<포레스코> 회의 자료 출력 없는 효율적인 문서 관리, 협업 환경 구축 - 사이버다임 고객 사례

회의 자료 출력 없는 효율적인 문서 관리 환경 구축한 <포레스코>

 

포레스코는 클라우디움을 이용해 문서 관리 환경을 획기적으로 개선했습니다. 8년전 보안을 위해 도입했지만 지금은 협업, 페이퍼리스 환경까지 문서중앙화 솔루션 하나로 조성하셨다고 합니다. 제조업 특성상 현장에서 회의를 진행할 때마다 종이 자료를 출력해야 하는 불편함이 있었는데, 이제는 간단히 PC 하나로 모든 문제가 해결되었습니다. 포레스코의 고형석 이사님 께서는 "제조업 특성 상 불편했던 현장 회의, 이제는 PC 하나만 있으면 로그인만으로 언제, 어디서나 문서 활용이 가능해요."라고 전했습니다.

​

이러한 변화는 클라우드 기반 문서 관리 시스템 "클라우디움" 도입 덕분인데요.

포레스코가 겪었던 고민과 이 시스템 도입 후 달라진 점에 대해 인터뷰를 통해 더 자세히 알아보겠습니다.

포레스코의 고민	클라우디움 도입 성과
이전에 사용하던 제품의 서버가 불안정해 발생하는 문서 잠금, 문서 유실 문제 해결	안정된 서버로 구축된 클라우디움으로 문서 관리의 문제점 해결
현장에서 회의할 때마다 자료를 출력하는 불편함 개선	회의 자료 출력 없이 중앙 집중화된 자료를 언제, 어디서나 사용
신규 업무 할당 시 자료를 찾아야 하는 번거로움 개선	검색 기능으로 저장된 문서를 손쉽게 찾아 업무의 연속성 유지

---

포레스코, 클라우디움 구축 스토리

1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?

​

문서 관리의 효율성을 높이고, 보안을 강화하기 위해 클라우디움을 도입했습니다. 기존에 사용하던 시스템은 문서의 중앙 관리가 어려워 여러 문제가 생겼고, 효율성을 더 향상시킬 수 있는 솔루션을 찾게 됐습니다. 또한, 저희는 환경 친화적인 사업을 지향하는 만큼 종이 문서 절감이 가능하다는 측면에서도 클라우디움 도입을 긍정적으로 검토했었습니다.

​

포레스코 상해가구박람회 2018 참가 사진 (포레스코 제공)

​

2. 클라우디움을 어떻게 알게 되셨나요?

​

‘전산실사람들’이라는 인터넷 카페에서 소개받았습니다. 동종 업계에서 좋은 평가를 받고 있어 자연스럽게 인지하게 되었습니다.

​

3. 사이버다임의 '클라우디움 제품'을 선택하신 이유가 궁금합니다.

​

(1) 가장 경쟁력있는 제품

다른 제품들과 비교했을 때 가장 경쟁력이 있었기 때문에 선택했습니다. 일단, 사용자 인터페이스가 직관적이어서 사용하기 편리했고, 문서 관리 기능도 굉장히 다양했습니다. 가격도 경쟁력이 있었고, 클라우디움의 브랜드 신뢰도도 높아 도입을 결정했습니다.

​

(2) 이전에 사용하던 제품의 문서 잠금, 유실 문제 해결

기존에는 웹을 기반으로 하는 타사 제품을 사용했는데, 원하는 대로 기능을 커스터마이징해서 사용할 수 있었지만, 문서를 보관하는 서버가 불안정해서 문서가 잠기거나 사라지는 문제가 자주 발생했습니다. 그러나 클라우디움은 서버가 안정화되어 있어 이전 프로그램의 문제점은 발생하지 않았고, 오히려 서버에 보관된 문서를 활용하기 편리해 문서 관리의 효율이 더욱 향상됐습니다. ​

​

포레스코 고형석 이사님

 

 

“언제, 어디서나 로그인만으로 중앙 서버에 접속하고,

검색 기능으로 손쉽게 찾아 활용합니다.”

포레스코, 클라우디움 문서중앙화 활용기

4. 포레스만의 시스템 활용 현황에 대해 설명해주세요.

​

(1) 회의 자료 출력 없이 로그인만으로 문서 접근

클라우디움을 도입하기 전에는 모든 문서를 개인 PC에 보관하고, 제조업체 특성 상 현장에서 회의가 많았던 만큼 회의를 할 때마다 문서를 출력해 일일이 나눠줘야 했습니다. 하지만, 클라우디움 도입 후 모든 문서를 중앙에서 관리할 수 있게 되면서 문서 접근과 관리가 편해졌습니다. 이제는 현장에 PC와 대형 모니터 1대를 설치해, 회의 시 클라우디움 로그인만으로 바로 문서를 활용합니다.

