안녕하세요. 다이미입니다!
제조업은 제품의 설계부터 개발, 생산까지 전 과정에 3D CAD, 오토캐드, 솔리드웍스 등 다양한 도면 프로그램을 활용하는데요.
이렇게 생산된 도면 파일은 기업의 핵심 자산이기 때문에 문서 유출관리에 각별히 신경을 써야 하지만
용량이 크고 파일 형식도 제각각이기 때문에 보관은 물론 다른 장소에서의 활용이나 공유가 쉽지 않습니다.
여러분의 회사는 이런 도면 파일을 어떻게 관리하고 계신가요?
MFG(생산 제조 전문 매거진)이 2022년 조사한 ‘대한민국 CAD 사용 현황 설문조사’에 따르면
응답자의 76%가 도면 관리를 위한 별도의 솔루션을 사용하지 않고 있다고 응답했으나,
80%가 도면 관리 솔루션을 도입 또는 검토할 의향이 있다고 응답했습니다.
다들 필요하다고 느끼는데 도입하지 않고 있는 이유가 무엇일까요?
도면 관리 솔루션에 대한 정보 부족, 비싼 비용, 전문 관리 인력 부족, 적합한 솔루션의 부재 때문인데요!
오늘은 도면 관리의 불편함을 짚어 보고, 이를 해결할 수 있는 도면 관리 솔루션으로써의 문서중앙화를 소개시켜 드리고자 합니다.
대용량 도면 파일을 한 곳에서 관리하고 공유할 수 있는 솔루션이 있나요?
문서중앙화는 일반 문서뿐만 아니라 3D CAD, 오토캐드, 솔리드웍스 등 어떤 형식의 도면 프로그램 문서든 개인 업무용 PC로의 저장을 금지하고, 중앙 서버에 저장하게 함으로써 문서 관리의 효율성을 높이고 보안을 강화한 솔루션입니다. 중앙 서버에 모든 문서를 저장하기 때문에 개인이 문서를 무분별하게 반출하는 것을 막고, 중앙 서버 내에 있는 문서를 언제 어디에서든 활용할 수 있습니다.
또한 문서중앙화는 다양한 옵션을 가진 상세 검색 기능을 제공합니다. 검색 범주(문서/폴더), 본문 내용, 등록자, 관리 부서뿐만 아니라 파일 형식에 따라서도 문서를 찾을 수 있기 때문에 여러 검색 옵션을 적용해 원하는 도면 파일을 찾고 활용하기에도 수월합니다.
그리고 이러한 문서를 내외부로 공유할 때에는 문서의 원본 파일이 아닌 문서들이 가진 고유의 URL 주소를 공유합니다. 즉, 내부에서 공유할 때에는 URL을 통해 문서에 접속해서 활용하고, 외부로 배포할 때에는 URL 클릭만으로 문서를 열람하고 다운로드할 수 있습니다. 이를 통해 대용량 파일을 보낼 때 소요되는 시간이나 용량 제한의 이슈에서 완벽히 벗어날 수 있습니다. 또, 외부 공유 시 비밀번호/기간/횟수까지 설정할 수 있어 보안까지 강화되죠.
언제 어디서나 다양한 기기로 접속해서 활용할 수 있나요?
용량이 큰 도면 문서를 장소에 따라 활용하기 위해 매번 외부 저장 장치나 드라이브에 넣어 가지고 다니는 건 불편하고 번거로운 문제였을 겁니다. 하지만 문서중앙화는 장소와 시간의 제약을 받지 않습니다. 문서중앙화는 PC에 설치하여 활용하는 에이전트뿐만 아니라 웹/모바일 버전도 지원하기 때문에 장소가 바뀌어도 언제, 어디에서나 다양한 기기를 통해 중앙 서버에 접속해 문서를 확인 · 활용할 수 있죠.
또, 아무나 문서를 활용할 수 없도록 6단계의 세분화된 권한을 설정해 문서를 관리합니다. 폴더 또는 개별 문서에 대한 권한을 사용자/부서/직급/장치(PC/M)에 따라 부여하죠. 이때, 부여되는 권한은 권한 없음, 폴더 내 목록 보기, 문서 읽기, 수정, 삭제, 모든 권한의 6가지로 설정할 수 있습니다. 이를 통해 누가, 언제, 어디에서 접속하든 설정된 권한에 따라 문서를 활용할 수 있게 해 보안을 강화합니다.
최신 도면을 활용하면서 도면 수정 이력을 파악할 수 있나요?
도면 파일의 경우 세부적인 수치가 변경되면 전체적인 설계, 개발, 생산의 모든 단계가 틀어질 수 있어 이전 문서를 확인하는 게 중요하고 덮어쓰기로 인한 오류가 없어야 하죠. 하지만 도면 문서의 경우 용량이 크기 때문에 신규 버전이 생성될 때마다 이를 저장하고 보관하기에는 많은 용량 부담이 있었을 겁니다.
문서중앙화는 이러한 문서 관리의 불편함이 없도록 버전 관리 기능을 통해 한 문서의 생성부터 수정까지 모든 버전 파일을 저장합니다. 이를 통해 항상 최신 버전의 문서 확인이 가능하고, 문서 이전 버전을 확인하거나 복구할 수 있습니다. 또한 이력 관리 기능을 통해 문서의 조회, 수정, 이동, 다운로드 등 문서를 활용한 사람의 이름부터 시간, 수정 시작 및 완료 시각, IP까지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 대용량 도면 문서를 효율적으로 관리할 수 있을 뿐만 아니라 이력을 통해 악의적인 행위를 차단하고 추적할 수 있습니다.
데이터 유출과 같은 보안 문제도 해결할 수 있나요?
문서중앙화는 외부 반출 승인 프로세스를 통해 관리자의 승인이 있을 때에만 문서를 외부로 반출할 수 있도록 설정할 수 있습니다. 그렇기 때문에 주요 문서의 경우 권한이 있는 사람만 활용하도록 권한을 설정하여 관리하고, 추가적으로 반출 승인 프로세스를 설정해 외부로의 유출을 막을 수 있습니다.
이밖에도 랜섬웨어 등 외부 공격이 있을 때에도 허가되지 않은 프로세스의 중앙 서버 접근을 차단하는 화이트 리스트 접근 제어 방식과, 로컬 임시 보안 영역인 샌드박스에서의 문서 작업을 통해 원본 파일을 보호하고 있기 때문에 외부에서의 공격에도 문서 유출과 유실을 걱정하지 않으셔도 됩니다. (사이버다임 고객사 중 랜섬웨어 공격으로 인해 문서 유출 · 유실 피해를 입은 고객사는 단 한 건도 없습니다!)
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"DRM은 사용 중인 도면 프로그램 지원이 불가능했는데,
문서중앙화를 통해 다양한 포맷 형태의 프로그램도 호환성 걱정 없이 사용하게 되었습니다."
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