안녕하세요. 다이미입니다! ^__^
이전 포스팅에서 파일 서버와 문서중앙화 솔루션의 공통점과 차이점을 비교해 보았는데요!
그동안 많은 분들이 헷갈려 하셨던 두 가지 문서 관리 방법에 대해서 잘 알아볼 수 있는 시간이 되었나요?
아직 해당 내용을 확인하지 못했다면? 👉 파일 서버 구축(NAS)vs문서중앙화 공통점과 차이점 비교
파일 서버와 문서중앙화 솔루션의 기능을 비교 분석하면서 문서중앙화 솔루션만의 특장점들을 소개해 드렸지만,
문서중앙화 솔루션 도입을 고려하시는 분들이라면 각 기능별로 더욱 자세한 내용을 알고 싶어 하실 테죠.
그래서 준비했습니다!!
우리 회사에서 문서중앙화 솔루션을 도입하면 어떤 기능을 효과적으로 사용할 수 있을지,
또 문서 관리부터 보안 기능까지 겸비한 문서중앙화로 우리 회사는 어떻게 업무 환경을 개선하고 생산성을 높일 수 있을지
기업 문서, 보안 관리를 위한 선택! 문서중앙화 기능을 속속들이 알아보겠습니다~!
불편함은 가라!!
사용자 편의를 높이는 문서중앙화 기능
문서중앙화 솔루션과 파일 서버의 가장 큰 차이점은 강제로 모든 문서를 중앙 서버에 저장하는 문서중앙화 솔루션과, 사용자가 생성한 문서 중 공유하고자 하는 문서를 선택하여 저장하는 파일 서버였는데요. 이처럼 PC에서 생성되는 모든 파일을 강제로 중앙 서버에만 저장함으로써 얻을 수 있는 편리함은 무엇이 있을까요?
업무 생산성화 편의성을 동시에 만족!
1. 언제 어디서든 모바일· PC로 중앙 서버 접속
업무 중 생성되는 모든 문서가 한곳에 모여있는 문서중앙화 솔루션은 언제 어디서든 중앙 서버 접속만으로 회사의 모든 문서를 확인할 수 있습니다.
출장·외근이나 휴가로 인해서 PC 사용이 어려운 경우에는 모바일 어플에 접속하여 중앙 서버 내 문서들을 확인하고 수정 및 다른 사용자들에게 전달할 수 있습니다. 이렇듯 모바일과 PC를 활용해서 장소, 시간에 관계없이 언제든 업무 환경을 구축할 수 있다는 점에서 스마트한 업무 환경을 구축할 수 있죠!
2. 수많은 문서 속 빠른 검색
"수많은 회사 문서들이 한 곳에 저장되어 있을 때, 오래전 문서나 업무 문서를 찾기까지 오랜 시간이 소요되지 않을까요?"
문서중앙화 솔루션은 윈도우 탐색기과 같은 형태를 지원하고 있으며, 정밀한 검색 기능이 있습니다. 문서, 폴더 별로 검색이 가능하며 문서 내의 특정 정보를 데이터베이스로 관리하기 때문에 문서 작성자/본문 내용/파일 형식/ 파일 크기까지 세부적인 검색이 가능합니다. 내용으로만 문서를 검색하게 되는 경우에도 쉽고 빠르게 문서를 찾아서 사용할 수 있습니다.
뿐만 아니라 오래전에 생성해둔 문서까지 중앙 서버에 모두 저장되어 있기에 문서의 재활용이나, 업무 참고용으로 사용할 수 있어 잃어버린 문서를 다시 찾는 시간을 절약할 수 있죠. 업무별로 참고할 수 있는 문서가 태그, 키워드로 정리되어 있기 때문에 업무를 처음 맡게 된 사용자라도 효율적으로 업무를 처리할 수 있습니다.
