안녕하세요. 다이미입니다.
나스(NAS) 제품으로 대표되는 파일서버는 오랜 기간 기업의 문서 및 데이터 관리를 위한 수단으로 사용되어 왔지만,
최근 업무 환경에서 여러가지 한계를 드러내고 있습니다. 특히 데이터 백업의 수단으로 사용됨에도 데이터 손실 위험을 가지고 있고, 협업하기 불편하다는 점이 가장 큰 단점으로 나타납니다.🤔
많은 기업들이 파일서버의 기능과 한계를 재고하며 보다 효율적인 문서 관리 시스템을 모색하고 있고,
최근 나스 파일서버를 대신해 문서중앙화 솔루션을 도입하고 있습니다.
오늘은 파일 서버의 단점을 살펴보고, 이를 보완하는 문서중앙화 솔루션을 소개하겠습니다!
- 파일서버란?
파일서버는 네트워크에 연결된 저장 장치로, 여러 사용자가 네트워크를 통해 파일을 공유하고 저장할 수 있도록 해줍니다. 파일서버에 데이터를 업로드 및 다운로드하고, 어느 곳에서든 저장해 둔 자료를 활용합니다. 파일서버에서 가장 많이 사용하는 제품은 나스(NAS, Network Attached Storage) 서버입니다.
- 문서중앙화 솔루션이란?
문서중앙화 솔루션은 기업의 모든 문서를 중앙에 수집해 관리하는 솔루션으로, 클라우드 또는 중앙 저장소를 통해 데이터 백업이 이루어집니다. 데이터 암호화, 액세스 제어, 악성 프로그램 차단 등 고급 보안 기능을 통해 안전하게 데이터를 보호하고, 사용자는 언제 어디에서나 에이전트/웹/모바일로 접속해 자유롭게 문서를 활용할 수 있습니다.
나스 파일서버의 단점
1. 데이터 손실 위험
✅ 높은 하드웨어 의존성
나스 파일서버는 물리적 하드웨어에 데이터를 저장하기 때문에, 하드웨어 고장 시 데이터가 전부 유실될 수 있습니다. 하드 드라이브의 고장, 전원 공급 문제, 자연 재해 등 다양한 원인으로 데이터 손실이 발생할 수 있습니다.
✅ 선별적 문서 저장
백업 절차가 제대로 실행되지 않으면 데이터 손실의 위험이 존재하기 때문에, 정기적인 백업이 필수적입니다. 그러나 나스 파일서버는 개인이 파일 작업을 한 뒤, 선택한 데이터만 파일서버에 직접 업로드하는 방식으로 백업이 이루어집니다. 그렇기 때문에 사용자가 선택하지 않은 파일은 업로드되지 않으며, 사용자가 업로드를 잊어버리거나 수정된 파일로 업데이트하지 않을 경우 정확한 자료를 확인할 수 없습니다.
✅ 사용자의 실수 또는 악의적인 삭제
나스 파일서버에는 사용자가 손쉽게 기존 문서에 접근할 수 있어, 문서 사용 권한이 있는 사용자가 실수나 고의로 문서를 삭제하거나, 일부분을 변경하거나, 이동할 시 이를 추적하고 복구하기 어렵습니다.
2. 협업의 비효율성
✅ 수동으로 이루어지는 버전 관리
나스 파일서버에서는 파일 버전 관리를 수동으로 진행하는 경우가 많습니다. 파일에 수정 사항이 있을 경우, 사용자가 파일을 다운로드하여 수정한 후 다시 업로드하는 방식이기 때문에 최신 버전의 파일을 유지하기 어렵고, 버전 충돌이 발생할 수 있습니다.
✅ 파일 검색의 불편함
나스 파일서버는 문서 저장 시 내용이나 구조를 변경하지 않고, 문서를 그대로 저장합니다. 파일에 포함된 정보를 구조화된 데이터로 분석하지 않기 때문에 다양한 분류 및 보안 정책을 적용하거나 키워드, 날짜, 작성자 등 특정 기준에 따라 정확하게 문서를 검색하고 활용하기 어려워 사용자는 미리 정해진 폴더에서 문서 제목을 검색하거나 일일이 찾는 번거로움을 가지고 있습니다.
이러한 나스 파일서버의 단점으로 인해
데이터 손실 방지와 다양한 협업 기능을 갖춘 문서중앙화 솔루션으로 시스템을 대체하고 있습니다.
그렇다면, 효율적이고 안전한 문서 관리를 가능하게 하는 문서중앙화의 기능은 무엇이 있을까요?
