개인정보 유출 걱정 없이 문서 관리하는 방법! 금융권, 공공기관 주목!

안녕하세요! 다이미입니다.

전 세계 개인정보 유출이 급증하고 있다는 기사, 모두 확인하셨나요?

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디지털 시대가 도래하고 점점 보안이 강화되고 있음에도 2013년에 비해 2022년 데이터 유출 건수는 3배 이상 증가했다고 합니다.

특히 개인정보 유출 피해는 전년 동기보다 20% 증가한 수치인데요.

*The Continued Threat to Personal Data, 애플(2023.12)

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금융권, 공공기관 등 다루고 있는 개인정보가 많은 기업 및 기관들은

개인정보 유출 등 개인정보보호법을 위반할 시 수십억 원의 과징금을 물 수 있어 이런 이슈를 접할 때마다 근심이 많으실 겁니다.

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이제는 걱정하지 않으셔도 됩니다.

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문서중앙화는 일반 문서부터 개인정보 문서까지,

철저한 보안 프로세스에 의해 보호하고 관리합니다.

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오늘은 금융권 기업, 공공기관을 위해 문서중앙화만의 개인정보 특화 기능에 대해 알려 드리겠습니다!

 

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문서중앙화는

기업의 디지털 문서를 중앙 스토리지 서버에 저장하고, 관리자가 설정한 보안 정책에 따라 관리하는 문서 관리 · 보안 솔루션입니다. 회사의 모든 문서를 한곳에 저장하여 언제, 어디에서나 활용하고, 폴더/문서별로 부서, 사용자에 따라 읽기, 수정, 삭제 등 6단계의 접근 권한을 설정해 보안을 강화합니다.

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기업은 문서중앙화를 통해 문서 유출을 차단하고 체계적인 문서 관리를 할 수 있습니다.

 

  

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그렇다면 문서중앙화만의 개인정보 특화 기능 무엇이 있을까요?

1. 개인정보 포함 문서 검출

문서중앙화는 문서를 중앙 서버에 올릴 때 문서 속 개인정보 패턴을 추출합니다. 기본 정보인 주민등록번호, 전화번호, 이메일부터 시작해 카드번호, 계좌번호의 금융 정보는 물론 사업자등록번호, 건강보험 번호까지 추출할 수 있습니다. 이때, 카드번호와 계좌번호만 주의할 문서로 분류하는 등 개인정보 문서와 일반 문서를 검출하는 기준은 관리자가 직접 설정할 수 있습니다. 이렇게 개인정보가 검출된 문서는 보안이 강화된 폴더로 강제저장해 안전하게 관리할 수 있죠.

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💡 일일이 문서에 개인정보가 포함되어 있는지 확인하지 않아도, 내부 기준에 따라 자동으로 문서를 분류합니다. 불편함은 줄고 정확성은 높아지죠.

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2. 개인정보 문서 현황 및 추이 파악

이렇게 추출된 개인정보 문서의 현황은 통계 데이터로 확인할 수 있습니다. 개인정보가 포함된 파일의 개수부터 항목별로 몇 개의 파일이 존재하는지 등을 나타냅니다.

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💡 개인정보 문서 현황을 모니터링할 수 있습니다. 한 개의 문서에 수백만 개의 개인정보가 들어있는 금융권, 공공기관에서 문서를 관리하고, 자료를 작성하기에 편리합니다.

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3. 이중 외부 반출 승인 프로세스

개인정보가 포함된 문서의 보안을 추가적으로 강화하고 싶을 경우, 외부로 반출할 때 (1) 부서 관리자 및 (2) 별도 승인권자 모두에게 승인을 받아야만 문서를 반출할 수 있는 이중 반출 승인 프로세스를 설정할 수 있습니다. 요청 시 요청자, 문서명, 사유, 기간 등의 내용을 작성하기 때문에 사용처 및 사용 용도를 파악할 수 있습니다.

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또, 개인정보가 포함되지 않은 일반 문서의 경우에도 관리자의 승인이 있어야만 외부로 반출할 수 있도록 설정할 수 있으며 네이버, 구글 등 웹사이트별 문서 원본 첨부 가능 여부 설정, 캡처/인쇄 방지 설정 등 문서 유출을 차단하는 다양한 기능을 보유하고 있습니다.

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💡 승인 정책을 통해 외부로 유출되는 경로를 제어합니다. 개인정보 보안이 각별히 중요한 금융권, 공공기관에서 체계적으로 문서 유출을 차단할 수 있습니다.

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4. 버전 및 이력 관리

문서중앙화는 문서의 수정 이전 파일을 저장하는 버전 관리와 문서 활용 이력을 저장하는 이력 관리 기능을 가지고 있습니다. 이력 관리를 통해 문서가 외부로 반출입 된 시간이나 조회, 수정한 사람(사용자/IP)가 전부 이력으로 남아 이를 토대로 문서 활용 현황을 추적할 수 있으며, 버전 관리를 통해 이전 문서를 확인하고 복구할 수 있습니다.

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💡 주요 문서의 변경 내용을 파악하고, 사용 이력을 추적함으로써 개인정보 문서의 훼손/유출을 사전에 차단함은 물론 사후 추적도 가능해집니다.

 

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오늘은 수천만 명 분의 개인정보를 다루는

금융권, 공공기관에 꼭 필요한 문서중앙화의 개인정보 보호 특화 기능을 설명드렸습니다!

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문서중앙화를 통해 개인정보를 지키고, 완벽한 문서 보안 환경을 만들어 보세요!

 

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