기업 문서 보안 관리를 위한 문서중앙화 솔루션 순위, 문서중앙화 제품 기능 비교

안녕하세요! 다이미입니다.

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과거에는 기업 보안이 물품, 장비의 손실에만 한정되어 있었다면,

최근 들어서는 데이터 자산의 중요성이 커지며 기업 문서 관리·보안 솔루션 도입이 기업 운영의 필수 조건이 되었죠.

내부자에 의한 정보 유출, 랜섬웨어나 해킹으로 인한 피해 등 데이터 유출로 천문학적인 피해를 입은 기업 사례가 많아졌기 때문인데요.

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지금 이 글을 보고 계시는 분들도 기업 문서 관리, 문서 보안을 위해 솔루션을 찾고 있었거나

이미 문서중앙화에 대해 알고 있어 제품 비교를 하기 위해 들어온 분들이실 테죠!

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오늘은 기업 문서의 보안과 관리를 위해 솔루션 도입을 희망하시는 분들, 문서중앙화 솔루션을 제품별로 비교하고 싶으신 분들 모두를 위해 문서중앙화 솔루션이 무엇인지부터 대표적인 문서중앙화 제품들에 대한 기능 비교까지 상세히 진행해 보도록 하겠습니다!

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문서중앙화 솔루션이란?

문서중앙화 솔루션이란 기업에서 산출되는 모든 문서를 업무용 PC가 아닌 중앙 서버로 저장하는 문서 관리 · 보안 · 협업 솔루션입니다. 관리자가 설정한 문서관리 정책에 따라 로컬 디스크, USB 등 저장 매체를 통제하고, 화면 캡쳐, 복사, 문서 출력 등 문서 유출 방지는 물론 랜섬웨어 피해 방지, 사용자 실수로 인한 문서 유실까지 방지하죠.

주요 기능(공통) 1️⃣ 문서 중앙 저장을 통해 문서의 개인화를 방지하여 기업 문서 자산화 및 통합 콘텐츠 관리 2️⃣ 문서의 외부 반출 제어, 문서/폴더별 접근 권한 제어, 문서/폴더 이력 확인 등을 통한 사내 보안 체계 강화 3️⃣ 전사 · 부서 · 프로젝트별 폴더 생성, 문서별 이전 버전 관리, URL 기반 문서 유통 등을 통해 원활한 협업 체계 구축

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문서중앙화 솔루션 제공 기업 비교

문서중앙화를 도입을 하려고 해도, 많은 제품들이 존재하고 있어 무엇을 도입해야 할지 고민이 되실 텐데요. 물론 문서를 중앙에 수집하여 관리한다는 측면에서는 모두 문서 관리와 보안에 도움이 되겠지만, 각 회사 및 제품의 특징을 알아야 회사에서 중요하게 생각하는 부분을 우선적으로 고려하여 선택할 수 있으실 겁니다.

제품	데스티니 ECM, 클라우디움 <사이버다임>	S제품	D제품	C제품	W제품
문서중앙화 제품 출시	20년 이상	10년 이상	5년 이하	10년 이상	10년 이하
시장점유율 (고객사)	1,000개 이상	300개 이하	100개 이하	400개 이하	300개 이하

문서중앙화를 찾는 분들이 가장 많이 검색하는 제품으로는 사이버다임의 문서중앙화 솔루션인 데스티니 ECM & 클라우디움과 S제품, D제품, C제품, W제품이 있는데요. 제품을 제공하고 있는 회사들의 문서중앙화 제품 출시일은 크게 10년 이상과 5년 이하로 나뉩니다. 출시한 지 얼마 되지 않았어도 우수한 기술력을 보유할 수 있겠지만 아무래도 노하우나 유지 보수 경험이 부족할 수 있죠.

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그다음으로는 얼마나 많은 고객사가 사용하고 있는지, 시장점유율 또한 제품 선택에 큰 영향을 줄 텐데요. 모두가 약 100~400개의 고객사를 보유한 가운데 사이버다임의 문서중앙화 제품은 1,000여 개 이상의 고객사를 보유해 시장점유율 1위를 차지하고 있습니다.

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문서중앙화 솔루션 기능 비교

기업의 문서와 보안을 위한 솔루션이라면 단연 뛰어난 기술력을 보유하고 있어야겠죠. 이러한 문서중앙화 제품들이 1️⃣어떤 방식으로 운영되고, 어느 규모의 기업에 적합한지부터 2️⃣기업 문서 관리를 위해 반드시 필요한 주요 기능들이 어떻게 작동하는지에 대해 비교해 보도록 하겠습니다!

