업무 혁신의 핵심 ‘협업과 커뮤니케이션’

 

업무 혁신의 핵심 ‘협업과 커뮤니케이션’


* EDMS로 문서관리 기반 다진 기업들, 온라인 협업 프로세스로 업무 혁신 추진
* 업무 산출물은 물론 수행 과정에 대한 협업 이력의 통합 관리 지향

스마트 기기 열풍이 확산되고 있는 가운데 기업들의 콘텐츠관리시스템(ECM) 구축 방향에도 변화가 오고 있다.

업무에 필요한 자료를 실시간으로 활용하거나 업무 협업 중 발생하는 다양한 커뮤니케이션들을 보다 효과적으로 전달/처리할 수 있는 더 나은 업무 환경을 요구하고 있기 때문이다.

◇ 협업 프로세스로 강제성 없는 문서 중앙화 달성= 관련업계에 따르면 초기 문서 혁신, 문서 중앙화 등의 방법으로 업무 혁신을 시도했던 기업들이 강제조치에 대한 구성원들의 반발, 실제 업무와의 괴리 등으로 어려움을 겪음에 따라 스마트 기기의 적극적인 활용과 협업 프로세스 정착에 초점을 맞춘 ECM 도입을 검토하는 경향이 두드러지고 있다고 밝혔다.

시스템화 된 협업 프로세스가 조직에 적용되면 강제성이 없이도 업무 자료가 조직 중앙에서 관리될 수 있으며, 사용자들은 체계화 된 업무 플로우(Flow)를 기반으로 업무를 진행하게 된다. 스마트폰, 태블릿 PC를 통해 중앙 ECM에 있는 자료를 언제, 어디서나 열람이 가능함은 물론, 협업 프로세스에서 진행되는 검토 요청, 승인 등의 기능을 손쉽게 수행할 수 있다.

◇ 문서 협업 과정 모니터링도 필수= 문서 협업에서 구성원간의 커뮤니케이션 역시 관리가 필요한 자산이다. 그 동안 조직에서는 업무 중 발생하는 산출물 관리에만 관심이 있을 뿐 어떤 업무에서 발생된 문서인지, 언제, 어디에 활용해야 효과를 발휘할 수 있을가에 대한 부분은 간과되고 있었다.

그러나 조직 내에서도 쪽지, 댓글, 인맥 등의 SNS 활용이 두드러지면서 업무 과정 중 발생하는 커뮤니케이션 모니터링에도 관심이 증가하고 있는 추세다.

사이버다임 관계자는 “업무 산출물만 관리하던 기존의 방식은 해당 업무에 대한 히스토리를 파악할 수 없었기 때문에 차후 활용의 적절성이 떨어지는 것이 사실이었다”며, “문서를 분류/관리하던 것을 넘어서 문서에 대한 협업 이력까지 함께 관리하는 것이 중요하다”고 말했다.

ECM에서는 문서 관련 협업을 보다 효율적으로 지원하기 위해 쪽지, 댓글, 메일 등의 커뮤니케이션 도구가 갖추어져 있다. 이는 구성원간 편리한 의사소통 도구를 제공함과 동시에 업무와 관련된 산출물과 협업 이력을 손쉽게 확보할 수 있는 통합관리 환경을 제공한다.

이러한 변화를 가장 빠르게 수용하고 있는 곳은 현장 업무가 빈번한 건설업이나 제조업분야다.

이 중 태영건설은 지난 해 포탈시스템과 전자결재시스템의 모바일 환경을 구축한 데 이어, 지난 3분기에는 지식경영통합시스템(ECM/KMS)을 구축하여 온라인 기반의 협업 프로세스와 커뮤니케이션 극대화를 위한 업무 환경을 갖추었다.

기존에 문서관리시스템 (EDMS)을 도입하여 기본적인 문서관리체계를 갖추고 있는 LS산전, 세방전지 등의 기업들도 업무 혁신을 위한 콘텐츠관리시스템(ECM) 고도화에 착수했다.

최근 L사에서도 ECM 도입을 추진하고 있다. L그룹 계열사에서 추진중인 프로젝트(TFT)에서 사용될 시스템으로 승인/알림 기능이 탑재 된 모바일 프로세스와 협업 프로세스가 탑재될 예정이다. 올 10월 내 ECM 도입에 착수하여 내년 초 가동을 목표로 하고 있으며, TFT에 참여했던 계열사 중 일부는 전사 적용한다는 계획이다.

이에 따라 IT 업체들도 관련 시장 선점을 위한 채비에 나서고 있다. 특히 EDMS 시장에서 가장 많은 고객사를 보유하고 있는 사이버다임은 협업과 커뮤니케이션 기능을 강화한 Destiny ECM:V 솔루션을 기반으로 많은 고객사들의 러브콜을 받고 있다.


<언론보도>
보도자료, 데이터넷

 

 

원문 작성일: 2011/11/15 13:58