안녕하세요. 다이미입니다.
제조업에서는 3D CAD, 오토캐드와 같은 다양한 프로그램으로 도면을 생성하고 저장하게 되는데요.
도면 문서에는 방대한 데이터가 담겨 있기 때문에 큰 용량으로 인해 내외부와의 공유는 물론,
업무 장소가 변동될 때마다 이를 가지고 다니거나 공유하는 과정에서 속도나 용량 이슈로 불편함을 겪게 됩니다.
또, 회사 매출과 직결되는 문서이기 때문에 작은 도면 수정으로도 품질이 떨어지는 등 큰 피해를 입을 수 있어
파일 변경 이력을 확인할 수 없다는 점에 걱정이 많은 한편, 모든 이력을 새 파일로 저장하기에는 부담이 크셨을 겁니다.
하지만 이제는 걱정하지 않으셔도 됩니다.
문서중앙화는 도면 관리를 위한 모든 기능을 갖추고 있습니다.
강화된 보안 환경에서 대용량 도면을 언제, 어디서든 활용하고, 공유하며,
모든 이력을 저장하는 문서중앙화 솔루션에 대해 함께 알아보시죠!
🔎 도면 관리를 위한 문서중앙화의 기능 알아보기
1. 중앙 수집을 통한 간편한 활용
문서중앙화는 사용자 편의성이 극대화된 문서 관리 솔루션으로, 기존과 동일한 윈도우 탐색기 형태에서 문서가 저장되는 경로를 중앙 서버 드라이브로 단일화시킨 시스템입니다. 즉, 모든 문서가 중앙 서버에만 수집되기 때문에 사용자는 업무 장소가 변동되어도 로그인만으로 언제, 어디서나 활용할 수 있습니다. 기존과 업무 환경이 동일하기 때문에 별도의 사용법 숙지도 필요하지 않죠. (웹, 모바일도 지원됩니다.)
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문서중앙화를 통한 업무 변화
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1️⃣ 동일 문서가 중앙 서버 내에 1개만 존재하기 때문에, 대용량 파일을 개인이 각각 PC에 저장하여 생기는 불필요한 용량 소모가 사라집니다.
2️⃣ 외근, 출장, 회의 때마다 대용량 도면 파일을 USB나 외장하드에 옮겨 가지고 다니지 않아도, 업무용 PC에 에이전트를 설치한 뒤 로그인만 하면 서버에 접속되기 때문에 손쉽게 문서를 활용할 수 있습니다.
3️⃣ 필요한 파일을 다른 사람에게 요청하지 않아도, 직접 관련 폴더에 접근하거나 탐색기 내에서 검색하여 찾을 수 있습니다.
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🔗 언제, 어디서나 활용하고 공유할 수 있어 편의성 상승 & 업무 소요 시간 단축
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2. 대용량 문서도 원본 대신 URL로 쉽고 빠른 공유
문서중앙화는 원본 파일이 아닌 문서들이 가진 고유의 URL을 전송하는 방식으로 문서를 공유합니다. 내부 공유 URL을 사용하면 클릭만으로 중앙 서버에 위치한 문서에 접근하여 확인/편집할 수 있으며, 외부 공유 URL을 사용하면 주소를 클릭하여 파일을 다운로드할 수 있습니다. URL을 통해 공유하기 때문에 대용량 문서 전송 시 발생했던 속도 이슈, 용량 초과 이슈가 발생하지 않아 쉽고 빠른 공유가 가능해집니다.
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문서중앙화를 통한 업무 변화
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1️⃣ 팀원/타 부서와 협업 시, 내부 공유 URL을 활용하면 매번 수정된 파일을 주고받지 않아도 최초 공유된 URL을 클릭하여 수정된 최신 문서를 확인할 수 있습니다. 또, 폴더를 공유하여 빠르게 관련 폴더로 이동할 수도 있습니다.