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(O: 기능 보유, △:기능을 보유하였으나 일부 기능 불완전, X:기능 미보유 또는 피해 사례 존재)

제품	데스티니 ECM, 클라우디움 <사이버다임>	S제품	D제품	C제품	W제품
드라이브 방식	가상 드라이브 방식으로, 문서 조회 · 편집 시 임시 공간에 저장하여 처리	네트워크 드라이브 방식으로, 문서 조회 · 편집 시 중앙 서버를 통해 처리	네트워크 드라이브 방식으로, 문서 조회 · 편집 시 중앙 서버를 통해 처리	네트워크 드라이브 방식으로, 문서 조회 · 편집 시 중앙 서버를 통해 처리	가상 드라이브 방식으로, 문서 조회 · 편집 시 임시 공간에 저장하여 처리
적합한 사용자 규모	소규모, 대규모 모두 적합	중·소규모에 적합	중·소규모에 적합	중·소규모에 적합	소규모, 대규모 모두 적합
문서 유출·유실 관리 기능	O 폴더/문서별, 부서/직위/사용자/장치별 권한 설정으로 문서 관리	△ 폴더 권한 설정으로 권한 관리 (문서, 장치X)	△ 폴더/문서별 권한 설정으로 문서 관리 ​	△ 폴더 권한 설정으로 권한 관리 (문서X)	O 폴더/문서별, 사용자별 권한 설정으로 문서 관리
외부 협업 프로세스	O	O	△	△	O
랜섬웨어 감염 대응 기술	O	X (랜섬웨어로 인한 문서 유실 사례 有)	X (랜섬웨어로 인한 문서 유실 사례 有)	X (랜섬웨어로 인한 문서 유실 사례 有)	O

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1. 드라이브 방식 & 적합한 사용자 규모

드라이브 방식은 문서중앙화 서버에 보관된 문서와 폴더를 사용자 PC 윈도우 탐색기에 표현하는 기술에 따라, 가상 드라이브 방식과 네트워크 드라이브 방식으로 구분합니다.

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✅ 가상 드라이브 방식

가상 드라이브 방식은 서버에 보관 중인 문서에 접근하면 사용자 PC 보안 영역에 임시로 문서를 다운받아 활용하고, 작업이 완료되면 서버에 자동 저장하는 방식입니다. 가상 드라이브 방식의 경우 문서를 PC의 보안 영역으로 전송하는 과정에 일부 시간을 사용하지만 이후 문서 작업 시에는 로컬 PC의 속도를 유지하며 빠르게 작업할 수 있습니다. 특히, 문서중앙화 서버나 네트워크 구간에 큰 영향을 주지 않기 때문에 사용자 수와 상관없이 효율적으로 사용할 수 있습니다.

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✅  네트워크 드라이브 방식

네트워크 드라이브 방식은 사용자가 문서중앙화 서버 영역에 바로 접근해 문서를 열고, 활용하는 방식입니다. 윈도우 탐색기에 있는 네트워크 드라이브 연결, 해제 기능을 생각하시면 됩니다. 네트워크 드라이브 방식은 문서중앙화 서버에 직접 연결된 상태에서 작업하기에 문서를 PC에 다운로드하지 않는 장점이 있으나, 문서 조회 · 편집 작업 중간마다 계속 업데이트가 발생하는 경우 중앙화 서버에 전송하는 구조이기 때문에 문서중앙화 서버나 네트워크 구간에 부하를 발생시킵니다.

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즉, 문서 작업 시 가상 드라이브 방식은 사용자 수와 상관없이 균일한 성능을 보이기 때문에 소규모, 대규모 모두에게 적합하나 네트워크 드라이브 방식은 대규모일 경우 지연이 발생하기 때문에 소규모 사용자에게 적합합니다.

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2. 문서 유출 · 유실 관리 기능(권한 관리)

중앙에 수집된 문서를 효율적으로 활용하면서도 내외부로의 유실 · 유출을 방지하기 위해서는 주요 문서에 아무나 접근할 수 없도록 각 폴더와 문서에 접근할 수 있는 권한이 세분화되어 있어야 합니다. ①부서/직위/사용자별은 물론 PC인지 모바일인지 ②장치별로 권한을 설정하고, ③폴더뿐만 아니라 ④폴더에 들어 있는 각 문서에 대해서도 권한을 부여한다면 더욱 완벽한 문서 보안 환경을 만들 수 있을 텐데요.

