여러분의 회사는 도면을 사용하시나요?
도면은 보통 건축사무소, 설계사무소와 같은 건설 관련 분야에서 많이 활용하는 문서입니다.
그리고 설계 관련 일이라 하면 도면만 작성할 거라 생각하지만 각종 보고서 등 행정처리를 해야 할 부분도 한두 가지가 아니죠.
프로젝트 별로 존재하는 도면과 각종 보고서들.
최종본은 하나일지 몰라도 사업 수주를 위해 준비하는 자료부터 최종 마무리까지 생성되는 문서는 수도 없이 많을 겁니다.
최초 작업본 파일 1개 + 팀장님 피드백 기반으로 수정한 파일 1개 +팀 회의 후 수정한 파일 1개... 하나의 프로젝트에 나오는 파일만 한가득에
그리고 외부와의 협업이나 고객사 커뮤니케이션 후에 수정되는 경우도 부지기수!😅
쏟아지는 문서들을 체계적으로 잘 관리해야 업무에도 차질 없을 텐데 어떻게 해야 잘 관리할 수 있지..라는 고민이 됩니다.
게다가 열심히 만든 작업물을 잘 정리하는 것에 그치지 않고
악성코드로 인해 문서가 유출되지 않도록, 내부자에 의해 유실되지 않도록 도면 보안에도 각별한 신경을 써야 하죠.
"어떻게 해야 문서 관리부터 보안까지 한 번에 해결할 수 있나요?"
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사이버다임 문서중앙화 솔루션으로
체계적인 관리부터 확실한 보안까지 한 번에 해결하세요!
[문제 1] 관리 대장 작성으로 관리하기엔 넘쳐나는 산출물들.. 어떡하지?
기획 설계부터 실시 설계까지만 해도 나오는 산출물 종류가 한두 개가 아닙니다. 기본적으로 사용되는 오피스 문서, 각종 미디어 파일 그리고 건축설계하면 반드시 필요한 캐드까지..! 이렇게 다양한 종류의 문서를 안전하게 보관하고 체계적으로 관리하는 것은 쉽지 않죠. 도면은 관리 대장 작성하고 파일링 하여 체계적으로 관리해 보려 해도 여러 문서들을 모두 관리 대장을 작성할 수는 없고.. 고민이 쌓여가는데요..!
하지만 이런 걱정, 문서중앙화로 해결할 수 있습니다!
1️⃣ 문서들을 한곳에 모아 저장하니 관리하기도 간편!
문서중앙화는 업무 산출물들을 중앙 서버에 모아 저장하는 솔루션입니다. 일반 문서만 서버에 저장할 수 있는 것이 아니라 위에서 말한 오피스 문서, 미디어 파일 모두 가능하며 카티아, 인벤터, 솔리드웍스, 솔리드 엣지 등 3D 캐드 프로그램 파일도 서버에서 바로 조회 및 저장할 수 있죠! 중앙 서버에 올리기 위해 로컬에 저장했다 옮길 필요 없이 서버로 바로 저장되니 업무 효율성이 쑥쑥 향상됩니다. 더불어 산출물들이 개인 PC에 흩어져 있는 것이 아니라 중앙 서버 한곳에 모여있기에 회사 자산으로 관리할 수도 있고! 업무 효율부터 문서 자산화까지 한 번에 잡을 수 있죠!👏👏
2️⃣ 태그 기능으로 섬세하게 문서 분류하여 관리 가능!
문서들이 한곳에 모여있으니 개인 PC에 각자 산출물을 저장하던 것과 달리 서버에서 검색만으로 원하는 파일을 찾을 수 있습니다. 하지만 보다 더 정확하게, 원하는 주제의 문서들만 모아서 결과를 보고 싶을 때도 있죠. 그럴 땐 문서중앙화에 있는 태그 기능을 사용해 보세요! 고객사, 프로젝트, 파일명 등 문서에 관련된 단어를 분류 체계에 맞게 태그로 남겨 두면 태그 검색을 통해 쉽고 빠르게 문서를 찾을 수 있습니다.
예를 들어, 시방서를 작성하다 다른 사업들은 시공 방법을 어떻게 했는지, 시방서 내용이 궁금하다면 태그 검색으로 '시방서'를 검색하면 됩니다. 그러면 사전에 태그 설정해 둔 시방서 파일들만 모아서 볼 수 있죠. 어떠세요? 다양한 문서들 중에서 필요한 자료만 쏙쏙 골라 사용할 수 있을 거 같지 않으세요?^_^
[문제 2] 첨부 파일 용량 제한 때문에 파일 보내기 어려워요
1️⃣ 첨부 파일 용량 제한? URL로 보내면 용량 걱정 없이 쉽고 빠르게!
도면이나 설계도 파일은 일반 문서들과 다르게 대용량이 경우가 많습니다. 이를 메일이나 메신저로 전달하자니 첨부파일 용량 제한에 걸리고~ 간신히 첨부하더라도 전송하는 데 세월아 네월아🐌
하지만 문서중앙화 솔루션은 URL 한 문장으로 아무리 큰 용량의 파일도 순식간에 공유할 수 있습니다.
