[프로젝트 탐방/한국중부발전] AI, 챗봇과 만나 더 똑똑해진 '스마트 기록관리시스템'

세계 최고 수준의 발전소 건설 및 운영 기술력을 바탕으로 고품질의 안정적인 전력을 공급하고 있는 한국중부발전을 만나다!

연간 27억 원의 업무 비용 절감 효과!
4차 산업 혁명 시대에 발맞춰 신기술을 적극 활용한
한국중부발전만의 '스마트 기록관리시스템'

한국중부발전의 주현우 대리님

스마트한 기록정보 활용 및 지식자산화를 통해 급변하는 경영환경 변화에 신속히 대응하여 안정적인 전력공급을 목표로 하는 한국중부발전의 '스마트 기록관리시스템' 프로젝트 탐방기! 
프로젝트를 총괄하고 계신 주현우 대리님의 인터뷰를 통해 자세한 내용을 함께 알아보겠습니다^^

한국중부발전 '스마트 기록관리시스템' 도입 스토리

■ 표준기록관리시스템 대신 사이버다임의 ‘스마트 기록관리시스템’을 구축하신 이유는요?
표준기록관리시스템은 정부·지자체·교육청·공공기관에서 모두 통용되도록 설계된 시스템이다 보니 각 기관의 특성을 반영한 기능구현이 어렵습니다. 또한, ‘기록물의 보존’에 포커스가 맞추어져 있다 보니 관리 기능 위주로 특화되어 있죠. 기록물을 보존하는 것에 그치지 않고 ‘활용’ 하며 시스템을 활성화 하고자 했던 마음이 컸기 때문에 우리 기관에 최적인 ‘스마트 기록관리시스템’ 구축을 결정하게 되었습니다.

■ 국가기록원이 표준으로 지정한 시스템을 선택하지 않고, 한국중부발전만의 시스템을 도입하고자 하였을 때,
많은 제약들이 있었을 텐데, 구축당시 어려움은 없었는지요? 
시스템 구축계획 초기에는 공공기관임에도 불구하고 국가기록원의 표준기록관리스템을 도입하지 않고 독자적인 시스템을 개발하여 구축한다는 것에 대해, 회사 내부적으로도 우려와 걱정이 많았습니다. 하지만, 국가기록원에서도 공공기관의 자발적인 개발형 기록관리시스템 구축에 대해 긍정적 의견을 주셨으며, 기술적, 제도적인 지원을 약속해주셔서 많은 도움이 되었습니다. 

■ 기록관리시스템 전문 업체가 아닌, 문서관리시스템 전문업체 사이버다임을 선정하신 이유가 있으신가요?
정부나 지자체가 아닌 일반 공공기관들은 기록물 생산 및 활용이 상당 부분 사기업과 유사하기 때문에 공문서 이외에도 다양한 유형의 비정형문서를 관리 및 활용할 수 있는 시스템으로 도입해야 한다고 생각했습니다. 또한, 직원들이 신규시스템 도입 등 변화된 환경을 쉽게 적응할 수 있는 UI/UX를 가진 시스템인지 여부를 중점적 고려했습니다. 제반 사항을 고려했을때 사이버다임의 제품 기능이 우수했던 것은 물론, 영업대표가 전문적인 컨설팅을 통해 고객의 요구 사항에 대한 방향성을 제시하는 등 시스템을 설계하는데 많은 도움을 주어 사업 준비과정에서 높은 신뢰감을 주었습니다.
  

인공지능 결합한 '스마트 기록관리시스템'의 운영 계획과 기대효과

■ 어떤 기록물들을 '스마트 기록관리시스템'과 연동하여 관리하실 계획인가요?
전자결재시스템에서 관리중인 5TB의 과거 기록물을 스마트 기록관리시스템으로 이관할 예정이며, 분류체계를 전문으로 관리하는 BRM솔루션과 연동하여 관리할 계획입니다. 이외에도 그룹웨어, 원문공개시스템, 검색엔진, SSO, 챗봇 등 정보시스템과의 연계로 결재문서 이외의 사내 관리되는 모든 기록정보를 체계적이고 안정적으로 관리할 수 있는 환경을 조성할 계획입니다.

■ 기록관리시스템에 인공지능 기술이 가미되었다는 점이 굉장히 흥미롭습니다. 자세히 알려주시겠어요?
단순한 검색기능을 뛰어넘어, 개인화된 서비스 제공을 위한 지능형 개인 추천, 지능형 검색 및 챗봇 등을 접목했습니다. 이 기능들을 활용한다면 업무자료를 검색하는 행위를 최소화하고, 본인 업무와 유관 문서를 추천받거나 과거 담당자들이 생산했던 기록물을 제공받아 사전적으로 업무의 맥락을 파악하게 해주는 개인화된 정보를 제공받을 수 있게 되죠. 또한, 각 시스템 내 산재된 문서를 직접 찾거나, 담당자에게 업무관련 정보를 질의하여 해결했던 비효율적인 업무처리과정은 AI 등 신기술을 통해 해결될 것으로  생각합니다. 

