"왜 문서중앙화 솔루션을 도입해야 하지?" - 한 번에 알아보는 문서중앙화만의 강점!

기업 운영에 있어 가장 기본적이고 중요한 부분은 문서 관리라고 해도 과언이 아닙니다.

단순 자료 조사부터 회사 기밀 사항까지 회사에 대한 모든 내용을 담고 있는 것이 문서이기 때문이죠!

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① 문서를 효율적으로 관리해야 업무 효율성도 오르고, ② 문서 보안이 강력해야 기업에 치명적인 영향을 끼치는 내부 정보 유출에 대한 걱정도 줄일 수 있습니다. 그래서 많은 기업들이 이를 위해 문서 보안 솔루션을 도입하고 있는데요!

 

"우리 회사도 문서 보안 솔루션을 도입해야 하는데 어떤 걸 사용해야 할지 모르겠어요.."

 

문서 보안 솔루션에는 대표적으로 DRM, DLP, 문서중앙화 솔루션이 있습니다. 간단하게 각각의 특징을 짚어보자면,

 

1️⃣ DRM

#파일암호화 #유출방지

 

문서를 개별적으로 암호화하는 솔루션입니다. 파일이 유출되더라도 암호화되어 있어 유출로 인한 피해를 막을 수 있다는 장점이 있죠. 하지만 개별로 암호화되어 있기에 문서를 활용하려면 매번 암호화를 해제해야 한다는 번거로움이 있습니다. 또한, 윈도우 업데이트처럼 각 버전에 맞도록 업데이트가 필요한데요. 이럴 때 매번 비용 부담이 생기기도 하죠.

 

2️⃣ DLP

#데이터흐름 #유출경로확인​

데이터가 이동하는 경로를 차단하는 솔루션으로 DRM과 다르게 데이터 흐름을 감시하여 문서 유출을 막습니다. 그렇기에 유출 사고가 발생하여도 유출 경로를 찾을 수 있습니다. 하지만 이미 발생한 유출에 대해 후속 조치가 가능할 뿐이며 문서 유실 방지는 어렵습니다.

 

3️⃣ 문서중앙화 솔루션

#중앙서버 #통합관리

 

문서중앙화 솔루션은 모든 파일을 중앙 스토리지에 저장하는 솔루션으로 모든 산출물들이 한곳에 모여 있어 통합 관리가 가능하고 더 나아가 문서 자산화까지 가능합니다. 또한 DRM의 불편한 활용도, DLP는 할 수 없는 문서 유실 (문서의 내용 삭제, 문서 삭제 등)을 모두 방지할 수 있죠!

 

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"아하~ 문서중앙화로 DRM과 DLP의 단점까지 보완할 수 있군요!

문서중앙화만의 또 다른 강점은 또 무엇이 있나요?"

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문서중앙화를 도입해야 하는 또 다른 이유!

지금부터 하나씩 세세하게 설명드리도록 하겠습니다😄

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첫 번째 강점

보안, 관리 비용 절감

 

문서중앙화는 업무 산출물들을 중앙 서버에 모아 저장해 문서 통합 관리가 가능한 솔루션입니다.

문서 보안 강화와 체계적인 문서관리 외에 문서중앙화 솔루션으로 회사 인프라 구축 비용을 절감할 수 있다는 사실, 알고 계셨나요?

 

1️⃣ 중복 문서 확인으로 스토리지를 효율적으로 사용하기!

문서중앙화는 문서를 중앙 서버로 모아 저장 및 관리할 수 있는 솔루션입니다. 사용자들 PC에 각각 흩어져있던 문서들이 한곳에 모여있으니 통합 관리가 가능하여 중복 문서 여부를 확인해 불필요한 중복 문서는 제거하고 필요한 문서만 관리할 수 있도록 시스템화되어 있습니다.. 실제로 이 기능을 통해 기존에 17TB였던 문서 용량을 자그마치 6TB나 줄여 스토리지 용량을 아낀 고객사도 있습니다. 불필요한 곳에 쓰이던 용량을 줄인 효율적인 운영을 통해 추후 스토리지 추가 구입에 대한 비용을 아낄 수 있죠!

 

2️⃣ 출력이 필요 없으니 종이, 토너 비용 절약 가능!

작업한 문서를 인쇄해서 보고하고, 피드백을 기반으로 내용을 수정하면 다시 인쇄해서 보고하고.. 이 과정에서 소모되는 출력 관련 비용도 만만치 않습니다. 하지만 문서중앙화 솔루션의 버전 관리 기능으로 해당 비용을 아낄 수 있습니다.

