안녕하세요. 다이미 입니다~!
지난번 문서중앙화 솔루션으로 도면 설계 CAD 파일 관리법에 대한 내용을 소개해 드렸었죠!
- 잦은 수정에도 잃어버리지 않는 최종문서
- 넘쳐나는 산출물, 체계적으로 관리
- 손쉬운 인수인계
- 문서 유실 방지까지
다양한 기능을 알아보았었습니다^_^
아직 확인하지 못했다면! 👉 https://blog.naver.com/cyberdigm_/222975749232
문서중앙화 솔루션은 건축·설계 관련 산업 이외에 다양한 분야에서 유용하게 사용할 수 있는데요.
금융, 연구, 제조, 건설, 교육업 등 어떠한 업종이더라도 문서 작업이 이루어 지고 생산하는 산출물을 안전하게 관리하는 솔루션이 꼭 필요하기 때문이에요.
특히, 도면 관리와 같은 부분은 건축이나, 제품 설계 사업에서 매우 중요하기 때문에 더욱 세심한 관리와 사용 편의성이 요구되는데요.
건축이나, 제품 설계 사업 말고도 문서 보안 관리가 매우 중요한 산업! 바로 연구, 제약 산업이죠!
연구 결과 데이터나 임상 시험 자료 등 대량의 실험 자료를 업무 문서로 사용하는 제약 회사는
문서중앙화 솔루션을 이용해 안전하게 업무 환경을 변화시킬 수 있습니다! 과연 문서중앙화솔루션을 어떻게 활용할 수 있을지! 함께 알아볼까요?!
업무 문서를 USB, 개별 PC에 저장해 그룹웨어로 전송할 필요 없이
👉모든 문서는 개인 PC 저장 불가능🙅♂️, 중앙서버에만 저장 🙆♀️
🤷♂️ 복잡한 업무 프로세스는 그만~ 대용량 실험 데이터도 서버에 바로 저장! 더 이상 옮겨담을 필요가 없는 데이터 환경!
☑ 업무 중 생성되는 모든 문서는 중앙 서버에 자동 저장
문서중앙화 솔루션은 업무 중 생성되는 모든 문서를 중앙서버에 저장하는 솔루션입니다. 일반적으로 업무에서 많이 사용하는 워드, 엑셀 문서뿐 아니라 대량 실험 결과 데이터나, 임상 시험 자료들도 모두 중앙서버에 보관이 가능하기에 용량이 큰 연구 자료를 개인 PC나 USB에 보관하지 않아도 되고 이로 인해 발생하는 문서 유출이나 유실로부터 자유로울 수 있죠~
또한 모든 문서는 중앙서버에 자동으로 업로드되고 있어, 직원들이 일일이 개인 PC로 옮기는 번거로움이 줄어들었고 USB 고장으로 인한 데이터 유출도 방지할 수 있습니다. 팀 내에서 자료를 공유해야할 때도 이메일이나 메신저를 통하지 않고 중앙서버에 있는 문서를 확인하면 되기에 업무 프로세스도 훨씬 간편해졌죠! 😉
☑ 검색기능으로 수많은 문서 속에서도 빠른 문서 탐색
"모든 문서가 중앙서버에만 저장된다면, 수많은 문서 중에 내가 찾고자 하는 문서를 어떻게 빠르게 찾을 수 있을까..."
중앙서버는 우리가 사용하는 윈도우 탐색기 기반의 UI로 기존에 사용하던 윈도우 탐색기와 동일한 방법으로 사용할 수 있습니다. 처음 문서중앙화 솔루션을 사용하는 사용자라도 어렵지 않게 문서 저장 및 수정이 가능하고 수많은 문서가 저장되어 있더라도 검색을 통해 빠른 문서 찾기가 가능합니다.
중앙서버에서는 문서 제목/본문 내용/등록자/파일 형식 등 다양한 방법으로 검색이 가능해, 문서의 제목이 기억이 나지 않을 경우 본문 내용으로 검색하는 방법을 활용하면 되죠~ 👍
용량이 큰 대량의 실험 데이터 전송에도 긴 기다림 없이
👉 중앙서버 내 문서는 위치 URL 전송으로 빠른 공유
💁♂️ 연구실에서 추출되는 대량의 실험 데이터는 컴퓨터 용량부터 파일 공유 전송시간까지 고려해야 하죠. 기존에는 USB로 실험 데이터를 일일이 옮겨 대용량 데이터를 보관하고 공유하기? 이제는 서버에 저장된 실험데이터를 손쉽게 사용해요~
☑ PC 용량 걱정 없는 중앙서버 보관 기능
V기업은 문서중앙화 솔루션 도입 후 모든 결과 데이터가 중앙서버에 자동으로 저장되었는데요. 덕분에 연구실에서 생성되는 용량이 큰 실험 데이터가 많아져도 개인 PC의 용량 걱정 없이 모든 자료를 효율적으로 관리할 수 있게 되었습니다.
