모든 기업들에게 가장 중요한 요소는 생산성입니다.
기업 입장에선 직원의 성과를 극대화하여 이익을 증대하는 것이 무엇보다 중요하죠.
생산성을 향상시키기 위해선 비효율적인 프로세스로 인해 낭비되는 업무시간을 줄이는 것이 중요한데요.
챗GPT같은 인공지능을 업무에 활용하는 방법도 있지만,
기본적으로 업무 산출물인 문서를 체계적으로 관리하고 활용하는 것만으로도 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
"문서 관리? 잘 분류해서 저장해 놓으면 되는 거 아닌가요? 문서 관리를 어떻게 해야 생산성을 향상시킬 수 있나요?👀"
문서중앙화 솔루션을 도입하면서
기존 업무환경의 문제도 해결하고, 효율적인 업무 진행까지 이룬 사례를
실제 고객사 인터뷰를 통해 알아봅시다!
문서중앙화 솔루션으로
오래된 자료도 손쉽게 검색 가능- 365mc -
✔ ' 365mc'의 고민
- 개인 PC에 저장된 업무 문서로, 공유 폴더 활용성 저하
- 필요한 문서를 찾기 어려웠던 통합 검색
- 업무 특성별 보안 문서 관리
✔ 문서중앙화 도입 성과
- 문서 유형/태그 설정으로 오래된 자료도 손쉽게 찾을 수 있습니다.
- 접근 권한 제어로 보안이 필요한 문서는 안전하게 보안하고,
- 자유롭게 공유해야하는 문서는 편리하게 사용합니다.
NAS 공유폴더를 활용해 문서를 공유해오셨는데요. 찾고자 하는 문서가 공유 폴더에 없으면 일일이 직원들한테 물어가며 찾아다녔다고 합니다. 이로 인해 소모되는 업무 시간도 적지 않죠. 하지만 사이버다임 문서중앙화 솔루션을 도입하면서 이런 비효율적인 시간이 사라졌다고 합니다. 문서중앙화 솔루션에 어떤 특징이 있길래 자료를 찾아 헤매는 시간이 줄어 들었을까요?
문서중앙화 솔루션은 업무 산출물을 사용자 개인 PC가 아닌 중앙 통합 저장소 모아 저장합니다. 산출물들이 한 곳에 모여있기에 필요 문서를 누가 가지고 있는 지 일일이 물어보며 찾아 헤멜 필요 없죠! 그리고 수많은 파일 속에서 원하는 문서를 검색으로 손쉽게 찾아낼 수 있습니다.
"검색창에 파일명을 입력하여 원하는 문서를 찾아내는 것은 어디에나 있는 기능 아닌가요?"
라고 생각하실 수 도 있으실텐데요! 사이버다임 문서중앙화 솔루션은 파일명으로 문서 및 폴더 검색은 물론이고 문서 등록자, 관리부서, 파일 형식, 파일 크기 등 검색 조건을 설정하여 파일을 찾을 수 있습니다. 이러한 기능은 파일 저장 시 메타데이터를 자동으로 추출하기 때문인데요. 이렇게 세부적인 검색 항목을 이용해 검색을 더욱 빠르고 정확하게 할 수 있게 됩니다.
또한, 문서 속성에 태그/문서유형을 설정하여 원하는 유형의 파일만 모아 확인할 수도 있죠. 예를 들어 신규 프로젝트 관련 문서들에 'A프로젝트' 태그를 설정해두면 나중에 해당 태그를 통해 관련 문서들만 모아 조회 가능합니다. 미리 유형을 나눠 관리하기 때문에 참고 문서, 연관 문서를 더욱 빠르게 확인할 수 있습니다!
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365mc , 오래된 자료 검색이 빨라진 이유
"오래된 자료 검색도, 고객 데이터 보안도 문서중앙화로 답답함이 말끔히 사라졌어요!" 다이어트하기 좋은 계절에 다이미가 만나고 온 고객은 ‘지방이’ 캐릭터로 유명한 비만치료 전문병원 36
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문서중앙화를 도입하고
파일을 체계적으로 관리할 수 있게 되었습니다- 디자인그룹 희오 -
✔ '디자인 그룹 희오'의 고민
- 무분별한 사내 문서 유출 방지 필요
- 문서 유실 방지가 가능한 체계적인 문서 관리 필요
- 스마트 오피스 환경을 위한 협업 플랫폼 필요
✔ 문서중앙화 도입 성과
- 프로젝트별로 관리하니 참고 자료를 쉽게 찾아 사용할 수 있습니다.
- 내부 직원에 의한 문서 유출, 유실 위험이 사라졌습니다.
- 실수로 삭제한 문서를 되살릴 수 있어 편리합니다.
- 재택근무에서도 그대로 문서를 사용해 스마트 오피스가 가능해졌습니다.
디자인그룹 희오의 경우, 건축 디자인 기업으로 레퍼런스와 같이 다양한 자료를 수집하고 다양한 유형의 프로그램을 통해 산출물을 생성합니다. 문서중앙화를 도입하기 전에는 윈도우 서버를 활용하여 문서를 관리해오셨죠! 하지만 오류가 빈번하게 발생하고 별도의 보안 기능이 없어 고민되는 상황! 게다가 자료가 유출, 유실 사건들이 발생하면서 솔루션을 도입을 결정 하셨습니다!
희오 그룹은 문서중앙화 솔루션을 도입하면서 많은 레퍼런스 파일들을 체계적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 기존엔 레퍼런스 파일이나 프로젝트 파일을 찾기 어려웠는데 이젠 검색은 물론 프로젝트별로 문서를 체계적으로 정리할 수 있어 유사한 업무 사례를 손쉽게 찾아 새로운 업무에 활용 할 수 있어 문서 작성 시간도 절약하고, 참고 자료의 정리도 수월해 지셨다고 합니다!