여기서 말하는 URL은 중앙 서버에 저장된 문서들이 가진 고유의 URL 주소입니다.
내부에서 파일을 공유할 땐 '내부 배포 URL'로 파일이 중앙 서버에 위치한 장소를 공유합니다. 파일이 수정되더라도 새로 URL 주소를 보낼 필요 없이 기존에 전달한, 전달받은 주소를 통해 확인 가능하기 때문에 아주 간편하죠!
외부로 파일을 보내야 되는 경우엔 '외부 배포 URL'을 사용하시면 됩니다. 이때, URL 주소를 통해 문서에 접근하는 횟수와 기간 또한 설정할 수 있어 문서 보안도 챙길 수 있습니다.
2️⃣ 문서가 무작위로 반출될까 걱정이라면? 외부 반출 승인 프로세스!
"문서를 쉽게 보낼 수 있는 건 좋은데 쉬워진 만큼 무작위로 반출할까 봐 걱정이에요."
문서가 무작위로 외부로 반출될까 걱정하시는 분들이 있을 겁니다. 하지만 문서중앙화엔 외부 반출 승인 프로세스가 있죠! 외부 반출 승인 프로세스를 설정하면 문서 관리자의 승인을 받아야만 외부로 문서를 보낼 수 있습니다. 또한 외부 반출 문서에 비밀번호와 다운로드 횟수를 설정하여 보다 세심하게 보안 설정할 수 있죠!
[문제 3] 잦은 수정으로 인해 행방불명된 최신 파일 찾아 삼만 리
열심히 준비한 기획 자료로 해당 사업을 수주하게 되었습니다! 이걸로 바로 시공이 진행되느냐? 놉! 이제부터 시작이죠😅.
기본 디자인 컨셉 협의하고, 내외장재 마감 계획을 짜고, 모델링 하고.. 이 과정에서 수정하고, 수정하고, 수정하고 x1000...
"우리 그때 건축주하고 협의한 거 반영한 설계 보고서 누가 가지고 있어?"
"그거 박 대리 작업 폴더에 있을걸요?"
"저한테 파일 없어요~ 과장님이 어제 작성하시고 pc에 저장해 두신 거 같던데요?"
문서중앙화가 있다면 이렇게 최신본 찾아 삼만 리 하지 않으셔도 됩니다. 문서를 수정할 때마다 수정본은 새로운 버전의 문서로 등록되기 때문이죠!
"엇, 그러면 📁문서(1), 📁문서(2) 이렇게 파일이 여러 개 생기는 거 아닌가요?"
NO! 문서 개수는 하나이며 해당 문서의 버전 관리 화면에 수정본들, 즉 새로운 버전의 문서들이 저장되어 있습니다. 그렇기에 파일이 중구난방으로 생성되어 혼잡스럽지 않을까라는 걱정하지 않아도 되고, 최신본을 찾아 헤맬 일도 없죠!
그리고 새로운 버전을 생성하였을 때 '버전 변경 내용'을 기록해두면 어떤 부분이 수정되었는지 확인 가능합니다. 작업이 최종으로 끝난 파일은 버전 배포를 설정해두세요! 버전 배포를 설정하면 함부로 내용을 수정할 수 없기 때문에 최종본으로 확정 지은 파일이 수정되어 업무에 차질이 생기는 경우를 방지할 수 있습니다.
[문제 4] 담당자가 바뀌었는데 인수인계하려면 어떻게 하지..?
만남이 있으면 이별도 있는 법..! 함께 고생하던 직원이 회사를 떠난다 합니다😥. 해당 직원이 진행했던 프로젝트에 새로운 담당자를 지정하였는데요. 그럼 인수인계는 어떻게 해야 할까요? 문서중앙화 솔루션에선 권한 설정을 하면 손쉽게 인수인계가 가능합니다!
프로젝트별로 폴더를 만들어 관리하였다면 해당 프로젝트 관련 문서들이 한 폴더에 다 모여있을 겁니다. 새로운 담당자를 프로젝트 폴더에 권한 부여하여 초대하면 인수인계는 끝! 파일을 외장 하드에 저장해서 전달받고, 유실된 파일 없나 확인하느라 시간 보낼 필요 없이~ 관리하던 문서 담당자만 새로운 직원으로 변경해 주면 되니 자료만 확인하면 바로 업무 투입이 가능하죠!
[문제 5] 열심히 작업한 문서들 잃어버리면 어떻게 하지?
문서 유출 못지않게 기업에서 자주 발생하고 많은 사람들이 걱정하는 문서 유실!
문서가 외부로 유출되는 문서 유출과 달리 문서 유실은 내부에서 문서를 잃어버리는 경우라 생각하면 됩니다.
보통 다음과 같은 상황에서 유실이 발생하는데요, 사이버다임 문서중앙화가 있다면 문서 유실 걱정도 저 멀리 보낼 수 있죠~
😭 컴퓨터가 고장 나서 포맷했는데 문서들이 전부 없어졌어요..