++ 특히, 챗봇 서비스는 추후 경영지원 쪽에서 많이 사용될 것으로 예상하고 있습니다. 계약 업무시마다 각 케이스별로 참고해야 하는 법령이나 고려 사항이 매번 다르고, 이러한 법령들을 사용자가 일일이 숙지하고 있는 것이 어렵기 때문에 업무 진행 시 많은 부담이 작용됩니다. 하지만, 챗봇을 활용한다면 ‘ㅇㅇ사규의 ㅇㅇ조항을 참고하여라.’는 구체적인 답변을 제시해 줄 것이고, 이로써 어려움 없이 관련 조항을 찾아낼 수 있게 될 것 입니다.

■ 이번 시스템 도입이 최종 완료되면 한국중부발전의 업무에 어떤 효과를 가져오게 될 것이라고 생각하시나요?
스마트 기록관리시스템 구축으로 기록물 활용이 증진되고 업무처리시간이 감소되어 연간 약 27억원의 비용 절감 효과가 있을 것으로 예상하고 있습니다. 또한, 비정형･비전자 기록물에 대한 유실 대응 및 장기 보존 문제도 완벽하게 해결되어 조직의 지식자산화의 목표를 더욱 완벽히 달성하게 될 것이라고 예상합니다.  

■ 마지막으로 프로젝트를 진행하시면서 사이버다임에 대해 느꼈던 좋은 인상은 어떤 것이었나요?
사이버다임(*특히, PM인 김경엽 팀장)은 사업 진행 중 여러 의사결정 상황에서 최적의 결정을 내릴 수 있도록, 다양한 정보를 제공하고 컨설팅해주어 초기 계획보다 더욱 좋은 방향으로 이끌어 주었습니다. 수행 팀원들도 사업에 대한 정확한 이해를 바탕으로 적극적으로 분석설계에 참여하고, 개발에 착수하여 준공시점이 다가올수록 더욱 탄력을 개발하고 있습니다. 이외에도 철저한 일정관리는 물론, 발주사에서 사업담당 실무자들이 업무보고 등 사업수행 진행보고를 원활하게 할 수 있도록 많은 지원을 해주어 프로젝트 관리하는데 많은 도움이 되었습니다

사이버다임 김경엽 팀장(좌)과 한국중부발전 주현우 대리(우)가 성공적 프로젝트 마무리를 위해 "화이팅"을 외치고 있다.

프로젝트 팀원 대표, PM 김경엽 팀장에게 질문!

■ 한국중부발전의 분위기는 어떠한 가요?
사실, 개발 단계 막바지라 프로젝트 인원 모두 야근에 지쳐 있는 상태이긴 합니다~ㅎㅎ
하지만, 사이버다임 내 신규 솔루션 개발이라는 공동의 목표를 가지고 열심히 달리는 중이죠!
 
■ 이번 프로젝트를 진행함에 있어서 유의할 점, 혹은 각별히 신경을 써서 진행하고 있는 것이 있나요?
일정이 차질이 없이 진행되기 위해서는 개개인의 컨디션 체크 역시 중요한 문제가 되겠죠? 
때문에, 다 같이 야근을 하기보다는 개인 할당량, 개인 목표 일정, 개인 컨디션에 따라 자유롭게 출퇴근할 수 있도록 자율근무제를 시행하는 등 최상의 컨디션을 유지할 수 있도록 하고 있습니다. 

한국중부발전 ‘기록관’에 마련된 사이버다임 프로젝트 팀원들의 공간

"성공적 프로젝트 수행"이라는 공통의 목적을 향해, 고객과 프로젝트 팀이 하나가 되어 달려가는 한국중부발전 프로젝트!!!
친절한 미소와 함께 인터뷰 내내 성심성의껏 답변해주시던 주현우 대리님께도 다시 한 번 감사 인사를 드리며~
프로젝트 팀에 대한 아낌없는 칭찬과 격려에, 사이버다임에 대한 많은 배려를 느낄 수 있었던 하루였습니다. 

또한, 한국중부발전의 주현우 대리님과 같이 끊임없는 열정과 아이디어를 제안해주시는 고객 여러분들을 위해서 
더 큰 비전을 제시할 수 있는 사이버다임이 되도록 더욱 노력할 것을 약속드립니다!