​

(2) 오류 개선, 랜섬웨어 대응, 편의성 향상

도입 초기에도, 지금도 사용하는 방식은 비슷하지만 중요하게 생각하는 부분은 달라졌습니다. 처음에는 이전에 사용하던 프로그램의 오류를 개선하는 목적이 컸습니다. 중반에는 랜섬웨어 이슈가 있을 당시 클라우디움이 랜섬웨어 접근을 무력화시킬 수 있다는 것을 알게 되어 랜섬웨어 대응책으로 활용했습니다. 현재는 관리자 뿐만 아니라 현장 직원들의 편의를 위해 사용합니다. 생산일지 등 중앙 집중화된 자료를 언제 어디서나 로그인만으로 사용할 수 있다는 점이 큰 장점입니다. ​

​

포레스코 시공 사례 (포레스코 제공)

 

 

 

5. 업무에서 자주 사용하거나 유용한 기능은 무엇인가요?

​

문서 검색 기능을 가장 자주 사용하고 있으며, 접근 권한 설정 기능도 유용하게 사용하고 있습니다. 클라우디움을 사용하면서 문서 관리가 훨씬 체계적이고 안전해졌습니다.

​

특히 문서 검색 기능은 신입사원이 오거나 기존 업무를 인수 인계할 때 정말 유용합니다. 문서중앙화가 없으면 PC를 포맷할 경우 문서가 다 날아가서 찾기 힘들지만, 클라우디움을 사용하면 신규 업무를 받더라도 중앙 서버에서 검색만으로 쉽게 자료를 찾을 수 있습니다. 선임자가 해오던 업무를 연속해서 이어나갈 수 있다는 게 큰 장점이죠.​

​

6. 클라우디움 도입 후, 업무에서 가장 달라진 점이 있다면 무엇일까요?

​

업무 효율성이 크게 향상되었습니다. 문서 접근이 빨라지고, 관리가 체계적으로 이루어져 시간이 절약됐습니다. 또, 문서 보안이 강화되어 중요한 문서의 유출 위험이 줄어들었습니다.

​

포레스코 공장 전경 (포레스코 제공)

 

7. 클라우디움 도입을 고려하는 다른 기업에게 조언하고 싶은 점은 있다면 어떤 게 있을까요?

​

문서 관리에 어려움을 겪고 있는 중소기업과 대기업 모두에게 클라우디움을 추천합니다. 효율적인 문서 관리를 원하는 기업들에게 큰 도움이 될 것입니다.

​

8. 클라우디움의 만족도는 10점 만점의 몇 점일까요?

​

전반적인 만족도는 8점입니다. 유지 보수와 기술 지원에 대해서 매우 만족스럽습니다. 문제가 발생했을 때 빠르게 대응해 주기 때문에 큰 불편함이 없습니다. 사실 문제가 발생한 적도 거의 없었습니다. 오히려 사이버다임에서 해피콜이 와서 개선사항이나 불편사항을 적어 제출하면, 다음 패치 때 개선해 주곤 했습니다. 이런 부분에서 사용자의 의견을 적극 반영하려는 노력이 느껴져서 좋았습니다.

​

---

오늘은 2016년에 클라우디움을 도입해 8년 간 사용하고 있는 '포레스코'의 고형석 이사님과 인터뷰를 진행했습니다!

​

포레스코는 중밀도 섬유판(MDF) 제조업체로, 폐자재와 효용가치가 낮은 원자재를 활용하여 산업용 자재로 탈바꿈 시키는 것으로 고부가가치의 창출과 천연 산림자원의 효율적 이용을 동시에 구현하는 환경 친화적인 기업입니다.

​

앞으로도 포레스코가 더욱 체계적이고, 안정화된 문서 관리 환경으로 편하게 업무를 볼 수 있도록

더 좋은 기능과 기술지원으로 보답할 수 있는 사이버다임이 되겠습니다.

​

​

✔️대규모 조직을 위한 맞춤형 보안 문서중앙화, 데스티니 ECM

✔️중소기업을 위한 패키지형/과금형 문서중앙화, 클라우디움

​

💻 도입 문의 바로가기

​

고객사 인터뷰 포레스코 (이미지 클릭 시 사이버다임 홈페이지로 이동)

 

 

​

​

#사이버다임, #문서중앙화솔루션, #ECM, #DestinyECM, #클라우디움, #문서보안, #문서관리, #문서공유

#파일서버, #나스서버, #문서유출방지, #문서유실방지, #기술유출, #정보유출, #통합저장소, #데이터관리, #공유폴더, #랜섬웨어, #랜섬웨어예방