차세대 문서중앙화, 조직·사용자 경험 제공해야

원문 작성일: 2011/01/17 17:40

 

차세대 문서중앙화, 조직·사용자 경험 제공해야


1990년대 중반 이후 기업 인트라넷 환경의 구축과 함께 개인 PC에 저장돼 있는 문서들을 중앙의 서버에 저장하고 활용하는 시스템을 도입하기 시작했다.

이렇게 구축된 문서 저장 솔루션은 기존 파일 공유 시스템을 대체하면서 개인 PC에 저장된 회사의 중요한 자료 및 문서를 서버로 옮겨오는 역할을 했지만, 기존 업무와의 연계 및 이를 뒷받침하는 프로세스 지원 체계의 부족으로 문서와 관련된 만족스런 사용자 경험(UX)을 제공하지는 못했다.

이는 곧 기업이 추구하는 목표 달성 및 구성원의 경쟁력 향상으로 이어지기에는 미흡했다. 기존의 문서관리시스템이 문서의 수집에만 치중했을 뿐 문서를 다루는 기업의 환경 및 구성원의 요구는 고려하지 못했기 때문이다.

2세대 문서 중앙화의 특징은 문서를 중앙으로 모으는 것뿐만 아니라 문서를 둘러싸고 있는 조직 및 사용자의 환경을 고려한다는 점에서 기존 문서 관리와 차별화된다고 할 수 있다.

조직 및 사용자 환경의 관점에서 2세대 문서 중앙화를 위한 시스템 구축 시 고려해야 할 요소를 크게 프로세스(Process), 정책(Policy), 사용자(People), 장소(Place)로 구분할 수 있다.

◇ 프로세스(Process)= 프로세스는 문서를 단순히 업무의 결과물만 볼 것이 아니라, 문서가 생성되는 과정 및 활용, 폐기 등 전체 라이프 사이클 관점에서 바라보아야 한다는 것이다.

기존의 BPM이나 전자결재 시스템 등에서도 프로세스 수행 자원의 하나로 문서를 다뤘지만, 정형화된 결제 프로세스가 아닌 문서 자체의 독립적인 생성, 활용, 폐기를 관리하지는 못하므로 문서 관점에서 비정형화된 프로세스를 관리할 필요가 있다.

이러한 문서 협업 및 프로세스 모니터링을 통해 얻어지는 문서 별 처리 및 지연 시간, 기간별, 문서 유형별 생성 수 등의 데이터 분석 결과는 기존 BPM 또는 전자 결제의 범위를 벗어난 문서와 관련된 비정형 업무 프로세스 혁신의 기반을 제공한다.

-중략-

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