3. 언제 어디서든 업무 효율성 향상
문서중앙화 솔루션은 문서 원본이 아닌 문서가 저장되어 있는 위치를 URL 링크로 공유합니다. 문서를 공유한 뒤 사용자가 문서를 수정한 뒤 수정된 버전의 파일을 다시 공유하지 않아도, 1️⃣ 중앙 서버 접속만으로 가장 최신 버전의 문서를 바로 확인할 수 있죠. 이러한 방법으로 협업을 진행하게 된다면 프로젝트 중에 문서를 여러 번 수정하여도 최종, 최최종, 최최최종과 같은 수십 개의 문서를 각각 기록하고 저장해두지 않아도 문서 하나로 모든 업무를 해결할 수 있습니다. 또, URL 공유는 원본 문서를 공유하는 것이 아니기 때문에 문서 용량에 제한 없이 대용량 문서도 URL을 통한 손쉬운 공유가 가능하죠.
만일, 사용자가 문서를 수정한 뒤 이전 버전의 문서 내용을 확인하고 싶다면 2️⃣문서 버전 관리 기능을 사용할 수 있습니다. 중앙 서버 내 모든 문서는 매 수정 시마다 버전으로 관리되고 있어, 사용자가 일일이 문서의 버전을 따로 저장하지 않아도 버전 관리를 통해서 매번 수정할 때마다 생성되어 있는 문서를 복구하여 사용할 수 있죠!
또한 중앙 서버에 모든 문서가 저장되어 있기 때문에 부서 변경이나 퇴사자가 발생한 경우에도 별도로 문서를 정리하여 새로운 인원에게 인수인계를 하거나 일일이 문서를 전송하지 않아도, 3️⃣중앙 서버 접속만으로 이전의 문서를 모두 확인할 수 있어 빠른 인수인계가 가능합니다.
철저한 보안까지 겸비한
팔방미인 문서중앙화 솔루션
가상 드라이브 방식의 사이버다임 문서중앙화 솔루션
든 문서를 한곳에 저장하는 문서중앙화 솔루션! 문서가 한 곳에 저장되어 있는 만큼 철저한 보안을 유지해야 할 텐데요!
사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 랜섬웨어로부터 안전하고 네트워크 트래픽이 없는 가상 드라이브 방식을 사용하고 있습니다.
🚩 네트워크 드라이브 방식 VS 가상 드라이브 방식
대부분의 문서중앙화는 네트워크 드라이브 방식을 사용하고 있는데요. 네트워크 드라이브 방식은 개인 PC와 서버가 항상 연결되어 있어 지속적으로 서버의 리소스를 사용해야 하기에 접속자 수가 많거나 크기가 큰 파일을 사용하게 되면 네트워크 트래픽 현상이 발생해 속도 저하로 연결되어 업무에 불편함을 얻을 수 있습니다.
반면, 가상 드라이브 방식은 1) 문서 열람 시 서버가 아닌 사용자의 PC에 암호화된 가상화 영역을 임시로 생성하여 개인 PC 리소스를 사용해 네트워크 트래픽 현상이 발생하지 않아 문서 작업 속도가 빠르고 2) 개인 PC의 암호화된 영역에서만 문서 수정 작업이 이루어지기 때문에 중앙 서버에 랜섬웨어가 침투하는 것을 철저하게 막을 수 있습니다.
두번의 승인 과정으로 철저한 보안의 반출 프로세스
A 기업의 퇴사자가 재직자에게 회사의 중요한 프로젝트 문서에 대해 반출을 요청해 영업 기밀이 유출된 사건!!
다들 한 번씩을 들어보셨을 텐데요 🚨
문서중앙화 솔루션은 회사의 기밀문서가 유출되었을 경우 발생하는 막대한 피해를 막기 위해서 폴더/파일별 접근 권한 제한 설정을 할 수 있고, 문서에 접근 권한을 가진 사용자라도 문서를 외부에 반출하게 될 경우 반드시 승인자의 승인 처리를 거친 뒤 반출이 가능하다고 말씀드렸었는데요.
회사의 기밀문서도 유출되면 막대한 피해가 발생하지만, 요즘 더욱 이슈가 되고 있는 개인 정보 문서의 경우 더욱 철저한 보안이 필요하죠.
그렇기 때문에 개인 정보 문서의 경우 기본적으로 문서 반출 승인 권한을 가진 부서 문서 관리자 외에 별도로 승인권자를 추가하여 2중 승인이 있어야 문서 반출이 가능하도록 되어 있어 두 번의 승인 과정으로 철저한 프로세스를 확립할 수 있습니다.