많은 기업이 문서중앙화 솔루션을 선택하는 이유
1. 데이터 자동 중앙 수집과 강력한 보안
✅ 자동 수집
문서중앙화는 개인이 작업한 문서를 중앙 서버에만 저장되도록 저장 경로를 단일화한 솔루션입니다. 그렇기 때문에 개인이 문서를 일일이 올리지 않아도 모든 문서가 자동으로 기업의 중앙 서버로 저장 됩니다.
나스 파일서버 사용 시 선별적인 문서 업로드로 인해 발생했던 데이터 유실이 발생하지 않아 기업 내부로 자산화가 가능하고, 매번 백업해야 했던 불편함도 줄어듭니다.
✅ 권한 설정
저장된 모든 문서는 개인, 직급, 부서별로 부여된 권한에 따라 활용하도록 제어할 수 있습니다. 폴더 내 목록을 확인할 수 있는지 여부부터, 문서 열람, 수정, 삭제까지 모든 권한을 세부적으로 설정합니다.
그렇기 때문에 나스 파일서버 사용 시 접근 권한 관리의 어려움으로 발생했던 데이터 유출 위험이 발생하지 않음은 물론이고 주요 문서까지 체계적으로 관리할 수 있습니다.
2. 생산성을 높이는 협업 지원
✅ 버전 관리
문서중앙화는 기존 문서를 수정할 경우, 자동으로 수정 내역을 해당 파일에 버전으로 저장합니다. 내용을 수정한 후 파일을 닫으면 해당 내용으로 문서가 저장되고, 수정 이전 내용은 버전으로 저장되어 조회, 수정, 새 문서로 생성하는 등 다양한 옵션을 사용하여 활용할 수 있습니다.
매번 수정한 파일을 덮어쓰기해야 했던 나스 파일서버와 달리 사용자가 신경쓰지 않아도 자동으로 저장됩니다. 다른 사용자들도 매번 수정 내역을 확인하고, 최신 버전의 파일을 요청하지 않아도 자동으로 저장된 파일을 열람해 손쉽게 협업할 수 있습니다.
✅ 상세 검색 기능
파일 저장 시 내용이나 구조를 변경하지 않고 그대로 저장하는 나스 파일서버와 달리, 문서중앙화는 파일에 포함된 정보를 데이터베이스를 이용해 구조화된 정보로 저장하고, 체계적인 데이터로 분류하여 관리합니다.
그렇기 때문에 추출된 정보를 기반으로 제목이나 파일 형식뿐만이 아닌 본문 내용, 등록자, 관리 부서, 키워드, 태그 등 다양한 옵션으로 검색하여 문서를 찾을 수 있습니다. 또한, 이를 바탕으로 태그, 레이블 또는 폴더 등 특정 기준에 따라 문서를 그룹화하고 분류합니다.
3. 언제, 어디서나 업무 문서 활용 가능
문서중앙화 솔루션은 인터넷만 있으면 언제 어디서나 파일에 접근할 수 있습니다. 이는 원격 근무나 출장 중에도 업무를 원활하게 수행할 수 있도록 도와줍니다. 사용자의 상황에 따라 에이전트 설치 후 로그인하거나, 스마트폰이나 태블릿을 통해 모바일로 접속하거나, 별도의 소프트웨어 설치 없이 웹 브라우저를 통해 쉽게 파일을 관리할 수 있습니다.
결론적으로, 나스 파일서버의 단점을 보완하면서도 보다 효율적이고 안전한 문서 관리를 위해 문서중앙화 솔루션으로의 전환은 필수적입니다.
기업은 최신 기술을 활용하여 업무 효율성을 극대화하고, 데이터 보안을 강화하며, 협업 환경을 개선할 수 있습니다.
이미 1,200곳 이상의 기업들이 사이버다임을 이용하고 있습니다.
사이버다임과 함께 더 나은 업무 환경을 만들어 보세요!
✔️회사에 꼭 맞는 커스터마이징 문서중앙화가 필요하다면? 데스티니 ECM
✔️구축형, 과금형 원하는 용량 인원만큼 구축하고 싶다면? 클라우디움
📞 02-546-6990
'문서중앙화 Stories' 카테고리의 다른 글
| [문서중앙화] 온프레미스 VS 클라우드 구축 방식 비교하기! (0) | 2024.06.14 |
|---|---|
| 2024년 주요 사이버 보안 위협 전망- 생성형 AI, 공급망 공격, 랜섬웨어 등 (0) | 2024.06.12 |
| [사이버다임] 다이미의 직장생활 - 랜섬웨어 감염 피해 탈출기 (0) | 2024.05.30 |
| 문서 중앙화 솔루션으로 <조직 성공 극대화> - 데이터 관리 기술 심층 분석 (0) | 2024.05.29 |
| [사이버다임] 보안 솔루션 DRM, DLP, 문서중앙화 장단점과 활용법 (0) | 2024.05.24 |
