안녕하세요. 다이미입니다!
최근 시간과 장소에 상관없이 언제, 어디서나 업무를 볼 수 있는
'스마트워크' 를 도입하는 기업, 공공기관이 늘고 있습니다.
스마트워크는 근로자가 자율적으로 근무 시간을 조정할 수 있게 하는 유연 근무제나,
장소의 제약 없이 언제, 어디에서나 근무할 수 있는 재택근무와 원격근무, 모바일 근무 등 다양한 형태를 포함합니다.
이렇게 시간, 장소에 구애받지 않고 일하는 업무 환경을 구축하려면 시스템이 뒷받침되어야 할 텐데요.
서로 떨어져 있어 업무 소통이 되지 않거나, 업무 자료를 요청하고 공유하는 불필요한 프로세스가 반복된다면
스마트워크를 도입했음에도 오히려 업무가 비효율적으로 진행될 겁니다.
그렇다면 어떻게 해야 스마트워크 도입 흐름에 따라가 자율적인 근무 환경을 구축하면서도,
효율적으로 협업하는 환경을 만들 수 있을까요?
정답은 바로 문서중앙화입니다.
문서중앙화를 활용한다면 문서의 수집부터 활용, 공유까지 모든 업무 과정이 편해집니다.
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문서중앙화가 무엇인가요?
문서중앙화는 업무 중 생성되는 모든 파일을 회사의 중앙 서버에 저장하는 문서 관리 및 보안 솔루션입니다. 로컬 PC로의 문서 저장을 막고 권한에 따라 문서 사용을 제어할 수 있기 때문에 기업은 산출되는 모든 문서를 수집하여 활용하고, 안전하게 보호할 수 있습니다.
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문서중앙화를 활용한 협업 A to Z
STEP 01. 모든 문서를 한 곳에 모은다.
윈도우 탐색기와 동일해 불편함 없이 바로 사용 가능
문서중앙화를 통해 로컬 PC, 외장하드, USB 등 다른 저장 매체로의 저장을 막고 기업의 모든 문서를 중앙 서버에 수집하세요. 모든 문서가 한 곳에 있기 때문에 구성원들의 여러 작업 파일을 일일이 취합하거나 찾지 않아도 서버에 접속만 하면 기업의 모든 문서를 확인할 수 있습니다.
1️⃣ 회사의 문서 관리 체계에 따른 프로젝트별, 부서별 폴더를 통해 업무와 관련된 자료를 쉽게 확인할 수 있습니다.
2️⃣ 파일/폴더명, 본문 내용, 등록자, 관리 부서, 파일 형식 등 다양한 상세 검색 옵션을 활용하여 문서 및 폴더를 찾을 수 있습니다.
STEP 02. 수집된 문서를 언제, 어디서나 활용한다.
모든 파일, 폴더 사용 이력 기록
회의실로 이동할 때는 물론 출장, 재택근무 등 업무 환경이 변경되어도 외장하드, USB를 챙기거나 드라이브에 파일을 일일이 업로드할 필요가 없습니다. 웹/모바일로 접속하거나 에이전트를 설치해 언제, 어디서나 서버에 접속하고 문서를 활용할 수 있습니다.
1️⃣ 사용자/직급/부서별로 목록조회, 읽기, 수정, 삭제 권한을 부여하여 권한에 따라 문서를 활용하도록 제어할 수 있습니다.
2️⃣ 현재 문서가 편집 중일 경우 파일에 자물쇠 표시가 생기고, 파일 접속 시 누가 언제부터 작업하고 있는지 뜨기 때문에 중복 작업의 위험이 없습니다.
3️⃣ 문서 이력 조회를 통해 누가, 어디에서 문서를 조회, 수정, 삭제, 외부 공유했는지 등 문서 히스토리를 확인할 수 있습니다.
4️⃣ 문서 버전 관리를 통해 문서의 이전 버전을 확인하여 수정된 내용을 파악하거나, 복구하여 활용할 수 있습니다.
TIP. 외부 사용자/업체와 협력할 경우 - 전용 임시 계정을 생성하여 프로젝트 폴더 또는 일부 문서에 권한을 부여한 뒤 업무를 진행하고, 업무 종료 후 권한을 변경하면 문서 보안을 지키면서도 원활한 협업이 가능합니다.
STEP 03. 작업한 문서를 공유한다.
대용량 문서도 빠르게 공유! 항상 최신 버전의 문서 사용 가능
이렇게 활용한 문서를 내외부에 원본 파일로 공유한다면, 수정사항에 따라 최종, 최최종의 여러 버전을 저장해야 하거나 재공유 시 파일을 다시 주고받는 등 협업한 문서를 비효율적으로 활용하게 되겠죠. 문서중앙화는 문서 원본이 아닌 문서의 위치를 표시하는 내부 배포 URL, 문서 다운로드가 가능한 외부 배포 URL로 문서를 공유합니다. 그렇기 때문에 용량, 속도 제한 없이 공유하고 최신 문서를 활용할 수 있습니다.
1️⃣ 내부 협업 시, 내부 배포 URL을 통해 문서를 공유하면 해당 URL을 통해 항상 최신 버전의 문서를 확인하고 수정할 수 있습니다. 폴더 공유 시에는 해당 폴더로 이동합니다.
2️⃣ 외부 협업 시, 외부 배포 URL을 통해 문서를 공유하면 문서 다운로드가 가능한 URL이 생성되며 비밀번호, 다운로드 횟수, 기간을 설정할 수 있습니다.
문서의 수집부터 활용, 공유까지 책임지는 문서중앙화로
시간, 장소에 구애받지 않는 스마트워크 환경을 구축하세요!
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