철통보안에도 문서 활용의 편리함은 그대로~ (리더스코스메틱, 문서중앙화,클라우디움)

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클라우디움으로 문서 유출 걱정 끝.
자유로운 문서 공유에도 안전함이 유지되죠.

오늘의 인터뷰 대상! 리더스 코스메틱 정보지원팀의 배상민 주임님~

NAS 서버만으로는 2% 부족할 때

클라우디움 도입 전에는 개인 PC에 문서를 저장하고 NAS서버를 통해서 공유했습니다. 물론 NAS 서버로도 문서 공유의 갈증이 어느정도 해소되었지만 다른 문제들이 발생했죠. 100명이 넘는 다수의 사용자가 사용하다 보니 이름만 다른 데이터가 중복으로 산재되었고, 외부로 공유되는 파일들의 유출 문제도 염려되었죠. 이러한 이유로 보안 SW를 알아보던 중 문서도 자산화할 수 있고, 공유와 보안기능까지 탁월한 클라우디움을 도입하게 되었어요.

안전한 문서 관리엔 역시 클라우디움!

클라우디움은 타사 클라우드 서비스들과 비교해보았을때 보안 기능이 가장 풍부했습니다. 문서 부터, 폴더까지 일일이 접근 권한 설정이 가능하다는 점이 가장 마음에 들었어요.  접근 권한을 줄 수 있는 대상도 직접 지정이 가능하니까, 중요 문서를 다루는 팀과 일반 문서를 다루는 팀들을 나누고, 상황에 맞게 유연한 권한 설정을 해둘 수 있죠.  

예를 들어, 신제품 관련 문서나 재무 관련 문서의 경우 해당 문서 사용과 직접 연관이 있는 상품기획팀, 품질관리팀, 연구소 등만 접근 할 수 있도록 권한을 설정해두고 이외의 직원들은 확인이 불가능하게 할 수 있죠. 또, 중요 문서를 다루는 팀들은 반드시 관리자 승인 후에만 반출이 가능하도록 하고 이외 팀의 경우 자유롭게 문서를 사용할 수 있게 해둘 수 도 있어요. 사실 사용자들은 이러한 보안 관련 정책이 불편함으로도 느껴질 수 있는데, 보안을 위해 사용한다는 목적을 잘 이해해주고 있어요.

무분별한 열람을 제한하는 클라우디움의 접근 권한 설정

철통보안에도 편리함은 그대로~

보안이 강화된 반면 사용자들의 문서 공유 방법은 더욱 다양해졌습니다. 클라우디움에 저장해둔 문서들 중 빈번한 공유가 필요한 문서는 주로 '공유폴더'를 통해 관리하고, 단발적인 공유의 경우 용량과 관계없이 URL링크만으로 신속하게 전달하고 있어요. 특히, 문서가 공유될 때마다 이력이 남기 때문에 별도로 승인하지 않아도 되니까 누구나 문서의 흐름을 파악할 수 있죠. 게다가, 이미 외부로 배포 문서 URL도 어떤 PC에서 다운받았는지 다운로드 이력으로 꼼꼼히 관리되서 관리자 입장에서는 더욱 안심이 됩니다. 

문서의 흐름을 파악할 수 있는 URL 공유

아찔했던 랜섬웨어 감염의 순간에도..

최근 품질관리팀에서 2~3건의 랜섬웨어 감염이 발생하게 되면서 클라우디움의 진가를 제대로 확인할 수 있었습니다. 품질 관리팀은 사내에서도 중요 문서를 관리하는 팀으로서 관리되는 문서들의 중요도가 높은 편이었죠. 하지만, 담당자들 모두 클라우디움에서 문서를 관리중이 었기 때문에 랜섬웨어 감염에도 문서 소실을 방지할 수 있었어요. 클라우디움이 없었더라면 아찔한 순간이었겠지만, 다행히 사용자들에게는 다시 한 번 클라우디움을 활용해야겠다는 자발적 변화관리 효과를 가져다 준 헤프닝으로만 끝났죠. 담당 업무자들도 PC 교체만으로 신속하게 원래의 업무로 돌아올 수 있었어요.

'보안을 강화하면 활용률이 줄어들진 않을까'하는 걱정은 NO. 
자유로운 문서 활용에도 더 안전해지는 문서중앙화 클라우디움.
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