안녕하세요. 다이미입니다!
문서 보안과 관리를 위해 '문서중앙화 솔루션'을 도입하고 있는 기업들이 늘고 있는데요.
지금 이 글을 보고 계시는 분들도 문서중앙화에 관심을 가지고 있어 들어오셨을 겁니다!
문서중앙화가 어떤 솔루션이기에 많은 기업들이 선택했을까요?
도입을 고민하고 계시는 분들을 위해,
문서중앙화 솔루션부터 업종별로 주로 사용하는 문서중앙화 기능까지 전부 소개해 드릴게요!
우리 회사에 맞는 기능들을 자세히 살펴보세요!
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문서중앙화란 기업에서 산출되는 모든 업무 문서를 중앙 스토리지 서버에만 저장되도록 하는 문서 관리 · 보안 · 협업 솔루션입니다. 관리자가 설정한 문서 관리 정책에 따라 로컬디스크, 외장 하드, USB 등 저장 매체를 통제하고 문서 유출 · 유실 방지와 문서 복구는 물론 랜섬웨어 등 외부 보안 위협으로부터 문서를 지킵니다.
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대표 기능 1. 데이터 중앙 수집
문서중앙화를 사용하면 모든 문서가 업무용 PC가 아닌 중앙 서버에 수집되기 때문에, 기업은 모든 문서를 중앙 서버로 자산화하여 통합 관리할 수 있습니다. 언제, 어디에서든 웹, 에이전트 로그인 또는 모바일 기기로 문서중앙화에 접속하여 문서를 확인하고 업무를 볼 수 있기 때문에 업무의 연속성과 편의성이 증대합니다.
대표 기능 2. 세부 권한 관리
중앙에 수집된 문서를 활용하면서도 내,외부로의 유실과 유출을 방지하기 위해서는 아무나 접근할 수 있도록 설정되어야 합니다. 사이버다임의 문서중앙화는 6단계의 세분화된 권한을 설정할 수 있습니다.
개별 문서, 장치별 권한 설정이 불가능한 타 문서중앙화 솔루션들과 달리 사이버다임의 문서중앙화는 부서/직위/사용자별은 물론, PC/모바일 장치별 권한 설정을 할 수 있습니다. 이러한 권한은 폴더뿐만 아니라 폴더에 들어있는 개별 문서에 대해서도 부여할 수 있습니다. 또, 직관적인 UI를 통해 클릭만으로 쉽게 세분화된 보안 설정이 가능합니다. 사이버다임의 문서중앙화 제품을 도입하시는 큰 이유 중 하나이죠.
중앙 수집, 권한 관리는 문서중앙화 솔루션의 대표적인 기능인데요.
이 밖에도 수많은 기능을 통해 협업을 돕고, 문서 보안을 강화합니다.
그렇기 때문에 사실 문서중앙화의 모든 기능이 유용하지만,
업종별로 특히! 유용하게 쓰이는 기능들이 있죠. 자세히 보실까요?
제조업은 일반 문서뿐만 아니라 대용량 설계 및 도면 문서를 활용하여 업무합니다. 그렇기 때문에 업무 장소가 바뀌거나, 문서를 공유할 경우 용량으로 인한 속도 저하, 전송 불가 등 이슈를 겪게 되죠. 하지만 문서중앙화는 URL 공유와 버전 관리 기능을 통해서 용량 이슈를 완벽히 해결합니다.
▶ URL 공유
문서중앙화는 문서를 내외부로 공유할 때, 문서의 원본 파일이 아닌 문서들이 가진 고유의 URL 주소를 공유합니다. 그렇기 때문에 용량과 속도를 걱정하지 않고 URL 공유만으로 언제, 어디에서든 원활하게 업무를 이어갈 수 있습니다.