웹 브라우저별 메일 첨부 파일 형식 제어
외부로 유출되는 문서에도 철저한 보안을 유지할 수 있도록 문서중앙화 솔루션은 웹 브라우저 메일에 파일 첨부 제어 기능을 설정할 수 있습니다.
회사의 정책에 따라 사용 횟수가 많은 웹 브라우저에서만 이메일에 파일 첨부가 가능하도록 설정하여 높은 보안을 유지할 수 있죠.
뿐만 아니라 파일 첨부 형식도 설정이 가능한데요. 회사의 공통 메일 서버나, 회사의 사용자가 가장 많이 사용하는 메일에는 문서를 원본으로 첨부할 수 있도록 설정하고 사용량이 적은 웹 브라우저에는 메일에 파일을 첨부할 수 없도록 하거나, 파일 형식을 원본이 아닌 링크로만 첨부할 수 있도록 설정하는 것도 가능합니다.
문서중앙화 솔루션에서는 문서를 외부에 반출한 뒤에도 이력 관리 기능을 통해서 해당 문서가 어디에 반출되었고, 누구에 의해서 열람 되었는지 등 세부적인 모든 사항을 확인할 수 있어 더욱 철저한 보안 관리가 가능합니다! 👍
캡쳐/ 인쇄로 인한 문서 유출 방지
파일을 외부에 반출할 때 외부 반출 승인 프로세스를 거치고, 메일로 전송할 때 첨부 파일 형식을 설정하고, 이력 관리로 문서를 이력까지 확인할 수 있을 만큼 철저한 보안 기능을 유지하는 문서중앙화 솔루션인데요. 그렇다면 더 나아가 문서 내용을 캡쳐해서 외부로 보내거나 출력물로 반출하는 유출 사고에도 대응을 가능할지를 주목해야 할 텐데요.
사이버다임의 문서중앙화는 보안 정책 속 캡처 제어, 인쇄 제어 기능을 통해서 유출을 제어할 수 있습니다. 보안 정책으로 개인 로컬 PC 저장 여부, 화면 캡처, 인쇄 제어 등 다양한 요소에 대해서 설정이 가능한데요. 게다가 사용자의 업무에 따라서 여러 가지 보안 정책을 설정하여 사용자별로 세부적인 보안 정책을 설정할 수 있어 철저하게 보안을 지킬 수 있습니다.
만일, 업무 특성상 인쇄 작업이 많은 사용자라면 출력물에 워터마크가 나오도록 설정하여 문서 보안을 강화할 수 있고, 공공기관에 제출하는 문서를 인쇄하는 경우에는 특정 기간 동안 워터마크가 나오지 않도록 설정하는 등의 회사 정책에 따라서 딱 맞는 보안 설정으로 편리한 문서 관리부터 철저한 보안까지! 팔방미인과 같은 문서중앙화 솔루션입니다.
오늘은 이렇게 지난번 파일 서버와 문서중앙화 솔루션의 기능을 비교한데 더해,
더욱 심층적인 문서중앙화 솔루션의 관리 및 보안 기능을 알아보았습니다 ^~^
규모가 작은 기업이나 중소기업이 경우 IT 전담 인력이 없어, 문서중앙화 솔루션 도입 후 관리에 대해 걱정하실 수 있는데요.
사이버다임의 기술지원팀이 여러분을 도와드리고 있으니 걱정 마세요!
문서중앙화 솔루션의 기능들을 가장 잘 알고 있는 사이버다임의 전문 인력이 여러분들의 IT 담당자가 되어 드립니다!!
1) 고객 기술 지원 센터를 운영해 실시간으로 고객의 문의사항을 접수 및 응대하며, 2) 월 1회 해피콜을 진행해 고객의 불편한 점이나 개선사항을 확인하고 있습니다. 또한 직접 찾아가는 서비스! 3) 고객사 방문 인터뷰까지 시행하고 있어 고객의 소리에 귀 기울이고 언제든 불편함이 있을 때는 빠르게 피드백을 반영해 최상의 서비스를 제공하기 위해서 노력하고 있습니다.
보다 자세한 내용을 확인하고 싶거나 문의사항이 있으시다면? 아래 연락처로 연락 주세요!
✔️회사에 꼭 맞는 커스터마이징 문서중앙화가 필요하다면? 데스티니 ECM
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📞 02-546-6990
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