안녕하세요! 오늘 사이버다임 고객사 인터뷰는 저 ~ 멀리 부산에 계신 고객을 만나 뵙고 왔습니다!
Destiny ECM을 도입해 사용 중이신 A 대학교를 다녀왔는데요 부산의 대표적인 국립대죠~!
Destiny ECM을 도입하고 사용하신지는 얼마 되지 않았지만, 교육업에서는 문서중앙화를 어떻게 사용하고 계시는지.
구축 후 사용에 어려움은 없으신지 실제로 듣고 더욱 편리하게 사용하실 수 있도록 꼼꼼히 고객님의 소리를 듣고 돌아왔습니다!
문서 유실 방지와 협업을 문서중앙화로 완벽한 인프라를 만들고, 더 나아가
종이 없는 디지털 업무 환경까지 만들어 그린캠퍼스로 거듭난 A 대학교의 이야기를 함께 들어보실까요?
문서 유실 방지, 협업 플랫폼까지 한 번에!
ECM(문서중앙화)으로 그린 캠퍼스가 되다!
✔ A 대학교의 고민
▪️ 문서 삭제로 인한 문서 유실 방지책 필요
▪️ 빠트리는 문서 없이 완벽하게 전달되는 인수인계
▪️ 다양한 구성원이 사용할 수 있는 협업 플랫폼 부재
✔ DestinyECM 도입 성과
▪️ 문서 공유 없이도 실시간 파일 수정으로 빨라진 업무
▪️ 가장 최신 문서 찾기! 버전으로 관리되어 항상 최신 문서 확인
▪️ 종이 문서 없이 간편한 회의, 탄소중립 그린캠퍼스 인프라 구축
문서중앙화 솔루션 Destiny ECM
업계 1위, 학교의 특성을 잘 반영해 주었습니다.
1. ECM(문서중앙화) 도입의 필요성을 느끼게 된 계기가 있으셨나요?
관공서의 특성상 옆자리에 계신 분들이 어떤 업무를 하고 있고 어떤 문서를 만드는지 잘 모르는 경우가 많았습니다.
각자 본인의 업무를 마무리하면 되는 시스템이기 때문인데요. 그래서 인수인계나 문서 유실 방지 차원의 솔루션이 필요했고, 기존에 파일 공유 시스템과 같은 협업이 가능한 플랫폼을 알아보고 있었기 때문에 문서 보안뿐 아니라 일반적인 파일 공유, 문서 유실 방지, 권한 관리 등 다양한 강점이 합쳐져 있는 문서중앙화 솔루션을 알아보고 바로 도입하게 되었습니다~!
2. 사이버다임 ECM 시스템을 선택하신 이유가 있다면 무엇이 있을까요?
사이버다임은 조사를 통해서 알게 되었는데 최종적으로 후보는 3곳 정도 되었습니다. 사이버다임이 업계 1위이고 후보들 중에서 학교의 특성들을 잘 반영해 주셔서 사이버다임 제품을 선택하게 되었습니다.
학교 특성상 사용자 구성이 다양합니다. 교수님, 강사, 계약 교원, 조교, 직원, 공무원 등 약 14가지 정도 되는 사용자 구분이 있습니다. 모든 사람들은 다 사용자로 볼 수는 없는데 실제로 사용하는 사람을 가려서 사용할 수가 없는 상황이거든요. 인사 담당이 기업처럼 따로 있는 것이 아니라 부서별로 직원을 채용하는 일도 있기 때문에 사용자 수가 유동적일 수밖에 없는데요. 이러한 특성을 사이버다임에서 잘 이해해 주셔서 사이버다임 제품을 구매하게 되었습니다.
A 대학교만의 특별한 사용기
문서중앙화로 종이문서 없는 그린캠퍼스로 태어났죠.
1. A 대학교 만의 시스템 활용 현황에 대해 설명해 주세요.
또 저희는 구축 후 솔루션 사용에 있어서 강제성이 없어 정보화 부서에서 발품을 파는데, 부서에 일일이 찾아가서 설명 다 하고 꼭' 필요하다.','이런 장점이 있다'라고 사용을 장려하고 있어요. 하지만 써본 분들은 다들 편하다고 하셔서 쓰는 부서는 잘 쓰고 있습니다.
일단 강제성이 별로 없고 보안 정책이 간단하다 보니까 더 편리하게 쓰셔서 좀 어려움이 없이 쓰시는 것 같아요. 그리고 저희 실적 보고서 제출하고 보고서 자료를 바탕으로 문서를 작성할 때는 참 편한 것 같습니다.
