. 그렇기 때문에 업무와 관련이 있는 사람들만 해당 파일을 작업할 수 있게 하는 등 문서의 무분별한 수정을 막을 수 있죠.
또한 외부 공유 시에도 아예 외부로 공유할 수 없게 설정하거나, 외부 반출 · 로컬 저장 승인 프로세스를 설정하여 관리자의 승인 후에만 문서의 활용이 가능하도록 설정해 유출을 철저하게 차단합니다.
이렇듯 도입 환경 · 규모 · 요청에 따라 기업의 고민을 해결해 주는 문서중앙화!
문서중앙화를 통해 그간의 불편함을 해결하고 업무 효율성을 높일 수 있었던 한국거래소의 사례를 소개해 드렸습니다.
사이버다임의 문서중앙화는 소규모 기업부터 대기업까지
기업 문서 보안을 위한 모든 기능을 갖추고 있기 때문에 불가능한 것이 없답니다!
이미 1,000곳 이상의 기업들이 사이버다임을 이용하고 있습니다.
사이버다임과 함께 더 나은 업무 환경을 만들어 보세요!
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