버전 관리 기능은 문서를 수정하면 해당 파일 내에 버전으로 저장합니다. 수정할 때마다 파일이 추가 생성되는 것이 아니라 동일한 파일 내에 버전 기록이 남기에 제일 최신 버전의 파일을 찾아 헤맬 필요가 없이 항상 최신 버전의 파일을 확인할 수 있습니다. 내용이 수정되었다고 기존 출력물을 파기하고 다시 인쇄할 필요 없이 중앙 서버 내 파일만 클릭하면 되니 출력물 관련 비용도 아끼고, 업무도 더욱 효율적으로 할 수 있고~! 그리고 PC뿐만 아니라 모바일, 태블릿 PC로도 문서중앙화 서버에 접근할 수 있기에 자료를 인쇄하지 않더라도 언제, 어디서든 문서 확인이 가능합니다.

 

↓↓ 사이버다임 고객사 중 문서중앙화 도입을 통해 종이 없는 업무 환경을 조성한 곳이 있습니다. 그 이야기가 궁금하시다면 클릭! 👀

 

[고객사 인터뷰] 그린 캠퍼스 인프라 조성, 문서중앙화로 학교 탄소중립 실천과 업무 효율화를

 

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두 번째 강점

문서 유출/유실 방지

 

업종에 상관없이 모든 기업이 우려하는 것이 있습니다. 바로 내부 정보 유출이죠. 특히 기술처럼 각 기업의 주된 경쟁력이 담긴 문서가 유출되면 크나큰 타격을 받게 되는데요. 문서 유출뿐만 아니라 고의나 실수로 인해 문서가 손실되는 문서 유실 역시 업무에 지장이 갑니다. 하지만 문서중앙화 솔루션이 있다면 문서 유출, 유실 걱정은 이제 그만!

 

1️⃣ 퇴사자로 인한 문서 유출은? 외부 반출 승인 프로세스, 웹사이트 문서 첨부 제어로!

퇴사한 직원이 재직 중인 직원에게 연락하여 자신이 작업한 업무 문서를 보내달라 하는 경우가 있습니다. 자료를 보내면 안 되지만 함께 일했었던 동료의 고생을 알다 보니 자료를 넘겨주곤 하죠. 이런 문서 유출 상황은 어떻게 막을 수 있을까요?

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우선, 외부 반출 승인 프로세스를 설정하여 막을 수 있습니다. 문서를 외부로 보내기 전, 승인 권한을 가진 문서관리자의 승인이 있어야 문서를 외부로 보낼 수 있는 기능으로 내부 문서 유출을 막는데 아주 효과적이죠. 하지만 해당 권한을 부여할 사람이 마땅치 않거나 회사 특성상 문서 외부 반출이 잦아 승인 프로세스를 설정하지 않는 경우도 있습니다. 이 경우, 웹사이트별 문서 첨부 제어 기능을 활용하시면 됩니다! 네이버 메일, 지메일 등 각기 다른 웹브라우저 메일별로 파일 첨부를 제어할 수 있죠. 예를 들어 개인용으로 많이 사용하는 네이버 메일은 파일을 첨부할 수 없도록 설정하고, 업무용으로 많이 사용하는 구글 지메일은 파일 원본 혹은 배포 URL을 메일에 첨부할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

 

2️⃣ 캡처/인쇄로 인한 문서 유출은? 보안 정책 설정으로!

"문서 내용을 캡처해서 외부로 보내거나 출력해서 가지고 나가는 유출 사고는 어떻게 막죠?"

보안 정책 설정 속 캡처 제어, 인쇄 제어 기능을 통해 유출을 제어할 수 있습니다. 사이버다임 문서중앙화 솔루션은 보안 정책으로 개인 로컬 PC 저장 여부, 화면 캡처, 인쇄 제어 등 다양한 요소를 설정할 수 있습니다. 게다가 하나만 생성하여 모든 사용자에게 일괄적으로 적용되는 것이 아닌 여러 개를 생성해 사용자별로 설정이 가능하여 사용자별 업무 특성에 맞춰 세부적인 설정이 가능하죠. 그리고 만약 업무 특성상 인쇄를 허용해야 하는 사용자의 경우, 출력물에 워터마크가 나오도록 설정하여 문서 보안을 강화할 수 있습니다.

 

↓↓ 출력물 보안에 대해 좀 더 자세한 내용이 궁금하시다면? 아래 포스팅을 참고해 주세요👀

중요 문서를 인쇄해서 빼돌리면 어떻게 하지? 문서중앙화 솔루션으로 종이 문서 보안까지 챙기

 

3️⃣ 파일 삭제로 인한 문서 유실은? 관리자만 삭제할 수 있는 휴지통 기능으로!

