안녕하세요. 다이미입니다.
기술과 디지털이 발전하며 각 산업 군에 많은 경쟁 기업이 생겨나고
이에 따라 기술뿐만 아니라 다양한 업무 시스템을 통해 경쟁 우위를 확보하려는 기업들이 많아지고 있는데요.
많은 기업들이 업무 시간을 단축시키는 등 업무 효율을 향상시키거나,
기술과 정보에 대한 보안을 강화해 기업 경쟁력을 확보합니다.
그렇다면, 어떤 시스템을 도입해야 우리 회사도 경쟁력을 강화할 수 있을까요?
1,000개 이상의 기업들이 선택한 솔루션, 문서 보안 시장 점유율 1위 "사이버다임 문서중앙화 솔루션"을 소개합니다.
기업 경쟁력을 강화하는 방법에 대해 함께 알아보겠습니다!
기술부터 회사 프로세스까지, 기업의 모든 업무는 임직원을 통해 산출됩니다. 이때, 개인이 문서를 보유하면 업무 자료가 필요할 때마다 요청을 해서 받아야 하는 불편함은 물론, 문서가 삭제로 인해 유실되거나, 외부로 유출되는 사건이 발생하기도 합니다. 그렇기 때문에 기업은 산출되는 모든 문서를 보관하고, 자산화할 수 있어야 합니다.
1️⃣ 문서 중앙 수집
문서중앙화는 기업에서 생산되는 모든 문서를 개인 PC에 저장하지 못하도록 막고, 기업의 중앙 서버에만 저장되도록 저장 경로를 단일화시킨 솔루션입니다. 그렇기 때문에 기업은 전사 문서 관리 체계에 따라 문서의 생성부터 폐기까지 모두 모니터링하며 관리할 수 있습니다.
업무에 소요되는 시간이 많을수록 업무가 비효율적으로 진행되고, 업무 효율이 떨어질수록 기업의 생산도가 낮아집니다. 그렇기 때문에 업무를 편하고, 빠르게 할 수 있는 환경 구축은 기업 경쟁력 향상을 위해 필수적입니다.
1️⃣ 윈도우탐색기 형태
문서중앙화 솔루션은 기존과 같은 윈도우탐색기 형태에서 별도의 중앙 서버디스크에 문서를 저장하는 형식입니다. 그렇기 때문에 사용자는 별도의 사용법을 숙지하지 않아도 PC를 켜기만 하면 손쉽게 사용할 수 있습니다.
2️⃣ 상세 검색 기능
문서를 활용할 때에도 별도로 요청하거나 일일이 찾지 않아도 문서중앙화 전용 상세 검색 기능을 통해 문서를 찾을 수 있습니다. 문서를 찾을지, 폴더를 찾을지 검색 범주를 설정할 수 있고, 본문 내용, 등록자, 수정일, 관리 부서, 파일 형식, 크기 등에 따라 원하는 형식으로 검색할 수 있습니다.
3️⃣ 문서 URL 공유 (내부 배포 URL)
문서중앙화는 문서 열람이 가능한 URL을 공유하기 때문에, 한 번의 공유만으로 최신 문서를 확인하고 수정할 수 있습니다. 내부 배포 URL을 통해 파일이 중앙 서버에 위치한 장소를 공유하여, 문서 수정 후 새로운 문서를 전송하지 않아도 기존에 전달한 URL에 접속해 최신 버전의 문서를 확인할 수 있습니다. 문서의 URL을 공유하는 것이기 때문에 속도나 용량 제한에서 자유롭죠.
아무리 업무 효율성이 향상되었어도 기술과 문서가 유출된다면 금전적 피해는 물론 평판이 크게 훼손될 수 있습니다. 그렇기 때문에 문서가 외부로 유출되지 않도록 내부에서 관리하고, 외부 위협도 방어하는 보안 환경을 구축해야 합니다.
1️⃣ 권한 설정
문서중앙화는 폴더 또는 개별 문서에 대해 사용자, 부서, 직급, 장치별로 접근 권한을 설정할 수 있습니다. 폴더 속 목록을 볼 수 있는지부터 시작해 문서의 읽기, 수정, 삭제 권한을 부여하여 문서 활용을 제어합니다.
2️⃣ 외부 반출 승인 프로세스
주요 문서의 경우 외부 반출 승인 프로세스를 설정하여 문서 반출 시 승인을 받도록 설정할 수 있습니다. 이때, 반출처와 사유 등을 기입하기 때문에 관리자는 승인하거나 거부할 수 있습니다.
3️⃣ 문서 URL 공유 (외부 배포 URL)
문서를 외부로 공유할 때에는 다운로드가 가능한 외부 배포 URL을 생성하여 전송합니다. 이때, 다운로드 가능 횟수, 다운로드 가능 기간, 비밀번호를 설정할 수 있어 반출되는 문서에 대해서도 보안을 설정할 수 있죠.
또, 네이버/지메일 등 웹사이트 별로 문서 원본 첨부 여부를 설정할 수 있습니다. 문서 원본 첨부를 가능하게 할지 또는 문서 URL만 첨부할 수 있도록 할지를 설정해 보안을 강화합니다.
4️⃣ 악성 프로그램 차단 프로세스
문서중앙화는 화이트리스트 방식을 통해, 사전에 허용/등록된 업무 프로그램만 중앙 서버에 업로드합니다. 그렇기 때문에 랜섬웨어 등 비승인 프로세스는 중앙 서버로의 접근이 차단되어 외부 보안 위협에서도 안전합니다.
(사이버다임 고객사 중 랜섬웨어로 인한 문서 유실 피해 사례는 단 한 건도 없습니다!)
오늘은 기업 경쟁력을 강화하기 위해 문서중앙화 솔루션이 가진 기능들을 소개드렸습니다!
이미 1,000곳 이상의 기업들이 사이버다임을 이용하고 있습니다.
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