또한 새로운 인력이 들어오더라도 별도의 인수인계 없이 원활하게 프로젝트에 투입 가능해졌습니다. 왜냐하면 프로젝트별로 폴더를 생성해 관리하기에 폴더 접근 권한만 부여하면 바로 관련 내용들을 모두 확인할 수 있기 때문이죠. 덕분에 업무 공백이 사라져 업무 효율이 상승하였다 합니다!
⬇️ 디자인그룹 희오 인터뷰 보러 가기
[고객사 인터뷰] 디자인그룹 희오 "프로젝트 작업물 유출 방지-체계적인 문서관리- 재택근무"
안녕하세요! 오늘의 인터뷰는 클라우디움 고객사이신 디자인 그룹 희오의 박상원 본부장님을 만나 뵙고 인터뷰를 진행해 보면서 클라우디움을 어떻게 사용하고 계시는지, 희오만의 특별한 스
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스마트오피스나 재택근무 중이더라도
문서중앙화 덕분에 수월한 협업!- 호텔HDC -
✔ 호텔 HDC의 고민
- 스마트 오피스에서 사용할 수 있는 데이터 공유 플랫폼이 필요
- 불필요하게 쌓이는 데이터 관리와 업무 문서의 자산화 필요
✔ 문서중앙화 도입 성과
- 자유로운 협업 플랫폼으로 실시간 문서 공유가 가능해졌습니다.
- 갑작스러운 재택근무에도 자연스러운 업무가 가능해졌습니다.
- PC 고장과 같은 물리적인 사고에도 데이터 손실을 방지할 수 있게 되었습니다.
호텔HDC는 2020년부터 스마트 오피스를 시작하였습니다. 지정좌석제를 없애고 시차출퇴근제를 사용하다보니 같은 부서들끼리 모여 앉던 기존과 다르게 직원들이 다 흩어져서 근무를 하게 되었죠. 업무 파일 공유를 위해 메일을 주고 받다보니 불필요한 과정과 데이터들이 쌓여 업무 파일을 손쉽게 공유할 수 있는 공유 플랫폼에 대한 니즈가 커졌고 여러 제품을 비교한 끝에 사이버다임 문서중앙화 솔루션을 도입하였습니다.
중앙 서버 한 곳에 문서를 모아 저장하다보니 해당 문서에 접근할 수 있는 권한을 가진 사람이면 언제 어디서든지 서버에 접속할 수 있는 환경만 된다면 문서를 확인할 수 있습니다. 기존에 메일로 파일을 주고 받을 땐 첨부파일 용량 제한으로 인해 문서 공유에 차질이 생기곤 했죠. 하지만 이제 업무 파일을 부서폴더에 저장해 쉽게 공유할 수 있으며 대용량 파일도 문서 URL로 쉽고 빠르게 전달할 수 있습니다.
"문서 URL이 뭔가요?"
중앙 서버에 저장된 문서들이 가진 고유의 URL 주소를 의미합니다. 내부 배포용, 외부 배포용 모두 생성 가능하며 외부 배포 URL의 경우 해당 링크를 통해 파일을 다운받을 수 있는 기간을 설정하여 보안까지 챙길 수 있죠!
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[고객사 인터뷰] HDC 리조트, DRM으로 부족했던 문서 보안 기능을 클라우디움으로 안전하게 채웠습
안녕하세요! 지난번 호텔 HDC의 클라우디움 사용 현황을 자세히~ 알아보았는데요. 오늘은 두 번째 시간으로 HDC 리조트의 클라우디움 사용 현황과 다양한 이야기를 들어보겠습니다! 호텔 H
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오늘은 생산성을 향상시키고 문서를 안전하게 활용하시는 도입 기업의 사례를 확인해 보면서 문서중앙화에 대해 더욱 자세히 알게 되었는데요!
문서 중앙화를 통해 중앙에 업무 산출물을 모두~ 모아 체계적으로 관리 하고 활용하기만 해도 생산성을 높이는 환경 구축이 가능하다는 점!
- 손쉬운 검색 : 업무에 필요한 파일을 찾아 활용 할 수 있어 필요한 정보를 빠르게 찾고 검색으로 낭비되는 시간없이 효율적으로 업무
- 중복 작업 감소 : 원하는 파일을 찾게 되면 불필요한 중복 작업, 중복 파일을 없애 최종 문서로만 업무할 수 있어 업무 혼란을 방지
- 공동 작업 가능 : 작업 후 파일을 전달하지 않아도, 서버에 접근해 파일을 확인하고 수정할 수 있습니다. 작업이 완료 되었는지는 파일 이력 확인으로 빠르게! 누가 수정했는지, 누가 확인했는지도 손쉽게 활용!
- 어디서나 원격 접근 : 언제 어디서나 중앙에 저장된 모든 업무 문서에 접근할 수 있으니 어디서나 업무가 가능, 생산성 향상!!
문서관리, 검색, 보안, 스마트 오피스 환경에서 다방면으로 활용하고 생산성을 높일 수 있는 솔루션이 바로 문서중앙화 솔루션^_^!!
문서중앙화에 대한 보다 자세한 상담이 필요하시다면 아래 연락처로 문의 전화 주세요!
▪️ 회사에 꼭 맞는 커스터마이징 문서중앙화가 필요하다면?
데스티니 ECM 📧 _marketing@cyberdigm.co.kr
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📞 02-546-6990
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