갈수록 중요해지는 개인정보보호, 문서중앙화 솔루션으로 보안 강화하고! 업무 효율도 높이기!

디지털 기술이 발전하면서 많은 기업들이 생산성을 높이고 업무 효율을 향상시키고자 IT 기술을 도입하고 있습니다.

그리고 이런 점을 겨냥해 피싱, 해킹 같은 보안 공격도 점점 다양해지고 있습니다.

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여러 종류의 보안 사고 중 기업의 신뢰에 크나큰 타격을 주는 유형이 있는데요.

바로 고객 개인정보 유출입니다.

앞서 말했듯 고객 개인정보 유출은 기업의 평판과 신뢰에 부정적인 영향을 크게 미칩니다. 그래서 많은 기업들이 개인정보보호 영역에 지속적으로 투자하고 있죠. 시스코 시스템즈에서 발표한 '2023 개인정보보호 벤치마크 보고서'에 따르면, 개인정보보호에 대한 조직별 평균 투자액은 2019년 120만 달러에서 2022년 270만 달러로 증가한, 3년간 연평균 약 31% 성장하고 있다는 설명인데요.

개인정보보호 투자 3년간 2배 이상 증가 - 정보통신신문

 

하지만 지속적인 투자에도 불구하고 매년 의도치 않은 크고 작은 개인정보 유출 사고가 이어지고 있어

고객 개인 정보 보호에 있어 어려움을 겪는 기업들을 볼 수 있습니다.

어떻게 하면 고객의 개인정보 데이터를 더욱 안전하게 보호할 수 있을까?

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모든 산출물을 한곳으로 모으는 문서중앙화 솔루션으로

문서관리, 문서보안은 물론

개인 정보까지 강력하게 보호하세요!

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Q1. 생성되는 문서들이 매일 너무 많은데.. 개인정보 포함 문서를 검출해서 관리할 수 있나요?

A1. 개인정보가 포함된 문서, 문서중앙화가 쏙쏙 찾아 관리합니다!

 

문서중앙화 솔루션은 조직의 업무 산출물을 중앙 서버에 모아 저장합니다. 업무 중 생성된 문서를 중앙 서버에 등록하는 과정에서 문서 속 개인 정보 패턴을 추출하는데요. 이때 주민번호, 카드번호, 계좌번호부터 사업자 번호, 법인번호, 전화번호, 이메일, 건강보험 번호 등 다양한 유형의 개인정보를 찾아낼 수 있습니다! 해당 유형들을 개인 정보로 검출할 것인지는 관리자가 회사 업무 특성에 맞게 설정할 수 있으며, 설정값을 변경하였을 경우 전체 검사로 새로운 기준을 적용한 검출 결과를 확인할 수 있죠. 그리고 개인정보가 발견된 문서들은 따로 탐색기에서 모아 확인도 가능하기에 업무 효율이 쭉쭉 상승 , 개인정보가 포함된 문서는 별도로 분리해 안전하게 관리할 수 있죠!

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"저렇게 다양한 종류의 개인정보를 찾아낼 수 있으면 해당 문서가 어떤 개인정보를 가지고 있는지도 쉽게 확인할 수 있나요?"

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네! 문서 속성에서 해당 파일에 어떤 개인정보가 담겨 있는지 확인할 수 있습니다.

예를 들어 4개의 카드번호와 2개의 계좌번호가 쓰여있는 문서라면, 문서 속성에 카드번호 4건, 계좌번호 2건 그리고 다른 개인정보 유형은 '없음'으로 나옵니다. 그리고 검출된 정보는 정확히 어떤 정보가 문서 내용에 적혀있는지도 문서를 열어서 재확인할 필요 없이 바로 확인할 수 있는데요! 예를 들어 카드번호가 4건 나왔으면, 그 4건이 정확히 어떤 번호인지 확인 가능하다는 뜻입니다. 굳이 문서를 켜서 내용을 재확인할 필요도 없고~ 문서에 포함된 개인정보가 총 몇 건인지 따로 세어 볼 필요 없으니 더욱 효율적으로 관리할 수 있겠죠? ^^

 

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Q2. 개인정보 현황을 쉽게 파악할 수 있는 방법은 없나?​

A2. 현황 및 통계 메뉴에서 쉽고 간편하게 확인 가능!