문서중앙화가 있으면 포맷으로 문서가 유실될 일이 없죠! 왜냐면 개인 로컬 PC에 문서가 저장되는 것이 아니라 중앙 서버에 문서들을 저장하기 때문입니다. 컴퓨터를 포맷해도 문서는 중앙 서버에 있으니 유실될 일 X!
😭 퇴사자가 고의적으로 문서를 지우고 나갔어요.. 중요 문서인데 어떡하죠?
중앙 서버의 휴지통을 확인해 보세요. 우리가 일반적으로 생각하는 휴지통과 다르게 중앙 서버의 휴지통은 아무나 휴지통 비우기를 할 수 없습니다. 휴지통 속 문서를 완전히 삭제할 수 있는 건 관리자뿐! 그렇기에 관리자가 해당 문서를 다시 복구하면 문제 해-결!
😭 문서 자체는 남아 있는데 내용이 전부 날아갔어요..!! 이것도 복구할 수 있나요?
물론이죠~ 버전 관리 기능을 들어가 이전 버전으로 문서를 복구하면 다시 정상적으로 활용할 수 있습니다.
[문제 6] 랜섬웨어로부터 우리 회사 작업물 지키기
열심히 문서 작업하고 잘 관리해두었는데 어느 날 찾아온 예상치 못한 랜섬웨어의 공격..! 랜섬웨어는 아직 완벽한 해결 방안이 없어 몇 년째 사이버보안계의 골칫거리입니다. 게다가 작년 상반기에는 해외 유명 자동차 기업 부품 제조사가 랜섬웨어의 공격을 받아 약 15만 7천여 건의 도면이 유출된 사례가 있죠.
"우리 회사의 도면이 랜섬웨어의 공격을 받아 유출되면 어떻게 하지..?"
걱정 마세요! 사이버다임 문서중앙화로 랜섬웨어 걱정은 안녕🖐🖐
1️⃣ 아무나 접근할 수 없지! 승인된 프로그램만 서버에 접근 가능!
랜섬웨어는 사용자의 PC를 먼저 감염시키고 서버 스토리지로 퍼집니다. 그렇기에 문서들을 개인 로컬 PC에 저장하는 것은 랜섬웨어의 공격에 직격으로 피해를 받게 됩니다. 하지만 문서중앙화는 모든 산출물을 중앙 서버에 저장하고 화이트 리스트 방식으로 안전하게 보호하죠!
"블랙리스트는 들어봤어도 화이트리스트는 처음 들어보는데요..? 어떤 건가요?"
블랙 리스트🧛♂️는 일상생활에서도 종종 듣는 단어이죠.
바람직하지 않는 트래픽을 차단하기 위해 사용하는 방식으로 '접근을 원하지 않는 목록'이라고 생각하면 이해하기 쉽습니다. 즉, 블랙리스트로 등록된 IP나 프로그램은 접근할 수 없습니다.
그럼 화이트 리스트🧚♂️는 블랙리스트와 반대 의미겠죠?😊 접근 허용되는 대상의 목록을 말하며 화이트리스트에 등록된 IP나 프로그램만 접근 가능합니다. 그렇기 때문에 허용되지 않은 악성 프로그램들은 서버에 접근조차 불가!
2️⃣ 랜섬웨어 공격에 피해 입은 고객사 사례 제로(zero)!
화이트 리스트 방식이 랜섬웨어의 대응 방안으로 많이 활용되자 '파일 리스 형 매그니베르 랜섬웨어'라는 새로운 랜섬웨어가 출현했습니다.
이 랜섬웨어는 프로그램 자체가 없어 화이트리스트 방식만으론 막을 수가 없었죠. 실제로 2018년에 사이버다임 고객사 중 파일리스형 매그니베르 랜섬웨어가 침투한 적이 있습니다. 하지만 중앙 서버 속 원본 문서들은 전혀 암호화되지 않았죠!
왜냐하면 문서 작업 시, 중앙 서버에 저장되어 있는 원본 문서에 직접 작업하는 것이 아니기 때문입니다.
문서를 작업할 때, 1) 임시 보안 영역인 sandbox를 생성합니다. 2) 그리고 프록시 파일을 수정하고 서버에 업로드하죠.
그리고 수정된 문서는 반드시 새로운 버전의 문서로 저장됩니다. 그렇기에 랜섬웨어가 파일을 감염시키더라도 버전 관리 기능을 통해 이전 버전으로 깔끔하고 쉽게 복구할 수 있죠! 또한 랜섬웨어에 감염된 PC가 중앙 서버 속 파일을 다운로드해 조회하여 감염되더라도 조회용으로 인식되어 임시 영역에서 즉시 삭제 처리됩니다.
랜섬웨어는 계속 진화하고 변종 랜섬웨어 역시 꾸준히 등장하고 있으나
사이버다임 문서중앙화 고객사 중 랜섬웨어의 피해를 받은 곳은 단 한곳도 없다는 점!
정말 대단하지 않나요?!
문서중앙화 제품 도입을 망설이고 있거나 구체적인 상담이 필요하다면?
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