모두가 알다시피 PC에서 문서 삭제를 누르면 해당 문서는 휴지통으로 이동됩니다. 그리고 휴지통을 비우면 파일들은 완전히 삭제됩니다. 만약 업무 산출물을 실수로 혹은 누군가 악의적인 마음을 품고 문서 삭제 + 휴지통 비우기까지 진행하면..? 삭제된 문서를 다시 되찾기 어려워지죠. 하지만 문서중앙화 솔루션은 중앙 서버 내 휴지통 기능으로 언제든 삭제된 문서를 복원할 수 있습니다.

 

"휴지통에 있는 문서를 복원하는 건 기본 PC 환경에서도 가능하지 않나요?"

중요한 건 복원이 된다는 점이 아닙니다. 휴지통 비우기는 관리자만 할 수 있다는 점이죠! 휴지통에 있는 문서는 관리자에 의해서만 완전 삭제가 가능하기에 실수로 혹은 악의적으로 삭제한 문서도 언제든지 복원할 수 있습니다.

 

4️⃣ 문서 내용 삭제로 인한 문서 유실은? 버전 관리 기능으로!

 

문서 자체가 삭제되어 발생하는 유실과 사뭇 다르게 내용이 삭제되어 발생하는 문서 유실도 있습니다. 문서 파일은 그대로 있지만 내용이 없는 상황이죠.

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이런 문제는 앞서 설명드린 버전 관리를 통해 내용을 되살릴 수 있습니다. 문서를 수정 후 저장하면 새로운 버전의 문서가 버전 관리 내에 저장이 되는데 그동안의 버전들이 이력처럼 기록이 남습니다. 그리고 해당 버전들을 모두 확인할 수 있으며 복구 또한 가능하죠. 이를 활용해 문서 내용이 삭제되기 전의 버전으로 복구하면? 유실 문제 해결!👏👏

 

 

 

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세 번째 강점

랜섬웨어 예방

 

랜섬웨어는 사용자의 컴퓨터를 장악하거나 데이터를 암호화한 후 정상적인 작동을 위한 대가로 금전적이 요구를 하는 악성코드로 매년 보안 담당자들의 머리를 아프게 하는 존재입니다. 랜섬웨어 공격을 받은 기업들은 데이터 복구에 막대한 비용을 사용하거나 기존 업무 데이터들을 영영 잃어버리는 등 치명적인 피해를 입게 되는데요. 일반 기업, 공공기관을 가리지 않고 공격하기에 모두가 두려움에 떨고 있습니다. 하지만 사이버다임 문서중앙화는 다음 방법을 통해 랜섬웨어 감염을 예방할 수 있습니다.

 

랜섬웨어 방어 step 1. 화이트리스트 방식

문서중앙화 솔루션은 화이트리스트(Whitelist) 방식을 사용하기에 사전에 승인된 프로그램만 중앙 서버에 접근할 수 있습니다. 그렇기에 악성 프로그램처럼 허용되지 않은 프로그램들은 서버에 접근이 아예 불가능합니다.

 

랜섬웨어 방어 step 2. 샌드박스 영역 생성

날이 갈수록 랜섬웨어는 고도화되고 화이트리스트 방식을 뚫고 공격을 하는 유형도 생겨났는데요. 하지만 사이버다임 문서중앙화는 걱정 없습니다! 작업 시, 서버에 저장된 원본을 직접 수정하는 것이 아니라 가상 보안 영역인 샌드박스를 생성하여 작업하기 때문이죠. 그리고 원본 파일을 직접 수정하는 것이 아닌 가상 파일인 프록시(Proxy File)을 수정한 뒤 서버에 업로드하여 중앙 서버에 저장된 문서들을 랜섬웨어 감염으로부터 완벽하게 지킬 수 있다는 사실!

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실제로 사이버다임 고객사 중 랜섬웨어의 피해를 입은 곳은 지금까지 단 한곳도 없습니다.

정말 대단하지 않나요?👏👏

 

↓↓ 무시무시한 랜섬웨어의 공격에도 아무런 피해가 없던 고객사 이야기가 궁금하시다면 아래 포스팅을 클릭해 주세요👀

[고객사 인터뷰] 악명 높은 록비트 LockBit 2.0 랜섬웨어 공격 _ 사이버다임 문서중앙화는 살아남았

 

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오늘은 문서중앙화 솔루션만의 강점에 대해 알아보았습니다.

다양한 강점을 가진 사이버다임 문서중앙화 솔루션!😄

 

보다 자세한 내용을 확인하고 싶거나 문의사항이 있으시다면? 아래 연락처로 연락 주세요!

 

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