2️⃣ 협력사/외부 업체와 협업 시, 외부 공유 URL을 통해 문서를 전송하면 용량 초과 문제 없이 빠른 전송이 가능해집니다. 이때, 다운로드 가능 횟수, 비밀번호, 다운로드 가능 기간을 설정하여 보안을 강화할 수 있을 뿐만 아니라 전송된 URL의 추적까지 가능해집니다.
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📂 파일 공유 시, 큰 파일 용량으로 생겼던 느린 속도, 첨부 용량 초과 문제 해결
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3. 권한에 따른 접근 제어와 외부 반출 승인 프로세스로 문서 보안 강화
언제, 어디서나 활용하고 공유하는 편의성을 가지면서도, 권한 설정과 외부 반출 승인 프로세스 설정으로 문서 보안을 강화할 수 있습니다. 권한 설정을 통해 아무나 문서에 접근할 수 없도록 사용자/부서/직급에 따라 6단계(권한없음/목록보기/읽기/수정/삭제/모든권한)의 권한을 설정하여 제어합니다. 상위 폴더는 물론 하위 폴더, 그리고 개별 문서에 대한 권한까지 설정할 수 있기 때문에 상세한 보안 설정이 가능해집니다.
또, 주요 문서의 경우 외부 반출 승인 프로세스를 설정해 외부로 공유할 때 관리자의 승인을 받아야만 반출할 수 있도록 설정할 수 있습니다.
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문서중앙화를 통한 업무 변화
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1️⃣ 프로젝트와 관련된 인원만 폴더에 접근할 수 있게 설정하거나, 프로젝트 인원 중에서도 직급이나 업무 관여도에 따라 문서를 수정, 삭제할 수 있는 권한을 별도로 부여하여 함부로 도면이 수정되지 않도록 관리할 수 있습니다.
2️⃣ 주요 도면 문서에 외부 반출 승인 프로세스를 설정하면, 해당 문서를 외부로 공유하려고 할 때마다 신청자/사유/반출처 등을 입력하여 승인을 받아야 하기 때문에, 접근 권한을 가진 사람이라도 함부로 반출할 수 없도록 제어합니다.
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🚨 도면 파일의 보안 강화로 기업 자산 보호
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4. 버전 저장, 이력 기록으로 깔끔한 문서 관리 및 품질 유지
문서중앙화에서는 사용자가 수정되는 이력을 일일이 파일별로 저장하지 않아도, 자동으로 한 파일 내에 모든 변경 이력이 버전으로 저장됩니다. 그렇기 때문에 버전 관리 기능으로 항상 최신 버전의 문서를 확인하고 수정할 수 있으며, 이전 버전을 확인하거나 복구하여 활용할 수 있습니다. 생성되는 버전마다 메모가 가능하기 때문에, 작업자가 수정 이력을 직접 기입해 업무 내용을 공유할 수도 있습니다.
또한 이력 관리 기능을 통해 수정뿐만 아니라 문서의 생성, 다운로드, 공유 등 모든 이력 또한 기록되기 때문에 누가 문서를 활용했는지 언제든지 확인할 수 있습니다.
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문서중앙화를 통한 업무 변화
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1️⃣ 대용량 도면 파일을 v1, v2 등으로 매번 생성하지 않아도, 한 파일로 깔끔하게 관리할 수 있습니다.
2️⃣ 이전 수정 내역을 확인하고 싶을 때, 버전 관리에서 이전 버전을 확인하고, 이력 관리 기능을 통해 누가 수정했는지를 파악할 수 있습니다.
3️⃣ 모든 이력이 저장되기 때문에 파일 생성일을 관리해 지적 재산권, 특허권 관련 소송이나 분쟁에 대응하는 자료로 활용할 수 있습니다.
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🔎 잘못된 수정으로 인한 문서 품질 하락 방지, 소송과 분쟁 대응 가능
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이렇게 도면 문서의 생성부터 수정, 관리까지 모든 과정의 편의성을 제공하는 문서중앙화 솔루션!
더이상 도면 관리 때문에 고민하지 마세요. 문서중앙화를 선택하세요.
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