안녕하세요. 다이미입니다.
사업 영역을 세계 시장으로 확장하여 매출액을 증대시키기 위한 해외 진출은 기업 성공의 필수적인 조건이 되었죠.
현재는 하고 있지 않더라도 대부분의 기업이 해외 진출을 계획하고 계실 겁니다.
하지만 지리적, 언어적 차이 때문에 소통과 협업에 어려움을 겪는 기업들이 많은데요.
이제는 걱정하지 않으셔도 됩니다.
문서중앙화는 해외 진출 기업이 해외 지사, 파견 근로자 등과
편하게 소통하고 협업할 수 있는 모든 기능을 갖추고 있습니다.
글로벌 경영 & 문서 관리 솔루션
문서중앙화
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문서중앙화란?
문서중앙화는 문서가 저장되는 경로를 기업 소유의 중앙 서버로 단일화 하는 솔루션으로, 기업에서 생산된 업무 문서를 개인의 업무용 PC, USB, 외장하드 등에 문서를 저장하지 못하도록 막기 때문에 회사는 모든 문서를 중앙에 수집하여 통합 관리할 수 있습니다.
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전세계 어디서나, 시간과 장소 상관없이 문서 활용
Q. 해외에 있는 근로자는 어떻게 문서를 활용하나요?
문서중앙화를 사용하면 모든 문서가 중앙 서버에 저장되기 때문에, 한국뿐만 아니라 해외 어디에 있든 에이전트를 설치하거나 웹/모바일로 접속하여 문서를 확인하고 편집, 공유할 수 있습니다. 해외 지사,파트너, 거래처와도 손쉽게 업무할 수 있고, 해외 출장도 문제없죠.
Q. 해외 어디서나 접근할 수 있다면, 보안이 취약한 것 아닌가요?
문서중앙화는 개별 사용자, 부서에 따라 폴더/문서에 대한 접근 권한을 설정할 수 있습니다. 폴더 내 목록 보기 여부부터 내용 읽기, 수정, 삭제의 세부적인 권한 설정이 가능하죠. 그렇기 때문에 문서의 중요도, 사용자의 직급, 업무 연관성에 따라 권한 설정하고 문서, 폴더별 권한 설정에 따라 관리되므로 문서 보안을 강화할 수 있습니다.
또한, 화이트리스트(Whitelist) 방식을 통해 사전에 허가되지 않은 악성 프로그램 등, 비승인 프로세스의 접근을 원천 차단하기 때문에 업무 장소나 환경이 취약해도 중앙 서버 내의 파일은 안전하게 보관됩니다.
Q. 인터넷이 안 되거나 느린 환경에서 문서 저장도 문제 없나요?
문서를 한 곳에만 저장할 수 있는데 저장이 안 된다면 큰일이겠죠? 사이버다임 문서중앙화는 네트워크가 불안정하여 서버 저장이 불가능할 경우를 대비해, 임시 보안 디스크를 제공합니다. 이곳에 저장된 문서는 다른 저장소에 저장되지 않고, 추후에 서버로 저장할 수 있어 업무의 연속성도 유지할 수 있죠. 또, 서버 업로드 중 네트워크가 중단되더라도 파일은 암호화된 영역에 존재하여 다시 인터넷이 연결되었을 때 서버에 등록됩니다. 네트워크가 불안정해도 문서 유실은 발생하지 않죠.
단순 한/영 지원은 그만! 나라별 맞춤 언어 설정으로 편리한 사용
Q. 한국 프로그램이라면, 해외 직원들이 프로그램을 사용하기 어렵지 않을까요?
문서중앙화는 PC 별로 언어 설정이 가능합니다. 한국어, 영어뿐만 아니라 중국어, 일본어 등 고객사가 필요로 하는 국가의 언어를 지원하죠. 그렇기 때문에 사용자 별로 언어를 설정할 수 있죠. 한국에 있는 본사에서는 한국어 설정, 해외 지사에 현지 직원들은 현지 언어를 사용 언어로 설정하여 문서중앙화를 이용할 수 있습니다.
번거로운 문서 공유도 끝! 공동 편집과 수정 내역 확인으로 효율적인 소통
Q. 업무 중의 불필요한 소통을 최소화하고 협업할 수 있는 기능이 있나요?
해외에 있는 직원과 소통할 때마다 언어적인 어려움은 물론, 시차가 달라 소통하는 데 많은 시간을 소요하셨을 겁니다. 문서중앙화를 사용하면 문서를 변경할 때마다 별도의 버전 파일을 저장해 전송하고, 수정 내용을 적어 보내는 불필요한 업무 절차가 사라집니다.
문서를 함께 수정해야 할 때는 서로의 수정사항을 공유하거나, 여러 번 파일을 공유하지 말고 문서중앙화의 공동 편집 기능을 이용하여 불필요한 업무 절차를 단축시킬 수 있습니다. 이때, 공동 편집 시작 시각, 공동 편집자, 진행 상황(편집 중 OR 편집 종료 일시)이 문서에 나타납니다.
또, 누군가에 의해 문서가 수정되었을 때에도 어떤 부분이 수정되었는지 확인을 요청하지 않아도 됩니다. 문서의 모든 수정 이력을 저장하는 버전 관리 기능을 통해, 문서의 이전 버전을 열람/복구하여 수정 내용을 대조할 수 있습니다. 이때, 편집자가 직접 버전 관리 화면에서 수정 내역을 남겨둘 수도 있어 다음 편집자는 메신저 없이도 문서의 변경 내용을 손쉽게 확인할 수 있죠.
Q. 업무 중 파일 공유가 필요할 경우는 어떻게 사용하나요?
해외 지사, 거래처와 업무할 때는 내부 배포 URL로 문서의 위치를 공유하거나, 팀/업무별로 공유 폴더를 만들어 협업합니다. 파일을 실제로 공유하는 것이 아니라 파일 위치를 공유하기 때문에 항상 실시간으로 업데이트된 자료를 확인할 수 있고, 해외에 있더라도 손쉽게 수정된 사항을 확인할 수 있어 매우 편리하죠. 메일로 원본을 주고받거나 어떤 파일이 최종 파일인지 헷갈리는 경우가 없어집니다.
- 내부 배포 URL : 내부 배포 URL을 통해 중앙시스템 내 문서의 위치를 공유합니다. 이를 통해 계정과 권한이 있는 동료, 해외 지사, 비즈니스 파트너가 중앙 서버에 저장된 문서에 직접 접근할 수 있습니다.
- 공유 폴더 : 중앙 시스템 내에서 각 팀 또는 작업에 대한 공유 폴더를 만듭니다. 이는 팀 구성원이 문서에 공동으로 액세스, 편집 및 검토할 수 있는 전용 공간을 제공하여 협업을 촉진합니다.
Q. 모두가 함께 수정한다면, 문서가 훼손되지 않을까요?
버전 관리 기능을 통해 사용자가 수정한 파일의 이전 버전을 확인하고 쉽게 복구할 수 있습니다. 또한, 문서의 모든 사용 이력을 남기는 이력 관리 기능을 통해 문서 활용 현황을 확인하세요. 이력 관리 기능에서는 누가, 언제, 어디에서(IP) 문서를 활용했는지 확인이 가능하기 때문에 문서의 수정 버전이 잘못되었더라도 이전 버전의 파일로 클릭 한 번에 복구가 가능하죠.
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