안녕하세요. 다이미입니다! 😘
요즘 데이터 보안, 업무 디지털화의 열풍으로 문서 보안, 문서 관리 솔루션을 찾고 계시는 분들이 많을 텐데요.
그 중 가장 보안성이 높고 사용하기가 편한 문서중앙화 솔루션을 도입하는 기업들이 늘어나고 있습니다.
도대체 "왜" 문서중앙화 솔루션일까요? "어떤" 기능들이 기업에 도움이 되었기에 다들 선택하는 걸까요?
그래서 오늘은 문서중앙화 솔루션이 무엇인지 궁금증을 풀어드리고
문서중앙화 국내 시장점유율 1위인 사이버다임의 문서중앙화 제품에 대해 소개시켜 드리려고 합니다!
오늘 포스팅을 통해 문서중앙화란 무엇인지, 문서중앙화의 주요 기능들은 무엇인지,
그리고 사이버다임 문서중앙화 제품들과 도입 형태에 대해 알아보세요!
문서중앙화란?
문서 중앙화 솔루션은 일반 문서 파일뿐 아니라 이미지, 오디오, 비디오, CAD 등 설계용 파일 등 모든 파일을 PC에 저장하지 않고 오로지 중앙 저장장치에만 암호화하여 저장하고, 인가된 사용자만 이를 복호화하여 편집할 수 있게 함으로써 주요 정보가 외부로 유출되지 않도록 하는 문서 보안과 관리까지 가능한 기업용 솔루션입니다. 문서를 중앙에 저장하기 때문에 권한이 있는 사용자는 편리하게 이용할 수 있고, 문서의 생성부터 폐기까지 관리자가 모두 모니터링하며 관리할 수 있습니다.
그러면 이러한 문서중앙화 솔루션이 가진 관리 · 보안 기능을 함께 알아볼까요?
문서중앙화의 주요 기능
1. 문서자산화를 통한 편리한 활용
문서중앙화는 기업에서 생산되는 모든 파일이 중앙 저장소 이외에는 저장되지 않도록 구성되어 있기 때문에 문서를 찾아 헤맬 필요가 없습니다. 모든 문서가 중앙 저장소에 저장되어 있으니까요! 또, 이렇게 수집된 문서는 기업이 설정한 문서 관리 체계에 따라 분류되어, 자료가 필요할 때마다 복잡하게 공유하지 않아도 탐색기 내에서 직접 찾거나 검색 범주(문서/폴더), 본문 내용, 등록자, 관리 부서, 파일 형식 등 상세 검색 기능을 통해 빠르게 찾아 업무에 사용할 수 있습니다.
2. 문서 유출, 유실 방지로 문서 보안 강화
1️⃣ 세분화된 권한 설정
문서중앙화는 문서를 한 곳에 모은 만큼, 이러한 문서들에 아무나 쉽게 접근하고 공유하지 못하도록 철저한 권한 관리 기능을 갖추고 있습니다. 폴더를 조회하고 폴더 속 파일 목록을 조회할 수 있는지부터 편집 권한, 삭제 권한, 공유 등 접근 권한을 사용자/부서/직급/장치별로 설정해 제어하죠. 그렇기 때문에 업무와 관련이 있거나 일정 직급 이상인 직원만 업무 산출물에 접근할 수 있게 만들어 문서의 무분별한 확인/수정을 막죠.
2️⃣ 외부 반출 승인 프로세스
문서의 외부 공유 및 반출이 필요할 경우, 승인 권한을 가진 관리자의 승인을 통해서만 문서가 반출될 수 있도록 설정할 수 있습니다. 이때 반출처, 사유, 기간 등을 입력하기 때문에 반출되는 자료를 쉽게 확인하고, 기간 및 다운로드 현황을 확인 할 수 있죠. 밖으로 공유되는 문서도 문서 URL을 이용해 대용량 문서도 빠르게 전달할 수 있다는 장점!을 가지고 있습니다.
3️⃣ 웹사이트별 문서 첨부 제어 설정 & 캡쳐·인쇄 유출 방지 설정
'보안을 강화하면서도 기존 업무 환경을 변함 없이 유지할 수 있는지'가 대부분의 기업이 솔루션을 도입할 때 중요하게 생각하는 부분일 텐데요. 문서중앙화는 웹사이트별로 문서 첨부를 제어할 수 있습니다. 예를 들어, 개인용으로 자주 사용하는 네이버 메일의 경우 파일을 첨부할 수 없게 설정하고, 사내 업무용으로 주로 사용하는 지메일의 경우 파일 원본 첨부 OR 파일 다운로드가 가능한 외부 배포용 URL 전송을 할 수 있도록 설정합니다.