 

문서가 모여있기에 얻을 수 있는 또 다른 강점이 있습니다. 바로 관리자가 문서 현황을 간편하게 모니터링할 수 있다는 점입니다. 우리 회사가 가지고 있는 문서가 어느 정도 되는지, 확보된 정보는 몇 개인지 등 현황을 파악하는 것도 업무에 있어 중요합니다. 게다가 개인 정보가 포함된 문서들은 따로 모니터링할 수 있도록 개인정보 현황 추이 통계를 제공하고 있습니다

 

전사 내 개인정보 항목을 보유한 파일이 몇 개나 있는지 한 화면에서 확인할 수 있어, 개인정보를 관리하는 담당자 입장에서 쉽고 간편한 모니터링이 가능해집니다. 그뿐만 아니라 개인, 부서별로 각 개인정보 항목들을 포함한 문서가 총 몇 건인지, 어떤 문서가 언제 추가 등록되었는지 추이 확인까지 가능해 관리 업무가 한결 수월해지는 매직!😄

 

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Q3. 문서가 한곳에 모여있으면 모든 사람이 확인할 수 있지 않나요?

A3. 세분화된 문서 접근 권한 설정으로 걱정 해결!

 

"문서가 모여있으면 관리가 쉬워진다는 점은 알겠는데, 그럼 모든 사용자들이 기밀문서에도 접근할 수 있는 거 아닌가요?"

보안이 중요한 문서를 모든 사용자들이 확인할 수 있으면 안 되죠!

그래서 사이버다임 문서중앙화 솔루션에는 문서 접근 권한을 세분화해서 설정할 수 있는 기능을 제공합니다.

단순히 문서를 확인할 수 있는지, 없는지에서 그치는 것이 아니라 ①폴더 속 문서의 목록만 볼 수 있는 목록 보기부터 ②문서 내용 조회만 가능한 읽기, ③문서 내용을 편집하는 수정, ④삭제 그리고 ⑤ 모든 권한까지 문서 작업 시 발생하는 상황에 맞게 권한 종류가 나누어져 있어 사용자들의 업무 특성에 맞게 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 개인 정보와 관련된 업무를 수행하는 사람에게만 해당 정보들이 담긴 문서를 수정할 수 있는 권한을 부여하고 개인 정보와 무관한 업무를 담당하는 직원들은 해당 문서의 존재조차 알 수 없게 설정할 수 있죠!

 

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Q4. 외부로 개인 정보 문서 보내야 하는데.. 반출 전에 관리자가 확인할 수는 없나?

A4. 이중 승인 완료되어야 외부 반출 가능하도록 설정!

 

업무를 하다 보면 회사 내 구성원들 외에 외부 협력사, 파트너사와 협업이 필수적입니다. 협업 시, 서로 자료를 공유하고 확인하기 위해 문서를 외부로 전달할 경우가 생기죠. 이때 관계자가 실수 혹은 고의로 보안 관련 조치를 누락할 경우, 혹은 다른 파일을 보내야 하는데 개인정보가 포함된 파일을 공유하는 경우 등 여러 유출 위험 상황이 발생할 수 있습니다. 문서중앙화 솔루션에는 이런 상황을 방지하며 더 확실하게 개인정보를 보호할 수 있는 방법이 있습니다!

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바로 외부 반출 승인 프로세스! 외부 반출 승인 프로세스는 승인 권한을 가진 문서 관리자의 승인 후 문 서를 외부로 보낼 수 있는 기능입니다. 문서를 반출하려면 요청자, 문서명, 기간 등의 내용을 작성하고 관리자가 이를 확인 후 승인 여부를 결정합니다. 그렇기에 외부 전달 전에 한 번 더 확인하게 되니 메일 첨부 오류와 같은 휴먼에러로 인한 유출을 막을 수 있죠. 게다가 개인 정보 문서의 경우, 기본적으로 문서 반출 승인 권한을 가진 부서 문서 관리자 외에 별도 승인권자를 추가하여 2중 승인이 있어야 문서 반출이 가능하다는 점! 두 번의 승인이 있어야 외부로 보낼 수 있기에 무분별한 문서 반출을 막아 개인정보를 더욱 안전하게 보호할 수 있습니다.

 

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문서 중앙화로 보안 뿐만 아니라

업무 효율 향상까지!

 

문서중앙화 솔루션을 도입하면 보안뿐만 아니라 업무 효율도 증진시킬 수 있습니다. 바로 다음과 같은 기능으로 말이죠!

🔎[검색]으로 빠르게 문서 찾기!

문서들이 한곳에 모여있기에 얻을 수 있는 강점! 관계자들에게 그 파일 어디있는지 물어보러 다니지 않아도, 탐색기 속 폴더를 하나하나 다 열어보지 않아도 바로 원하는 문서를 검색만으로 찾을 수 있다는 점입니다. 물론 권한이 있는 문서만 확인할 수 있어 보안에 대한 걱정은 NO!