문서중앙화 솔루션의 또 하나의 큰 장점!
대량의 문서가 모두 한 곳에 저장되어 있지만 속도는 변함없이~ 아주 편리한 문서 관리가 가능하죠. 😁
☑ 문서의 위치 URL 전송으로 용량 제한❌, 속도 제한❌ 간편한 공유
용량이 큰 파일은 전송하는 경우 메일이나 메신저를 사용할 때 속도나 용량초과로 공유가 쉽지 않은 경우가 많았을텐데요. 😥 중앙서버에 있는 문서를 공유할 땐, 문서 원본을 전송하는 것이 아닌 문서가 저장되어 있는 위치 URL을 공유하기 때문에 대용량 문서도 오랜 시간 소요되지 않고 빠른 전송이 가능합니다.
URL을 공유받은 사용자는 언제든 URL을 통해 문서를 확인할 수 있고 파일 수정 후, 수정된 버전의 문서를 다시 전송하지 않아도 파일이 저장되어 있는 위치 접속만으로 실시간으로 업데이트 되는 문서를 열람할 수 있어 효율적인 업무가 가능하죠!
중앙서버내 저장되어 있는 문서는 접근 권한 설정으로 유출·유실 걱정 없이,
👉 폴더/파일별 섬세한 6단계의 접근 권한 설정
🙋♂️ 외부로 유출되어서는 안되는 실험 데이터나, 치료제 정보와 같은 기밀 문서 서버는 유출/유실 방지하는 철저한 보안 기능도 갖추고 있죠!
☑ 사용자별/직급별 문서의 중요도에 따른 접근 권한 설정
회사의 핵심 기술 자료를 전 직원이 열람할 수 있다면, 정보 유출과 같은 보안 위협의 우려가 생길 수 밖에 없는데요. 문서중앙화 솔루션은 더욱 철저한 보안 유지를 위해 사용자별/직급별로 폴더·파일에 문서 접근 권한을 설정할 수 있습니다.
그리고 문서의 중요도에 따라 목록보기/읽기/수정/삭제/모든 권한 등의 섬세한 권한 설정이 가능하죠! 이를 활용해 절대 유출되어서는 안되는 회사의 기밀 문서는 특정 인원을 제외한 나머지 사용자에게는 읽기 권한을 제한해 내용을 열람할 수 없도록 하고, 특별 프로젝트 문서의 경우에는 프로젝트 참여 인원에게만 수정 권한을 부여할 수 있습니다.
언제·어디서 공격할 지 모르는 랜섬웨어의 공격에도 끄떡 없는
👉 문서중앙화 솔루션의 화이트리스트 보안 방식
🤦♂️ 문서 유출, 문서 유실도 조심해야 하지만 힘들게 지켜온 회사의 중요한 데이터... 랜섬웨어, 악성코드 등의 공격은 더욱 더 조심!
☑ 허용된 프로그램만 접근할 수 있는 철저한 보안 기능
문서중앙화 솔루션은 개인 PC에 문서를 저장할 수 없기에, 개인 PC가 랜섬웨어에 감염된다고 해도 중앙서버는 타격을 입지 않습니다.
🤔 " 그럼 랜섬웨어가 중앙서버를 공격하게되면 어쩌죠..? "
모든 문서를 중앙서버에만 저장하는 문서중앙화 솔루션은 중앙서버에 화이트리스트 방식(Whitelist)을 사용해 사전에 승인된 안전한 프로그램만 접근할 수 있습니다. 그렇기에 랜섬웨어나 악성코드와 같이 허용되지 않은 프로그램의 접근을 금지하고 랜섬웨어의 감염으로부터 안전하게 파일을 지킬 수 있죠.
☑ 샌드박스 보안영역 생성으로 랜섬웨어의 직접적인 접근 차단
사용자가 중앙서버에 저장되어 있는 문서 수정 시, 랜섬웨어와 같은 악성코드의 접근을 사전에 예방하기 위해 사용자의 로컬 PC에 가상 보안 영역인 샌드박스를 생성하고 가상의 프록시 파일을 수정한 뒤 서버에 업로드 하는데요. 이러한 철저한 보안 속에 중앙서버 내 원본 파일에는 랜섬웨어가 직접적으로 접근할 수 없도록 되어 있어 중앙서버에 저장된 문서들은 완벽하게~ 보호되고 있습니다.
문서중앙화 도입으로 더욱 편리한 문서 관리, 문서 공유를 경험한 V기업의 사례!
우리 회사에 딱 맞는 문서중앙화 솔루션의 더 많은 기능을 알고 싶다면?!
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