현대제철은 이렇게 업무 표준을 관리합니다!
(표준관리시스템, 문서관리, 업무매뉴얼, 사이버다임)
'철 그 이상의 가치 창조' 라는 비전을 통해 더 큰 미래를 준비하고 있는 국내 최초의 철강회사 현대제철!"
오늘은 조금 특별한 인터뷰를 진행하게 되었는데요.
사이버다임 본사로 직접 찾아와주신 현대제철 담당자를 만나게 되었습니다!
* 현대제철 Interviewer : 현대제철 김상혁 과장 / 이종석 대리
Q Welcome! 사이버다임에 어떤 이유로 방문하시게 되셨나요?
현대제철 김상혁 과장 : 이번에 2015년 현대제철에 구축한 '표준관리시스템' 확장을 진행하게 되었습니다.
그래서 확장 진행에 필요한 내용을 논의도 하고 1차 구축을 잘 해주신 것에 대한 감사 인사를 드리고자 왔습니다^^
표준관리시스템이란? 업무 프로세스를 체계적인 방식으로 매뉴얼화하고 표준화하여 직원들의 담당 업무에 대한 이해도를 높이는 한편 정보·경험 등의 노하우를
지속적으로 축적, 활용함으로써 효율적인 업무 추진이 가능하도록 지원하는 솔루션
Q 표준관리시스템 확장을 진행하게 된 이유가 있으신가요?
현대제철 이종석 대리 : 2015년에 표준관리시스템 구축을 잘 해주신 덕분에 현대제철의 업무 효율이 많이 높아졌습니다.
또한 각종 심사 등에서 업무관리 영역에서 높은 점수도 받을 수 있었구요^^
지금은 없어서는 안될 솔루션이 되었기에 해외로 사업을 확장하며 표준관리시스템도 함께 확장을 진행하게 되었습니다.
Q 표준관리시스템 도입을 하게 된 계기, 그리고 사이버다임 선택의 이유를 알려주세요!
현대제철 이종석 대리 : 별다른 시스템을 사용하고 있지 않았습니다. 업무 파일관리는 포털에서 제공되는 탐색기를 통해 관리하고 있었습니다.
파일을 탐색기를 통해 관리하다보니 문서 관리가 제대로 이루어 지지 않았고, 또한 각 사업소 별 관리가 가능했을 뿐 전 문서 관리는 불가능한 업무였습니다.
문서 보안은 물론 문서 활용도도 떨어지는 현 상황을 해결하기 위해 저희 팀에서 고민이 많았었죠.
그러다 쉽고 체계적인 문서 관리에 전사 문서 표준화 작업까지 가능한 표준관리시스템을 알게 되었고, 도입을 결정하게 되었습니다.
현대제철 김상혁 과장 : 워낙 규모가 큰 사업이라 신중한 선택을 해야했어요. 그래서 여러 개의 솔루션들을 두고 견적과 기능적인 측면에서 비교를 했습니다.
각 솔루션 기업들의 제안자료보니 사이버다임이 우리의 니즈를 가장 잘 파악하고 있었고, 기능적인 측면에서도 담당자들 마음에 쏙~ 들었습니다.
그리고 타 솔루션들은 다 비슷비슷한 기능들을 가지고 있었는데, 사이버다임은 공통의 기능과 함께 사이버다임 솔루션에서만 사용할 수 있는 특별한 기능이 있었습니다.
그래서 사이버다임!을 바로 선택하게 되었죠.
★현대제철에서 반한 표준관리시스템의 특별한 기능★
현대제철 이종석 대리 : QR 코드 검색 기능이 저희가 사이버다임을 선택하게 만든 기능이에요.
문서마다 QR 코드가 생성되고, QR코드를 조회하면 문서에 대한 정보를 한 눈에 파악할 수가 있죠.
언제, 어디서든 QR 코드를 통해서는 표준종류/중요도/결제정보/이력/최신버전여부 등을 확인할 수 있답니다.
현대제철에 방문하신 협력업체에서도 QR 코드 기능을 보고 신기해하시며, 좋다고 무슨 솔루션이냐고 많이들 물어보셨답니다.
Q 표준관리시스템 도입이 현대제철에 어떤 업무 변화를 주었나요?
1. 제목뿐 아니라 PDF 로 변환된 문서 내용까지 검색! 업무 활용도 Up!
이전에는 탐색기 수준의 기능을 활용해 문서를 관리했기에 업무 문서나 자료 검색에 한계가 있었습니다.
부서명과 제목으로 밖에는 문서를 찾을 수 없기에 원하는 문서 찾는 시간이 오래걸려 시스템의 활용도가 떨어지고, 업무효율도 같이 낮아졌죠.
하지만 지금은 부서명과 제목은 물론 PDF로 변환된 문서 내용까지 검색이 가능해 원하는 문서를 쉽게 찾을 수 있어 업무 효율과 활용도가 높아졌습니다.
예시) 검색결과 화면
2. 전사 문서 관리도 문제없이 Ok!
사업소 별 포털에서 자료 관리를 했기에 전사 문서관리를 할 수가 없는 환경이였다면 지금은 전사 문서관리가 가능해졌습니다.
관리자 페이지를 통해 부서별 문서 이력과 흐름을 체크할 수고, 표준정보 조회를 통해 어디 사업소에서 작성된 문서인지도 확인할 수가 있죠.
3. 각종 인증 심사 시, 문서 관리 영역은 Perfect!
표준관리시스템 도입 후, 각종 인증 심사에서 문서관리 영역은 항상 높은 점수를 받고 있습니다.
앞으로도 각종 심사에서의 좋은 점수 유지를 위해 표준 관리 시스템 확장을 계획하고 있습니다.
Q 표준관리시스템 도입을 고려하는 기업에게 한 마디!
현대제철 김상혁 과장 : 시스템을 도입하고 약 3년정도 사용해보니, 도입 당시에는 필요성을 알지 못했던 기능들이 나타더라구요.
더 안정적이고 최적화된 솔루션 사용을 위해 고도화 작업을 필수로 진행하기를 추천합니다^^
웃음과 칭찬이 가득했던 오늘의 인터뷰!
끝까지 정성스럽게 대답해주신 김상혁 과장님과 이종석 대리님께 감사의 인사를 드립니다^^
사이버다임에서 현대제철의 확장 구축을 위해 아낌없는 지원을 팍팍! 해 드릴 것을 약속드릴게요!
현대제철에서 도입한 표준관리시스템으로 우리 회사의 업무의 표준을 세우고 싶다면, 지금 다이미에게 연락주세요^^
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