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그러나 대부분의 문서중앙화 프로그램은 부서/직위/사용자별 접근 권한은 설정할 수 있지만 장치(PC/M)에 따른 권한은 설정할 수 없습니다. 또, 폴더에 대한 권한을 설정할 수 있지만 각 문서에는 설정할 수 없습니다. 언뜻 보기에는 설정할 사항이 별로 없어 간단하고 쉬워 보이지만 기업 상황에 따라 여러 권한을 설정해야 할 경우 더 복잡하게 폴더를 나누는 등 오히려 불편함이 증가할 수 있죠.

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하지만 사이버다임의 문서중앙화 제품은 부서/직위/사용자/장치별 권한은 물론 폴더/문서별로 ‘권한 없음, 목록 보기, 수정, 삭제, 모든 권한’으로 6단계, 총 36개의 권한 설정이 가능합니다. 또한 직관적인 디자인으로 구성되어 사용자 검색 후 클릭만으로 권한을 부여하기 때문에 쉽고 간편하게 세분화된 문서 관리를 할 수 있죠.

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3. 외부 협업 프로세스(외부 공유 URL)

기업을 운영하면 내부 공유 외에도 협력사나 유관 업체와의 협업이 필수적인데요. 외부에 문서를 전송하는 과정에서 정보의 유출이 발생할 수 있어 각별한 보안이 필요합니다.

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문서중앙화는 단발성 협업일 시 문서 다운로드가 가능한 외부 배포 URL을 생성하여 전송하고, 지속적 협업일 경우에는 협력 업체의 문서중앙화 계정을 생성하거나 공유 폴더를 만들어 협업합니다. 또, 외부 배포 URL 생성 시 다운로드 횟수, 기간, 암호를 설정하여 수신자의 무분별한 다운로드를 제한합니다. 또한 주요 문서의 경우 외부 반출 승인 프로세스를 설정하여 관리자의 승인이 있을 경우에만 공유할 수 있도록 할 수 있죠. 이를 통해 효과적으로 문서의 유출을 제어하고 추적합니다.

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하지만 일부 문서중앙화의 경우 외부 배포 URL을 생성하지 않고 원본 파일을 그대로 전달하기도 합니다. 이럴 경우, 문서 유출의 위험이 증가하죠. 반면 사이버다임의 문서중앙화는 URL 공유, 공유 폴더 생성, 최대 2중의 외부 반출 승인 프로세스를 설정할 수 있을 뿐만 아니라 지메일, 네이버 메일 등 웹사이트 별로 원본 파일 첨부를 허용할지, URL 공유만 가능하도록 허용할지를 설정할 수 있기 때문에 기업이 더욱 상세한 협업 프로세스를 구축하도록 돕습니다.

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4. 랜섬웨어 감염 대응 기술

내부 문서를 안전하게 관리하더라도 랜섬웨어와 같이 외부로부터의 위협이 있기 때문에 완벽한 보안 환경을 만들기 위해서는 이를 막을 수 있어야 하는데요. 네트워크 드라이브 방식 제품의 경우 PC가 감염되면 네트워크 경로를 통해 감염이 쉽게 전파될 수 있어 가상 드라이브 방식에 비해 보안에 취약합니다.

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하지만 사이버다임의 문서중앙화는 모든 문서를 가상 영역에서 작업하는 가상 드라이브를 기반으로 하여 네트워크 드라이브 방식 제품에 비해 안전한 환경에서 문서를 작업합니다. 또한 사전에 허가된 프로세스만 접근할 수 있도록 하는 화이트리스트 방식을 사용하여 악성 프로그램의 접근과 저장을 원천 차단하죠.

파일을 수정할 때도 원본 파일을 직접 처리하지 않고 가상 영역(샌드박스) 내에 복사본으로 작업, 결과를 처리하며, 모든 문서는 변경될 때마다 자동 리비전 처리를 통해 버전을 관리하고 있어 일련의 손상이 발생해도 버전 복구로 내용을 복원할 수 있습니다.

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따라서 랜섬웨어 감염이 전파되어 문서 유실이 발생한 사례가 존재하는 타제품과 달리, 사이버다임의 문서중앙화 제품을 사용하는 1,000여 개의 고객사 중 단 한 곳도 랜섬웨어로 인한 문서 유실이 발생한 사례가 없습니다. (오히려 개인 PC가 랜섬웨어에 감염되어도 중앙 서버만은 안전해서 기업 문서를 지킬 수 있었다고 합니다!)

 

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문서중앙화 솔루션은 기업의 문서를 보관하고 체계적으로 관리하여 문서 보안과 업무 효율을 향상시키지만,

문제가 생기면 기업의 모든 업무가 마비될 수 있기 때문에 신중하게 도입해야 합니다.

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믿을 수 있는 제품 안정성과 높은 기술력, 빠른 대응력을 갖춘 업계 1위 사이버다임의 문서중앙화를 선택하세요!

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