안녕하세요! 다이미입니다.
업무용 IT 제품/솔루션을 찾아볼 때 '업무의 효율을 향상시킨다', 이를 통해 '생산성을 높인다', '경쟁력을 강화한다'는 표현을
사용하는 걸 흔히 보셨을 텐데요. 여기서 업무 효율이란 정확히 어떤 의미일까요?
'업무 효율'이란 업무를 통해 산출된 결과물에 실제로 유효하게 쓰인 업무 소요 시간 · 노력의 비율을 의미합니다.
그렇기 때문에 '업무 효율이 좋다', '업무 효율이 향상된다'는 말은 시간·노력을 효율적으로 써 성공적으로 결과물을 만들어내는 것을 의미하죠.
즉, 기업의 생산성 향상을 위해 어떤 제품이나 솔루션을 도입한다면
"실질적인 업무 시간"과 "업무 수행에 발생하는 비효율"이 줄어야 합니다.
하지만 생산성 향상을 위해 기업에 도입하는 대부분의 제품 · 솔루션은 도입 후 상용을 위해 기능을 숙지하고 사용법을 익히는데 많은 노력을 들여야 하죠. 또한 도입한 솔루션이 문서 관리, 협업, 보안 등 일부 범위에 한정된 기능만을 가진 경우가 많아 여러 프로그램을 따로 도입해 사용해야 합니다. 그렇기 때문에 실제로는 업무의 효율을 높이지 못하거나 심지어는 떨어뜨리는 경우도 발생하는데요!
하지만 문서중앙화 솔루션은 다릅니다.
문서중앙화는 기존 · 신규 직원 모두가 편리하게 사용할 수 있고,
모든 업무 과정의 효율을 높여 생산성을 높이고 기업 경쟁력을 강화시키죠.
오늘은 모든 회사들이 가지고 있을 1️⃣업무 중 발생하는 비효율을 짚어 보고, 2️⃣문서중앙화를 통해 어떻게 해결할 수 있는지 답변하며, 업무 효율을 향상시키고 기업 경쟁력을 강화하는 '문서중앙화 솔루션'에 대해 소개하겠습니다!
문서중앙화는 윈도우 탐색기와 동일한 환경에서 기업에서 생산되는 모든 문서를 업무용 PC가 아닌 회사 중앙 서버에 자동으로 저장하는 솔루션입니다. 기존과 같은 탐색기 환경에서 문서가 저장되는 경로만 단일화시킨 것이므로 사용 방법을 숙지할 필요가 없죠. 또한 내외부의 공격으로부터 안전하게 문서를 관리합니다. 즉, 안전한 환경에서 권한이 있는 사용자는 편리하게 문서를 사용하고, 관리자는 문서의 생성부터 폐기까지 모두 모니터링하며 관리할 수 있는 문서 보안 관리 토탈 솔루션입니다.
1. 직원들의 PC에 각각 저장된 문서를 매번 요청하고 공유해야 해서 불편해요.
문서중앙화 환경에서는 다른 직원에게 문서 공유를 요청하거나 요청받지 않아도 됩니다. 모든 문서가 중앙 서버에 수집되어 있기 때문에, 해당 업무 관련 폴더나 각 부서 폴더에 들어가서 문서를 확인하면 되죠. 또, 이력 조회 기능을 통해 해당 문서를 누가, 언제 조회/이동/수정 했는지와 수정의 시작 시점과 완료 시점까지 기록을 통해 알 수 있기 때문에, 손쉽게 문서 사용 현황과 공유 현황을 파악하여 불필요하게 구두로 확인하는 불편함을 줄입니다.
2. 인수인계를 하거나 이전 프로젝트를 확인할 때 문서를 쉽게 찾고 싶어요.
기업의 모든 자료가 수집되어 있기 때문에 인수인계를 하거나 이전 문서를 확인해야 할 경우 문서를 찾는 데 많은 시간이 소요될까 걱정하시는 분들이 있을 텐데요. 문서중앙화는 상세 검색 기능을 통해 문서 찾는 시간을 줄여 업무 시간을 단축합니다. 부서별/프로젝트별/사용자별 등, 기업 업무 환경과 관리 체계에 따라 분류한 폴더에서 직접 찾는 방법도 있지만 문서중앙화는 검색 범주(문서/폴더), 본문 내용, 등록자, 관리 부서, 파일 형식 등 다양한 검색 옵션을 통해 문서를 찾을 수 있습니다. 누군가에게 묻거나 파일에 일일이 들어가서 확인해야 하는 번거로움을 없애죠!
3. 최종, 최최종, 최최최종 문서를 매번 저장하고 보내는 게 번거로워요.
수정한 파일을 재공유하는 과정에서 매번 파일을 생성하고 공유하느라 수많은 v1, v2, v3... 최종, 최최종, 최최최종 파일을 만들어 보신 적이 다들 있으실 텐데요. 문서중앙화는 문서를 추가로 생성하지 않아도 한 번의 공유만으로 매번 최신 문서를 확인할 수 있습니다.
파일 다운로드가 가능한 '내부 배포 URL'을 통해 파일이 중앙서버에 '위치한 장소'를 공유하기 때문인데요. 파일의 위치를 공유하는 것이기 때문에 파일 수정 시 다시 파일을 보내지 않고 기존에 전달한 URL에 접속해서 최신 버전의 파일을 확인할 수 있습니다. 이메일, 채팅방에서 파일을 찾아 헤매거나 수많은 파일을 확인하는 번거로움이 사라지죠.
또, URL을 공유하는 것이기 때문에 대용량 파일도 속도 이슈 없이 주소만 전송하면 쉽게 공유할 수 있기 때문에, 공유로 인해 발생하는 업무 시간과 불필요한 데이터 생성이 필요하지 않아 효율적인 업무 환경을 만들 수 있죠.
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Q. 그러면 이전 버전의 문서는 어떻게 확인할 수 있나요?
문서중앙화는 파일이 수정될 때마다 한 파일 내에 버전 이력을 자동으로 저장하기 때문에, 문서의 버전 속성을 통해 이전 버전의 문서를 손쉽게 확인할 수 있습니다.
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4. 외근, 출장을 하거나 재택근무를 할 때마다 자료를 옮겨야 해서 불편해요.
문서중앙화는 PC 윈도우 탐색기를 통해 이용할 수 있을 뿐만 아니라 PC 웹, 모바일까지 지원되기 때문에 중앙서버 내 폴더/파일에 권한이 있는 사용자라면 언제, 어디에서든 폴더에 접속해 문서를 활용할 수 있습니다. 개인 노트북/USB/외장하드를 가지고 다니지 않아도 회의실, 외근지, 출장지, 집 어디에서든 문서중앙화에 접속해 파일을 열고 문서를 편집하면 되죠.
오늘은 업무 효율을 높여 기업의 경쟁력을 강화시킬 수 있는 업무 솔루션, 문서중앙화에 대해 소개해 드렸는데요!
기존의 불편했던 업무 프로세스에서 벗어나 사이버다임과 함께 더 나은 업무 환경을 만들어 보세요!
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