내부에서 공유할 경우 내부 배포 URL을 통해 문서의 위치를 공유해 주소 공유 한 번만으로 쉽게 접속하여 문서를 확인하거나 바로 수정할 수 있습니다. 수정된 내용은 바로 업데이트 되어 하나의 URL로 항상 최신 문서를 확인할 수 있죠. 또, 외부에 공유할 경우 문서 다운로드가 가능한 외부 배포 URL을 생성하여 공유합니다. 외부 공유 시 비밀번호/URL 유효기간/다운로드 횟수를 지정할 수 있기 때문에 추가적인 보안 설정이 가능하고, URL을 통해 문서를 다운 받은 이력을 확인할 수 있습니다.
▶ 버전 관리
협업 시에도 버전 1, 버전 2 등 파일이 수정될 때마다 새로운 파일을 생성하는 것이 아닌, 문서의 수정 이력을 저장하는 버전 관리 기능을 통해서 한 파일 내에서 이전 버전을 확인해 업무 히스토리를 파악하고, 작업 시에는 항상 최신 버전의 문서를 활용할 수 있습니다. 이때, 내부 배포 URL을 활용한다면 이전에 공유했던 URL에 접속해도 항상 최신 버전의 문서가 열려 여러 번 전송할 필요가 없죠. 버전 관리를 통해 불필요한 문서 생성을 막고, 불편했던 공유 과정을 줄일 수 있습니다.
공공기관에는 국가 기밀 사항은 물론, 일반인에게 공개되어서는 안 되는 대외비 문서가 존재합니다. 그렇기 때문에 주요 문서를 아무나 접근하고 활용할 수 없도록 시스템을 구축해야 하죠. 이럴 땐 문서중앙화의 외부 반출 승인 프로세스를 활용하시면 됩니다.
▶ 외부 반출 승인 프로세스
문서중앙화는 특정 문서가 부서장/관리자의 승인을 받아야만 외부로 반출될 수 있도록 설정할 수 있습니다. 중앙 서버에 문서가 저장되어 개인이 문서를 보유하는 문제를 해결하고, 권한을 통해 접근을 제어한 뒤 반출 승인 프로세스를 설정하여 외부로의 유출을 차단하죠. 외부 반출 요청을 할 때에는 반출처, 사유를 기입해야 하기 때문에 문서의 유출입을 관리하기 쉬워질 뿐만 아니라, 관리자는 사용자가 작성한 사유를 확인하고 문서 반출을 승인/거절할 수 있습니다.
▶ 휴지통 기능
문서중앙화는 문서가 삭제되면 관리자만이 최종적으로 삭제할 수 있는 중앙 서버 내의 휴지통으로 이동시킵니다. 이를 통해 사용자가 삭제한 문서를 확인하고, 복구하여 문서 유실을 차단합니다.
금융권은 많은 고객을 보유하고 있는 만큼, 수많은 개인정보 문서를 다루게 됩니다. 개인정보만 수집해 놓은 문서도 있겠지만, 일반 문서에도 다양한 정보들이 포함되어 있어 이를 확인하고 관리하는 건 굉장히 번거롭고 어려운 일입니다. 하지만 문서중앙화의 개인정보 문서 관리 기능을 통해서 쉽게 관리할 수 있습니다.
▶ 개인정보 문서 관리
문서중앙화는 업무 중 생성된 문서를 서버에 등록하는 과정에서 개인정보 패턴을 추출합니다. 주민번호, 전화번호의 개인 정보부터 건강보험 번호, 카드번호 등 다양한 유형의 개인정보를 검출하죠. 그리고 문서를 일일이 열어서 확인하지 않아도 각 개인정보가 몇 건씩 문서에 포함되어 있는지를 확인할 수 있습니다. 이렇게 추출된 문서들은 따로 탐색기에서 확인할 수 있어 업무의 번거로움이 사라지고, 문서 관리의 효율은 상승하죠.
오늘은 문서중앙화가 무엇인지, 업종별로 어떤 기능들을 주로 사용하는지 말씀드렸습니다!
선택에 도움이 되셨기를 바랍니다 ^_^
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