도면관리를 체계적으로! 설계도서 관리의 시작 'Destiny ECM'

'아~ 이거 정말 필요한데….' 누구에게 물어봐야 할 지 몰라 속으로만 끙끙 앓았었나요?

안전하지만 체계적인 설계 도면 관리를 실 구축 사례로 알기 쉽게 준.비.해봤습니다.

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업무 중 발생하는 다양한 형태의 설계 도면들~! 안전하고 효율적으로 관리하기 위해 문서중앙화 패키지 솔루션을 그대로 사용하는 경우도 많지만, 시스템을 업무와 밀착시키기 위해 일부 프로세스나 기능들을 추가하는 커스터마이징(Customizing)을 필요로 하는 경우도 증가하고 있습니다.

 

문서중앙화 솔루션 Destiny ECM을 선택, 도면 자료 생산과 활용이 많은 업무 특성에 딱 맞춰 커스터마이징 한 실 사례를 쭈우욱~

한번 훑어보시면 우리 기업에 적합한 문서중앙화를 쉽게 도입할 수 있지 않을까요?

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​* 고객사 정보 보호를 위하여 이니셜로 표기합니다.

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#1 설계기술자료 중앙화로 보안성과 사용성을 강화한 H사

저장탱크, 엔지니어링 등 다양한 설계 프로젝트 관리는 물론 에너지, 설비 기술 등과 같은 중요 연구 개발 및 기술 자료를 체계적이고 안전하게 관리하기 위해 사이버다임 문서중앙화 Destiny ECM을 선택한 H사. 특히, 국내외 다양한 프로젝트 진행 과정에서 축적되는 정보 데이터를 통합 저장하고 협업이력까지 관리할 수 있도록 커스터마이징하여, 관리자 편의성만을 높이는 문서 관리가 아닌 현업 사용자의 업무 수행을 지원하는 시스템으로 H사의 경쟁력 향상과 발주기관의 신뢰 확보에 일조하는 시스템이 되었습니다.

주요기능을 화면과 함께 살펴볼까요?

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아래 화면과 같이, 프로젝트별 정보 관리 기능을 활용하면, 하위 프로젝트 폴더 자동 생성 및 프로젝트 개요, 참여자 등 프로젝트 정보 관리가 가능해지죠.

프로젝트별 정보 관리 기능

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또, 프로젝트 협업문서 등록 기능을 통해 프로젝트 폴더 내 DRN(Design Review Notice)3/DIN (Design Information Notice/Issue/TM 문서 등록 시 협업프로세스 사용 및 각 협업프로세스 단계 별 상세 내역 조회도 가능해 진답니다.

프로젝트 협업 문서 등록 기능

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#2 설계도서 자동 채번 기능으로 결재까지 한 번에! S사

다수의 도면을 개인 PC와 파일서버로 관리하던 S사. 그러다 보니 일관성 있는 도면의 버전이나 이력관리는커녕 유실과 손상의 위협까지 받고 있었죠. 특히 담당자가 변경되거나 퇴사했을 때 인수인계가 어려워 사이버다임의 Destiny ECM을 도입, 도면과 설계도를 안전하고 체계적으로 관리하고자 했습니다.

 

또한, S사는 Destiny ECM의 기본 기능 중 'Tag 기능'을 유용하게 용하신다고 하셨는데요. 도면을 저장할 때 고객사, 프로젝트, 파일명 등 도면에 관련된 단어를 분류체계에 맞게 Tag로 남겨두어 굳이 담당자에게 연락하거나 묻지 않아도 'Tag 검색'을 통해 빠르고 쉽게 원하는 도면을 찾을 수 있게 되었다고 합니다.

 

그렇다면 S사만의 특별한 설계도서관리 비법은 무엇일까요? 바로 결재시스템 연동을 통한 간편한 설계도서 결재와 설계도서 등록 시 자동 채번 관리 기능입니다. S사는 기존에 사용하던 그룹웨어와 Destiny ECM을 연동하여 결재가 필요한 설계도서를 별도 첨부하지 않고 링크로 연결, ECM 내에서 바로 확인, 결재가 가능하도록 구현했습니다. 결재 완료가 된 문서는 수정이 불가능하도록 구현했기 때문에 문서에 대한 일관성도 확보할 수 있고 불가피한 수정이 필요한 경우는 재 결재를 받도록 해 기존 문서와 수정 문서를 별도 관리, 변경된 이력 확인이 가능하게 되었습니다.

ECM 내 결재 상신 화면

문서 등록 시 자동 채번 된 도면 번호

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#3 프로젝트에서 발생하는 도면 및 관련 자료가 한눈에 쏙~. H사

프로젝트별 업무가 많은 H사. 프로젝트 별 주요 항목, 공정 내용, 참여자/외부참여자를 관리할 수 있도록 UI를 커스터마이징 하였습니다. 프로젝트별로 참여자들의 커뮤니케이션 (의견등록/댓글 달기) 내용을 한눈에 볼 수 있도록 구성, 그 당시 프로젝트 이력을 한눈에 파악할 수 있게 되었죠.

프로젝트 개요 등록 화면

외부 참여자 정보 입력 화면

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또, 프로젝트 수행 시 발생되는 문서와 도면을 효율적으로 관리하기 위해 사용자 PC에서 엑셀로 정리한 DSL 목록 및 VPI 목록을 쉽고 편리하게 등록할 수 있도록 구현하였습니다. 도면을 현장에 출도하거나 문서를 Transmittal 할 때 마다 발생되는 버전도 한 눈에 볼 수 있도록 하여 버전에 따른 이력 관리가 효율적으로 기능해졌죠.

DSL(Document Scheduling List)관리 화면

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어떠세요? 기존에 알고 계신 문서중앙화 기능과는 많이 달라 보이시죠?

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이렇게 커스터마이징을 했다고 해서 구축 기간이 늘어나거나 과도한 추가 금액이 발생하는 건 아닌지 염려하시는 분들도 계실 텐데요.

기존 다양한 고객사에서 성능과 안정성이 검증된 문서중앙화 솔루션 Destiny ECM을 기반으로 고객 니즈에 맞춰 개선하거나 추가한 것이기 때문에 그런 걱정은 NO NO~ 적은 금액도 아니고! 이왕이면 도입한 시스템 잘 사용하셔야죠~

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그동안 사용자들이 시스템을 잘 사용하지 않아 고민이셨거나, 문서중앙화 솔루션이 필요한데 활성화 때문에 망설이고 계셨다면 사이버다임과 상의해보세요. 여러분 업무를 보다 편리하고 간편하게 지원해드릴 수 있는 문서중앙화 Destiny ECM과 커스터마이징으로 한층 업그레이드된 업무 환경을 만들어드리겠습니다.

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문의 : _marketing@cyberdigm.co.kr // 02-546-6990