똑같은 문서중앙화는 NO, '문서중앙화'로 프로젝트 관리까지 하는 아모텍만의 비결 (문서중앙화, Destiny ECM)

신소재를 바탕으로 한 부품의 제조와 판매를 주사업으로 하고 있는 '아모텍'을 만나다!

 

'문서중앙화'로 풍부한 기능은 (+), 관리의 부담은(-). 

자동차 부품을 포함한 유사 산업 군에 강력 추천합니다!

 

▲아모텍 전산정보팀 금봉권 차장님(좌) / 김기권 부장님(우)

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우리 회사와 비슷한 고객사 환경에서는 어떻게 활용하고 있을까? 하시는 담당자분들 많으실 텐데요~!

오늘은 바로 그런 고객사 담당자분과 함께, 성공사례 벤치마킹을 위해 아모텍에 방문하였습니다^^

지금부터, 아모텍 전산정보팀의 김기권 부장님과, 금봉권 차장님의 인터뷰를 통해 구축 스토리를 자세히 확인해보도록 하겠습니다.

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불안한 개인 PC 환경? 문서중앙화를 통해 'NO DATA'로 관리해야 안전하죠!

ECM 도입 이전에는 문서 관리를 위한 별도의 시스템이 없어, 주로 개인 PC에서 회사의 중요 문서들을 관리하였습니다. 그러다 보니 매번 직원들이 퇴사할 때마다 악의적인 삭제나 데이터 유출 문제가 발생하게 되기도 하고, 누구에게 어떤 문서가 있는지도 알 수 없었죠. 또한,글로벌 고객사들의 경우 납품을 위한 안전한 품질 관리 환경을 조성해줄 것을 요청하기도 하였죠. 이러한 이유로 사이버다임의 Destiny ECM을 통해 각 사용자 PC는 ‘NO DATA 환경’으로 조성하고, 이외 다양한 사내 보안 이슈들을 해결하고자 도입하였습니다.

 

사이버다임의 기술력+신뢰도+금액까지 모두 만족

Destiny ECM은 당사가 요구하는 기능들을 모두 구현하기에 충분하였고, 원하는 대로 커스터마이징도 가능하여 기능적인 측면에서 우수함을 가지고 있다고 판단하였습니다. 특히 이러한 기능 구현이 가능하도록, 벤더 사 영업대표가 직접 방문하여 당사에 적절한 기능들을 컨설팅 해준다는 것이 큰 신뢰감을 주었죠. 또한, 금액적인 부분에서도 기술유출방지시스템 구축 사업을 통해 구축비용의 일부를 지원받아 부담을 완화할 수 있었습니다.

자동차 부품을 포함한 유사 사업 군에 강력 추천

현재 ERP 및 그룹웨어 등을 연동하여 사용 중이고, 특별히 PMS(project management system) 기능과 설계 프로그램들을 추가로 커스터마이징하여 사용 중입니다. 본래 문서관리시스템 구축과 PMS 구축을 별도로 진행했어야 하는 것이지만, 당사만의 커스터마이징 된 문서중앙화 도입으로 투자 비용은 물론, 관리의 부담도 감소되었죠.

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PMS 기능을 탑재한 ECM 시스템은 다음과 같이 활용 중입니다. 우선 신규 프로젝트는 탬플릿에 맞춰 시스템에 등록하고, 제품 설계의 각 단계에 맞춰서 ‘승인’ 과정을 거쳐야만 다음 과정으로 진행할 수 있었습니다. 이전까지는 프로젝트 과정을 엑셀로 관리했기 때문에 체계적인 관리가 어려웠지만, 이제 ECM을 통해 모든 업무 진행 관리가 실시간으로, 명확하게 공유되고 있죠.

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또한, 관련된 모든 프로젝트 문서를 ECM에서 관리하여 버전 관리는 물론, 최종 문서들의 이력 관리도 가능해졌습니다. 현재 ECM 시스템에서는 총 190만 건의 문서를 관리 중이며, 모든 그룹사 제품의 문서까지 한곳에서 관리하고 있는 상황. 문서와 프로젝트 단계별 산출물 한 번에 관리할 수 있다는 점에서 자동차 부품을 포함한 유사한 산업 군에 ECM이 필수적이라고 생각합니다.

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▲ 프로젝트 관리 시스템이 연동된 Destiny ECM 화면 예시

 

 

 

ECM 도입 후 효율적으로 개선된 사용자 업무환경

모든 업무가 Destiny ECM 서버 내 문서를 기반으로 진행하기 때문에, 개인 업무를 보는 시간(= 즉 '딴짓'의 시간)이 현저하게 줄었어요~ 직원들의 업무 집중도가 더욱 향상되었죠! 협업 시에는 대용량 문서를 URL 만으로 편리하게 전달할 수 있어서 네트워크 트래픽이 감소하였고, 아웃룩에 쌓이는 첨부문서와 이에 대한 용량 문제 역시 함께 해결되었죠. 또한, 저장만 하면 자동으로 하나의 문서에서 과거 버전의 문서들이 함께 관리되기 때문에 동일한 내용의 파일을 날짜별로 매번 저장하여 관리할 필요 없이, 깔.끔.한. 온라인 업무 환경이 조성되죠.

▲ Destiny ECM의 버전 관리 기능

 

'DRM' VS '문서중앙화' 고민 중이라면? '문서중앙화'부터 검토할 것

Destiny ECM은 사내 업무에 필요한 다양한 기능을 제공하여 불필요한 SW 구매를 축소시켜줍니다. 문서중앙화는 문서를 서버에 등록할 때 자동으로 암호화되어 관리되기 때문에, DRM의 역할을 대체하여 사용하기에 탁월하죠. 특히, 비용 때문에 DRM을 도입하고자 한다면 더더욱 문서중앙화를 고려해보시길 추천합니다. DRM의 경우 새로운 버전의 애플리케이션이 나올 때마다 추가 개발이 너무 많이 필요하기 때문에, 매번 발생되는 유지 보수 비용을 따지면 문서중앙화의 도입이 결코 금액적으로 비싼 것은 아니라고 생각합니다.

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▲아모텍 전산정보팀 담당자들과 사이버다임 이재권 차장의 단체 사진

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흔쾌히! 방문을 허락해주신 두 분 덕분에 즐거운 인터뷰를 진행하고 온 다이미...

바쁘신 가운데 벤치마킹과 인터뷰에 응해주신 친절한 두 분께 다시 한번 감사의 인사를 드리며!~

앞으로도 더 좋은 기능으로 보답할 수 있는 사이버다임이 되도록 항상 노력할 것을 약속드리겠습니다^^!

 

또한, 아모텍과 같이 새로운 아이디어로 Destiny ECM을 활용하고 싶으신 기업이 있으시다면~

주저 말고 언제든 다이미에게 연락 주세요^^!!

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_marketing@cyberdigm.co.kr

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