물론, 파일 전송이 아니더라도 캡쳐, 인쇄를 통한 유출이 생길 수 있죠. 하지만 문서중앙화는 화면 캡처 제어, 인쇄 제어 등의 기능을 통해서 외부 반출을 막고, 필요 시 모든 인쇄 문서에 워터마크가 표기되도록 설정해 해당 문서가 회사 자산임을 표시합니다.
4️⃣ 수정·삭제된 문서의 복구
문서중앙화는 모든 문서를 '버전'으로 관리하기 때문에 문서를 수정하거나 내용을 지워도 이전 버전 파일을 확인해서 문서를 확인하고 복구할 수 있을 뿐만 아니라, 실수나 고의로 문서를 삭제한 경우에도 관리자만이 삭제가 가능한 중앙 서버 자체 휴지통을 통해 언제든 문서를 복원할 수 있습니다.
3. 랜섬웨어 차단으로 외부 위협 방지
요즘 중소기업, 대기업 할 것 없이 랜섬웨어로 인한 피해가 늘어 많은 기업들이 긴장하고 있죠. 하지만 걱정하실 필요 없습니다. 사이버다임의 문서중앙화는 화이트리스트 방식을 사용해 사전에 허가된 프로세스만 문서중앙화 서버에 접근할 수 있도록 만들어, 랜섬웨어나 바이러스와 같이 등록되지 않은 프로세스는 서버로의 접근을 차단합니다. 또, 문서 자체를 저장하고 수정할 때에도 가상 영역인 샌드박스에서 작업하며, 파일/경로/파일명 모두를 암호화해 저장하기 때문에 랜섬웨어가 원본 문서를 확인하고 암호화시킬 수 없죠.
사이버다임 고객사 중 랜섬웨어의 피해를 입은 고객사는 단 한 곳도 없다는 사실^_^
이러한 기능 덕분에 대기업은 물론 중소규모의 기업까지 수많은 기업들이 문서중앙화를 도입하고 있죠.
그렇다면 이런 기능을 제공하는 사이버다임 문서중앙화에는 어떤 제품들이 있을까요?
사이버다임 문서중앙화 제품 및 도입 형태
사이버다임의 문서중앙화는 사업 규모, 구축 형태에 따라 기업 맞춤형 문서중앙화 Destiny ECM과 어플라이언스형 문서중앙화 Cloudium 두 가지로 나뉘는데요. 일반적으로 중견기업, 대기업처럼 기존 사내 시스템 혹은 여러 업무 시스템과의 연동 등, 환경에 따른 커스터마이징이 필요하다면 Destiny ECM을 사용하고, 조금 더 저렴한 가격과 간편한 도입을 원한다면 회사 형태에 따라 cloudium 구축형/과금형을 도입합니다.
1. Destiny ECM (데스티니 ECM)
Destiny ECM은 서버 및 인프라 환경에 따른 맞춤화와 확장이 가능한 문서중앙화 솔루션으로, ERP, DRM, 그룹웨어, 검색엔진 등 타 업무 시스템과 연동해 사용할 수 있는 문서중앙화입니다.
2. cloudium (클라우디움)
Cloudium의 경우 하드웨어·소프트웨어 일체형인 Cloudium 구축형과 클라우드 서비스(SaaS)로 제공해 소규모 사업자, 전산 담당자가 없는 기업에서도 빠르게 도입할 수 있는 Cloudium 과금형으로 나뉩니다.
1️⃣ 구축형
구축형은 말 그대로 소프트웨어 등 솔루션을 회사가 자체적으로 보유한 전산 서버에 직접 설치해 운영하는 방식으로, 서버의 관리는 사내 IT팀이나 IT파트너가 진행합니다. 즉, 하드웨어 소프트웨어 일체형으로, 고객이 제품을 구매하여 소유하고 직접 운영하죠.
2️⃣ 과금형(클라우드 서비스)
과금형은 클라우드 저장소를 업체로부터 월 과금형 서비스 형태로 제공받아 운영하는 방식인데요. 공급하는 업체, 즉 사이버다임이 모든 하드웨어와 소프트웨어의 지원 및 인프라를 조달하고 설치 관리합니다. 그렇기 때문에 내부 관리 인원이 없고 소규모거나 사용 용량이 적은 경우에도 월 비용을 내고 서버를 임대하기 때문에 시스템 운영에 대한 고객 부담이 없는 형태입니다.
이미 1,000곳 이상의 많은 기업들이 Destiny ECM, cloudium을 통해 문서 보안을 강화하고,
체계적인 문서 관리를 통해 업무 효율을 높이고 있습니다.
사이버다임과 함께 업무 환경의 변화를 경험하세요!
✔️회사에 꼭 맞는 커스터마이징 문서중앙화가 필요하다면? 데스티니 ECM
✔️구축형, 과금형 원하는 용량 인원만큼 구축하고 싶다면? 클라우디움
📞 02-546-6990
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