2. 자주 사용하거나, 유용하다고 생각되는 기능은 무엇인가요?
저희는 작성 보고서를 배포하는 업무가 많은데요. 회의 자료와 각종 보고서는 자동으로 버전 관리가 되니까 공유하는 자료가 최신 버전인지 아닌지 따로 신경 쓰지 않아도 되고, 삭제를 했을 때도 다시 살리면 되니까 좋아요. 항상 보면 이제 보고서 제출하고 나서 그 파일이 어디 있나 찾아야 되거든요.
v1, v2 했는데 결국에는 v2도 최종 문서가 아닌 경우가 많으니까요. 하지만 문서중앙화는 계속 버전으로 저장되니까 항상 최종 버전인 거죠. 항상 최신 자료로 사용할 수 있어서 잘 쓰고 있습니다. 문서 url도 잘 쓰고 있고요.
저희는 보고서 쓰기가 또 주된 업무다 보니까 보고서를 한 명씩 쓰는 건 아니거든요. 직원이 있으면 이제 팀장님이 수정을 한다든지 그런 부분들이 이제 계속 왔다 갔다 해야 돼요. 근데 이게 버전으로 문서 사용 이력도 관리되고 수정을 했는지 안 했는지 다 나오니까 편합니다.
탄소중립 그린 캠퍼스
자원 절약과 업무 효율화를 한 번에
3. ECM 도입 후, 업무에서 달라진 부분이 있다면 무엇이 있을까요?
회의할 때 이제 기존에는 스마트웨이라고 부르는데 기존 업무 환경보다 문서중앙화 도입 후 종이와 시간을 더 많이 절약할 수 있었습니다.
종이로 업무할 때는 각자 작성한 업무를 누군가 취합해 작성하고, 종이와 토너를 사용해 인쇄, 그리고 회의 준비, 또 수정사항이나 반영해야 할 부분이 있다면 다시 내용을 회수하고 파기한 뒤 내용을 수정하고 같은 일을 반복했어야 했는데요.
지금은 문서중앙화를 통해 공동 편집으로 문서를 취합 없이 모두 작성하고 전자파일을 이용해 인쇄를 전혀 하지 않게 되었습니다. 또 회의 준비 시간도 많이 줄었는데 회의 준비가 따로 없이 실시간으로 로그인만으로 파일을 확인할 수 있게 되었습니다. 또 회수 및 파기 시간은 권한 관리, 파일 관리를 통해 사용하지 못하게 막을 수도 있어서 훨씬 시간도 아끼고 종이, 토너도 절감할 수 있게 되어 업무 효율이 많이 좋아졌습니다.
사이버다임의 장점은 다양한 산업군에 걸친
구축 사례와 구축 노하우!
4. ECM 구축을 고려하는 다른 기업에게 조언하고 싶은 점은 무엇이 있을까요?
'기존에 구축 사례를 꼭 벤치마킹해라'라고 말해주고 싶은데요. 사이버다임이 레퍼런스가 가장 많다고 알고 있지만, 대학 중에서 저희가 최초기 때문에 레퍼런스를 많이 참고할 수가 없었어요. 최초의 어려움이 있었는데요. 학교의 특성이나 공공기관의 특성이 있는데 일반적인 기업과 무엇이 다른지 파악을 잘 한 뒤에 추진하시면 좋을 것 같아요. 문서중앙화의 좋은 점은 업무 효율이 좋아져, 불필요한 업무 시간이 줄어든다는 거예요. 회의 자료만 해도 그렇지만 보고서 작성이라든지 아까 제일 처음에 말씀드렸던 문서 유실 걱정이 많이 해소됐죠.
오늘도 인터뷰를 통해 세세하고 다양한 이야기를 들어 보았는데요! 좋은 말씀 많이 해주신 A 대학교 팀장님께 감사 인사를 드립니다^_^
문서중앙화 솔루션을 활용해 그린캠퍼스로 탈바꿈한 스토리~ 이렇게 효율적으로 잘 사용하고 계시다니 정말 뿌듯합니다!
문서중앙화 솔루션이 에너지 절약과 함께 업무 시간까지 절약해 준다니 정말 다재다능한 솔루션이 아닌가 싶어요!
로그인 한 번에 보안이면 보안! 문서 관리, 협업 플랫폼으로 안전한 업무 환경을 제공하는 문서중앙화 솔루션!
이렇게 효율적인 솔루션 더 궁금하신 내용이 있다면 아래 연락처로 문의해 주세요!
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전화문의📞 : 02-546-6990
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