여러분들은 회사의 문서나 파일들을 공유할 때, 어떤 방법을 사용하고 계신가요?
대부분의 사용자들은 사내에서 문서 공유는 주로 이메일이나 회사 메신저 또는 USB를 이용하곤 하죠.
그럼, 이미 공유한 문서에 수정이 필요할 땐?
매번 직장 동료에게 수정된 문서의 이름을 바꿔 전송해야 하고,
그러다보면 사내 메신저 대화창과 이메일은 수정한 문서로 가득차는 모습을 확인할 수 있습니다.
🤔 " 수정한 부분이 공유한 문서에 바로 바로 반영되면 좋겠다..
여러번 공유하지 않아도되고..!
사이버다임의 문서중앙화 솔루션을 사용한다면 여러번 공유하지 않아도
항상 최신 문서를 공유할 수 있는 방법이 있습니다! 또한 안전하게 공유 문서를 관리할 수 있죠!
사이버다임의 문서중앙화 솔루션으로 더욱 편리해진 문서 공유 환경을 자세히 만나볼까요?
문서가 저장되어 있는 위치를 전달하는 URL 링크 공유 방식
[1] 수정된 문서도 실시간으로 확인 가능! 회사 내 편리한 파일 공유 방법
사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 회사 내에 있는 모든 문서를 개인 PC가 아닌, 중앙 서버에 저장하고 있습니다.
회사에 소속된 직원들은 모두 중앙 서버 내 파일에 접근할 수 있기에 파일 공유 시 원본 파일을 전송할 필요 없이,
파일이 중앙 서버에 위치한 장소를 URL로 공유해서 간편한 문서 공유가 가능합니다.
그리고 파일이 수정되더라도 다시 파일을 보낼 필요가 없습니다. 기존에 전달한 URL에 다시 접속하면 수정된 파일을 확인할 수 있어,
이메일이나 채팅방에서 파일을 찾아 헤매는 불필요한 시간을 줄일 수 있죠😉 또한 URL 링크 공유는 실제 파일을 전달하는 것이 아니기에
첨부 파일 용량 제한 없이, 대용향 파일도 빠르게 공유할 수 있습니다!
[2] 외부에 반출되는 문서도 유출 걱정 없이! 철저한 보안을 유지하는 안전한 공유 방법
"회사 내부에서 문서를 공유하는 방법은 이렇게나 편리한데~
그럼 회사 내부 인원이 아닌, 회사 외부 인원이나 협력 업체에 문서를 공유해야할 땐 어떻게 하나요?"
걱정마세요! 문서중앙화 솔루션과 함께라면 문서 외부 반출도 걱정 없습니다.
문서를 회사 외부로 보낼 때는 내부에서 공유할 때처럼 외부용 URL을 생성해 전달할 수 있습니다. 혹시 문서가 무작위로 반출 될까
걱정된다면, 승인자의 승인을 받아야만 문서를 전송할 수 있는 외분 반출 승인 프로세스를 설정하면 걱정 끝!
제품 도면이나 설계도 등 회사의 핵심 기술이라 유출이 되면 안되는 문서의 경우 외부 반출 시 워터마킹을 표시할 수 있고,
이메일이나 외부 매체를 통한 2차 유출을 막기 위해 반출되는 문서에 비밀번호와 다운로드 횟수까지 설정 가능합니다.
[3] 수많은 문서들 속에서도 필요한 문서를 바로! 찾아내는 검색 기능
중앙서버 내 회사의 모든 문서가 저장되기에 필요한 문서를 빠르게 찾기 어려울까하는 걱정도 있을텐데요.
파일을 찾기 위해 여러번 클릭하지 않아도, 문서중앙화 솔루션의 검색 기능으로 업무 효울성을 높일 수 있습니다.
관리부서/형식/파일크기를 이용한 검색과 tag기능, 즐겨찾기 기능을 활용하여 문서를 빠르게 찾을 수 있죠.
A프로젝트에 관련된 자료들을 손쉽게 찾고 싶다면, 문서 저장 시 태그에 'A프로젝트'를 작성해두고 자료 검색 시 'A프로젝트'를 검색하면 관련 자료만 모아 보기 가능! 자주 사용하는 문서나 폴더는 즐겨찾기 설정을 통해서 업무에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다~ 👍
문서 작업의 모든 사항이 자동으로 기록되는 섬세한 문서 관리 기능
[1] 누가·언제 문서를 수정했는지, 누가 마지막으로 열람했는지 문서에 접근한 모든 이력 기록!
공유 받은 파일에 수정을 요청한 뒤, 문서 수정 작업이 완료 되었는지, 아니면 수정 진행중인지
매번 메신저로 확인하고 무작정 기다리기에는 여러분들의 업무 시간은 너무나 소중한데요..!
문서중앙화 솔루션은 직접 확인하기 어려운 문서 열람/수정/다운로드 등의 모든 이력을 확인할 수 있습니다.
만약, 수정을 요청한 뒤 진행 상황을 확인하고 싶다면, 해당 파일의 이력을 조회해 업무 진행 상황을 손쉽게 확인 가능합니다.
✍ 만일, 누군가가 수정 중인 파일을 클릭했다면, 수정 중인 사람과 언제부터 수정 작업에 대한 자세한 정보가 표시되기에
중복으로 문서 수정을 하는 번거로움이 발생하지 않고 협업 문서 수정에 혼란을 줄일 수 있죠.
[2] 수정할 때마다 새로운 파일을 만들 필요 없이, 버전관리에서 확인 가능!
여러분들은 문서를 반복해서 수정할 때, 수정 전의 자료들은 어떻게 저장하시나요? 대부분은 '기획안_최종', '기획안_최최종', '기획안 정말최종' 과 같이 나름대로 구별 가능하게 문서의 이름을 작성하여 저장하곤 하는데요. 그리고 한참 뒤에 특정한 부분의 수정 작업 전의 문서를 찾으려면 헷갈리기도 하고 대체 해당 문서를 언제, 어디를 수정했는지 확인하기 어려운 경우가 많죠..! 😓
하지만 문서중앙화 솔루션에서는 문서를 수정할 때마다 새로 저장할 필요 없이, 새로운 버전으로 문서가 자동 저장되고 있습니다.
그리고 문서 속성의 버전 관리 기능을 통해서 최초 생성한 문서부터 최종 수정한 문서 버전까지 언제든 확인 및 수정 가능합니다.
또한 자료가 최종 완성된 후에는 '버전 배포' 기능으로 더 이상 내용이 변경 되지 않도록 설정할 수 있습니다.
👀 문서중앙화 솔루션 도입으로 효율적인 문서 공유 환경과 함께 업무 효율성을 200% 높인 실제 고객 사례,
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우리도 문서중앙화로 문서관리해요! (사이버다임, 문서중앙화, 문서관리)
회사에서 가장 소중한 자산인 '문서'! 문서 하나에 기업 기밀이 유출되고, 비밀스러운 계획이 노...
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재택근무 중에도, 컴퓨터에 문제가 발생해도 언제·어디서든 중앙서버 접속만으로 문서 공유가 가능한
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