안녕하세요! 다이미입니다.
회사 생활을 하다 보면 수많은 퇴사, 입사 소식을 듣게 되고 부서 이동이 생기기도 해
매번 인수인계를 해야 하는 불편함이 존재하죠.
PC 자료를 백업하고, 포맷하는 번거로움은 물론, 이 과정에서 주요 문서가 빠지는 등의 문서 유실이 발생하기도 합니다.
또, 백업된 문서를 넘겨준다고 해도 모든 문서의 위치와 내용을 파악할 수 없기 때문에
업무를 할 때마다 관련 문서를 요청하고 공유하는 불필요한 과정들이 많이 반복되었을 겁니다.
하지만 인수인계는 업무 적응과 회사 생활을 위해 꼭 필요한 과정이죠.
그렇다면 인수인계를 불편함 없이 진행할 수 있는 방법은 무엇일까요?
바로 문서중앙화 솔루션입니다.
💡 오늘은 문서중앙화로 백업, 포맷 없이 쉽게 인수인계를 할 수 있는 방법에 대해 알려드리도록 하겠습니다!
문서중앙화를 통한 쉽고 빠른 인수인계 방법
1. PC 백업 · 포맷 없이, 바로 윈도우탐색기를 켠다.
✅ 중앙 서버에 전사 문서 수집 · 활용
문서중앙화는 기업에서 생산되는 모든 문서를 개인 PC가 아닌 회사 중앙 스토리지 서버에 저장하는 솔루션입니다. 기존 윈도우탐색기와 동일한 환경에서, 에이전트 설치만으로 문서가 저장되는 경로만 단일화시킨 것이므로 업무 환경의 변화는 최소화하고, 모든 문서는 수집하여 언제, 어디서나 활용할 수 있습니다. 그렇기 때문에 사용자가 바뀌어도 PC를 백업하거나 포맷하는 과정 없이 손쉽게 중앙 서버에 저장된 문서에 접근해 활용할 수 있습니다.
✅ 버전 관리, 휴지통으로 문서 유실 완벽 차단
이때, 모든 문서가 중앙에 저장되어 있기 때문에 개인이 문서를 보유하여 생기는 삭제, 컴퓨터 포맷, 하드웨어 고장으로 인해 발생하는 문서 유실의 가능성이 사라집니다. 이 밖에도 모든 문서의 수정 내용을 저장하는 버전 관리 기능을 통해 문서가 수정, 삭제되어도 이전 문서를 확인하고 복구할 수 있을 뿐만 아니라 관리자만이 삭제 가능한 휴지통 기능을 통해 문서 삭제도 방지할 수 있습니다.
2. 폴더 또는 문서별 권한에 따라 문서를 활용한다.
✅ 6단계 권한 설정으로 문서 보안 강화
인수인계를 할 때, 신규 입사자 또는 부서 이동자가 확인해서는 안되는 문서들을 관리하기 원하신다면? 이때, 문서중앙화 솔루션의 권한 설정을 이용해 보세요. 6단계 권한 설정으로 사이버다임 문서중앙화는 '권한 없음, (폴더 내)목록 보기, 문서 읽기, 수정, 삭제, 모든 권한'의 6단계로 폴더 또는 개별 문서에 대한 접근 권한을 부여해, 문서의 보안을 강화할 수 있습니다.
예를 들어, 특정 폴더나 문서에 대한 접근 권한이 'A팀, 사원 이상, 읽기 가능'으로 설정되어 있다면, 개별 권한을 설정하지 않아도 신규 입사자인 A팀의 신입 사원은 문서를 읽을 수 있으나 수정과 삭제는 불가능합니다.
인수인계 대상자가 중앙 서버의 전사 폴더 또는 개인별, 부서별 폴더에 접근해 문서를 활용할 수 있기 때문에 번거롭게 매번 필요한 문서를 요청하지 않아도 직접 문서를 찾거나 검색 범주(문서/폴더), 본문 내용, 등록자 등의 옵션을 제공하는 상세 검색 기능을 통해 문서를 찾을 수 있습니다.
문서 활용성은 높이고, 문서의 보안도 해결할 수 있는 체계적인 권한 설정 기능!
문서중앙화를 활용한 인수인계 TIP
한 파일에 인수인계할 항목을 적어 놓고, 문서나 폴더의 위치로 이동하는 내부 배포 URL을 활용하거나, 중앙 스토리지에 위치한 문서의 위치를 적어 놓는다면 매번 인수인계 내용을 정리하지 않아도 쉽게 문서에 접근해 활용할 수 있습니다.
💡 여기서 잠깐, 내부 배포 URL이란?
문서중앙화는 문서를 공유할 때, 문서 원본이 아닌 중앙 서버에 있는 문서/폴더의 위치를 URL로 공유합니다. 이를 통해, 파일의 위치를 공유하기 때문에 파일 형식과 용량에 상관 없이 빠른 공유가 가능하며, 문서가 수정되면 즉시 수정 내용이 반영되기 때문에 이전에 공유한 내부 URL을 통해 문서를 확인해도 항상 최신 버전의 내용을 확인할 수 있습니다. (외부 배포 URL을 생성하면 기간, 횟수, 비밀번호 등을 설정할 수 있는 다운로드용 URL이 만들어집니다.)
실제 사이버다임 고객사의 활용 후기
인수인계를 할 때 자료의 원본을 넘겨주는 대신 경로가 포함된 업무 정리 시트 하나만 공유해 주면 중앙 서버에서 경로 검색만으로 모든 파일을 확인할 수 있어 불필요한 업무 절차가 사라졌습니다.
-선진뷰티사이언스-
부여된 문서 권한에 따라 문서에 접근하고 삭제할 수 있기 때문에 퇴직자 인수인계 과정에서 생겼던 문서 유실 및 유출 가능성이 사라졌습니다. 별도의 전달 및 삭제, 문서에 대한 관리 감독 없이도 권한만 변경함으로써 간편한 인수인계가 가능해졌습니다.
-하이로닉-
예전에는 문서가 필요한 경우 일일이 메일을 보내 요청해야 했지만 도입 후에는 '몇 번 폴더 보시면 됩니다'와 같이 서버에 있는 폴더의 위치를 알려 주거나 내부 URL을 통해 문서를 공유합니다. 퇴직자가 발생하거나 PC를 교체할 때에도 하드디스크를 백업하고 인수인계하는 관리 절차가 사라졌습니다. 모든 문서가 문서중앙화에 보관되어 있어 공유와 활용이 쉬워졌기 때문입니다.
-에코프로-
인수인계, 더이상 불편하게 하지 마세요! 문서중앙화로 불편함은 줄이고 편의성은 높여 보세요.
이미 1,000곳 이상의 기업들이 사이버다임을 이용하고 있습니다.
사이버다임과 함께 더 나은 업무 환경을 만들어 보세요!
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