 

👨‍👩‍👧‍👦[공유 폴더]로 내부·외부 협업도 효율적으로!

협업 시 필요한 여러 문서들을 매번 요청하고 파일을 보내는 것은 비효율적이죠. 게다가 개인정보가 포함되어 있는 파일을 파일 원본을 그대로 주고받기엔 개인정보 유출이 우려됩니다. 타부서와 협업할 때도 문서중앙화 솔루션은 빛을 발합니다! ✨

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공유 폴더를 생성하고 함께 협업하는 타부서들에게 해당 폴더에 권한을 부여합니다. 그리고 공유할 파일들을 업로드해놓으면 서로 필요한 문서들만 공유할 수 있으니 자료 달라 요청할 시간을 아낄 수 있겠죠?^^ 또한, 내부 URL을 통해 문서를 공유할 경우 문서 조회 이력 및 활용 이력을 모두 관리할 수 있어 더욱 안전하죠.

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그리고 외부 인력과 함께 협업할 때도 서로 관련 자료를 메일로 주고받고 할 필요 없습니다. 이때도 공유 폴더를 생성하면 되거든요! 1️⃣협업 프로젝트 관련 문서를 공유할 공유 폴더를 생성하고 2️⃣중앙 서버에 접근할 수 있는 아이디를 협력사에 제공해 줍니다. 그리고 3️⃣회사의 다른 문서들은 접근 불가하도록 협업 프로젝트 관련 폴더에만 권한을 부여하면 업무에도 지장이 없고, 보안에도 지장 없죠! 프로젝트가 끝나더라도 간편하게 권한 회수하면 깔끔하게 완료!

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✅협력사와의 프로젝트에 대해 좀 더 자세한 내용이 궁금하시다면, 아래 게시물을 참고해 주세요!

협력사와의 프로젝트에서 안전한 문서 관리로 보안 챙기고 신뢰도 상승하는 완벽한 전략!? 주목

 

🔗대용량 파일도 쉽고 빠르게, [URL 링크] 공유!

개인정보는 보통 고객들의 개인정보를 수집하는 경우가 많은데요, 수많은 고객들의 정보가 담긴 파일은 용량이 클 수밖에 없습니다. 이를 전달할 때 첨부 파일 용량 제한에 걸리거나 전달하더라도 세월아.. 네월아.. 많은 시간이 소요됩니다.

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하지만 문서중앙화 솔루션에선 파일 공유 시, 파일 원본을 보내는 것이 아니라 중앙 서버에 저장된 문서들이 가진 고유의 URL 주소를 통해 대용량 파일도 손쉽게 전달할 수 있습니다. 게다가 URL의 유효기간, 다운로드 횟수를 정할 수 있으며 누가 해당 URL을 통해 파일을 다운로드했는지 추후 확인이 가능하죠.

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문서중앙화로 개인정보 보호를 강화하고 있는 고객사 사례가 궁금하다면?

아래 포스팅들을 참고해 주세요!

 

[고객사 인터뷰] 현대카드, 사이버다임 문서중앙화 솔루션으로 <개인정보 문서 보안 관리> 문서

 

선택이 아닌 필수! 금융권 개인 정보 관리는 사이버다임 문서중앙화로!

 

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개인정보 유출을 방지하면서 업무 효율도 높일 수 있는 문서중앙화 솔루션 기능에 대해 알아보았습니다.

사이버다임 문서중앙화 솔루션은 세 가지 종류가 있어 고객의 요구에 따라 필요한 형태로 컨설팅 해드리고 있습니다.

 

▪️ 기업에 딱 맞는 커스터마이징을 원하는 고객을 위한 Destiny ECM

▪️ 서버를 관리할 수 있는 내부 IT 관리 인원이 있고 하드웨어와 소프트웨어를 구매해 소유 후 관리하길 원하신다면 구축형

▪️ 내부 관리 인원이 없고 소규모 사용자나 사용 용량이 작아 월 비용을 내고 서버를 임대해 사용하는 과금형

 

문서중앙화 솔루션에 대해 궁금하거나 도입을 원하신다면 언제든 하단에 기재된 연락처로 연락 주세요!

 

✔️회사에 꼭 맞는 커스터마이징 문서중앙화가 필요하다면?

데스티니 ECM 📧 _marketing@cyberdigm.co.kr 📞 02-546-6990

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✔️구축형, 과금형 원하는 용량 인원만큼 구축하고 싶다면?

클라우디움 📧 cloudium@cyberdigm.co.kr 📞 02-546-4850