우리 회사 주요 문서, URL 공유로 간편하고 안전하게!

Destiny ECM, 이렇게도 사용할 수 있어요!

우리 회사 주요 문서, URL 공유로 간편하고 안전하게!

파일 원본이 아닌 URL 주소를 전송하여 안전하고 빠르게 공유하세요!

 

 

회사에서 업무를 처리하다 보면, 부서 간이나 부서 내에서 문서 공유할 일이 참 많습니다. 하나의 프로젝트를 완성 시키기 위해 연구소, 개발, 영업 등 수많은 부서가 움직이고, 연구자료, 기획서, 제안서 등 하루에도 수십 개의 문서가 작성되죠. 처음부터 끝까지 한 사람이 작성하고 완료할 수 없기에 문서 공유는 업무에서 떼려야 뗄 수 없는 과정인 것 같아요.

 

하지만 일반적으로 사용하는 USB나 외장 하드와 같은 매체를 통한 문서 공유나, 메신저, 이메일을 통한 파일 첨부는 중간에 문서가 유실되거나 유출될 가능성이 매우 높답니다.

 

회사 주요 문서의 유출을 막으면서도 편리하게 공유할 수 있는 방법은 없을까요?

 

Destiny ECM에서 제공하는 ‘문서 URL 첨부’ 방식에 그 해답이 있습니다!

 

문서 URL? '문서 URL'이란 중앙 서버에 저장된 문서들이 가지는 고유의 URL 주소를 말합니다. 타인의 블로그 포스팅을 내 블로그에 싣고 싶을 때 사용하시던 URL 복사를 떠올리신다면 보다 쉽게 이해하실 수 있습니다.

 

여러분은 동료에게 대용량 파일을 보내야 할 때, 어떤 방식으로 발송하시나요? 몇 바이트 되지 않는 작은 파일이야 쉽게 공유할 수 있지만, 대용량 파일은 여간 까다로운 게 아니죠.

 

 

<언제쯤 끝이 날까요 :-( 기약 없는 파일 전송 알림 창>

 

이것저것 설치하라면서 팝업이 하나 둘 뜨기 시작하고, 설치하라는 거 다~ 설치 했는데, 전송 완료까지 한참 기다려야 하거나 중간에 끊기는 경우까지!

 

<URL을 통한 간편한 문서 공유>

 

그러나 ‘문서 URL 첨부’ 방식은 간편합니다! 보내고자 하는 문서의 URL을 복사한 뒤 메일에 ‘붙여넣기’하면 끝! 무겁게 느껴지는 대용량 파일 전송도 간단한 메일 보내듯 빠르게 전송할 수 있어 업무 시간을 단축할 수 있어요.

 

 

물론 대용량 파일 공유를 지원하는 도구나 사이트가 여러 군데 존재하긴 합니다. 하지만 이런 서비스들은 문서 업로드 후 비밀번호만 알면 누구든 다운로드 할 수 있어서 보안에 취약하다는 단점이 있죠.

 

이미지 출처: http://www.windowstalk.co.kr/507

또 원본 파일을 메일에 첨부해 보내게 되면 메일 삭제 시 이력이 남지 않아, 문제 발생 시에도 원인 추적이 어렵습니다. USB를 통한 문서 공유라면 더 더욱 심각합니다. 약한 충격에도 쉽게 고장 날 수 있기 때문에 문서를 빼돌리고도 증거를 없애 완전 범죄가 가능하죠.

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하지만 Destiny ECM에 저장된 문서는 누가 언제 문서 URL을 복사했는지 그 이력을 확인할 수 있어 혹시 모를 사고에도 대비할 수 있습니다. 또 USB에 담겨 전달된 문서는 어디로 흘러 어떤 사람들이 조회하였는지 알 수 없지만, 문서 URL을 통해 공유하면, 이 후 누가 문서를 열어 보았는지도 확인할 수 있어 문제가 생기더라도 추적이 가능하답니다.

 

사내가 아닌 외부로 문서를 보내야 할 경우는 어떻게 할까요? 평소처럼 메일에 파일 첨부 형태로 보내시면 아니 아니 아니 되오~ 위에서 말씀 드린 것처럼, 원본 파일 공유는 어떤 사람에게 언제 문서가 노출되었는지 알 수 없기 때문에 유출 위험이 높습니다.

그래서 Destiny ECM은 중요자료의 안전한 전송·관리를 위해 온라인 결재 프로세스를 거쳐 외부로 파일을 반출하는 기능을 제공한답니다. 회사 외부로 보내고 싶은 문서가 있다면 반출 처, 사유, 기간 등을 작성한 후 문서 관리자에게 승인을 받고 보내면 됩니다.

이때도 문서 URL을 공유하기 때문에 대용량의 설계 도면이나 수 백 장짜리 기획서도 업로드에 소요되는 시간 지연 없이 바로 전달 가능합니다.

 

반출 시 문서 조회 가능 횟수, 기간 등을 설정할 수 있어서 더욱 안전한 공유가 가능합니다. 예를 들어, 문서 조회 횟수를 10회로 지정하여 발송한 경우, 11회째 문서를 클릭하게 되면 횟수가 만료되어 문서를 열람할 수 없다는 메시지를 받게 되는 거죠.

 

 

업무 중 내가 작성한 자료는 내 것이라는 생각이 아직도 만연한 요즘, 이메일, 메신저 등을 통한 문서 반출은 유출 사고를 발생시키기 쉽습니다. 따라서 직원들이 그릇된 생각을 실행에 옮길 수 없도록 적당한 외부 반출 프로세스를 갖추는 것이 바람직하겠죠?

 

이미지 출처: https://www.pinterest.com/pin/31525266114653956/

 

지금까지 간단하게 알아본 문서 URL 공유 기능, 어떠셨나요?

보통 보안을 위한 기능이라고 하면 ‘사용자를 불편하게 한다’라는 인식이 깊게 박혀 있잖아요. 하지만 ‘문서 URL 첨부’ 기능은 보안을 잡는 동시에 빠른 전송이라는 편의성까지 제공해주니까 사용하지 않을 이유가 없겠죠?

이 밖에도 다양한 기능을 제공하는 Destiny ECM이 궁금하다면 언제든 사이버다임으로 문의해주세요. 여러분이 궁금해 하는 모든 점을 말끔히 해결해 드리겠습니다!