체계적인 문서관리를 위해 문서중앙화 솔루션 도입을 희망하지만..
과연 우리 회사에서도 효율적으로 문서중앙화를 활용할 수 있을까 하는 고민 때문에 망설이시는 분들!!
모두 주목하세요~~📢
사실, 아무리 좋은 제품이라도 우리 회사와 잘 맞지 않는다면 무용지물이죠.
"막상 문서중앙화 솔루션을 도입했는데, 우리 회사에서 잘 활용하지 못한다면..?"
"문서중앙화 솔루션..? 다양한 회사가 있는 것 같은데 그중에서 제일 괜찮은 솔루션이 뭘까?"
우리 회사와 잘 맞을 수 있을지, 또 도입 후 어떤 기능들을 활용할 수 있는지 사전에 꼼꼼히 잘 알아보는 것도 중요하니까!
각 업종별 도입 사례와 인터뷰를 통해서 업무 환경에 따른 문서중앙화 기능 활용법
더 나아가 회사에 맞춤 솔루션으로 구축하는 커스터마이징 사례까지 만나보겠습니다!
'알아서 잘 딱 깔끔하고 센스있게' 문서 관리와 보안을 책임져줄 솔루션!
우리 기업에 꼭 필요한 솔루션으로 자리매김한 사이버다임 문서중앙화 솔루션 기능별 활용법 함께 찾아보시죠. 🧐
종이 없는 디지털 환경, 그린 캠퍼스 인프라 조성
교육업에서 문서중앙화 Destiny ECM 활용법
문서중앙화 솔루션 도입으로 종이 문서 사용을 줄이고, 별도의 문서 공유 없는 실시간 협업으로 빨라진 업무 환경 구축에 성공한 부산의 대표적인 A 국립대학교! 문서중앙화 솔루션 도입 전 고민은 무엇이었을까요?!
문서중앙화 도입 전 고민 🤔
기존에는 별도의 협업 시스템 없이, 각자의 문서를 개인 PC에 저장하기에 문서 삭제로 인한 문서 유실 방지가 어려웠고, 인수인계 시 누락되는 문서가 발생할 수 있는 환경이었습니다. 무엇보다도 협업에 사용할 수 있는 플랫폼의 부재로 인해 업무 효율성을 높일 수 있는 플랫폼이 필요했죠.
A 대학교만의 문서중앙화 Destiny ECM 활용법 ✍
1) 회의자료와 보고서는 항상 최신 버전으로 관리
업무 특성상 회의 자료와 보고서 사용량이 많은 A 대학교에서는 매번 자료 공유 시마다 회의 자료가 최신 버전인지 아닌지 확인해야 하는 번거로움이 있었다고 합니다. 문서중앙화 도입 후, 중앙 서버 접속만으로 가장 최신 버전의 문서를 확인할 수 있어 두세 번 확인하지 않아도 되니 업무 진행 속도도 더욱 빨라졌습니다. 또한 중앙 서버 내 문서는 생성부터 매 수정마다 버전으로 자동 저장되기에 최신 문서의 수정 전 버전을 확인하고 있다면 문서 버전 관리에서 이전 버전의 문서를 언제든 확인할 수 있죠.
2) 종이와 시간을 절약해 그린 캠퍼스 인프라 조성이 가능해진 문서 공유
문서 공유 시 종이와 토너를 사용해 인쇄하고 수정사항이 있다면 다시 내용을 회수하고 파기하는 번거로운 업무 프로세스가 반복되었지만 문서중앙화를 통해 문서를 취합하지 않고도 중앙 서버에서 공동으로 문서를 수정하면 되기에 인쇄를 사용하지 않게 되어, 자원 절약과 업무 효율화를 한 번에 잡을 수 있게 되어 그린 캠퍼스를 만드는 데 성공했습니다.
3) 업무 시간을 줄이는 문서중앙화 솔루션의 업무 연속성
기존에는 각각의 PC에 파일을 저장해두었기에 회의 자료 준비에 많은 시간이 소요되었습니다. 하지만 이젠 중앙 서버 로그인만으로 회의에 참여하는 모든 인원이 회의 자료, 보고서 등 모든 업무 관련 자료를 확인할 수 있어 별도로 회의 준비를 하지 않아도 되기에 업무 연속성을 챙길 수 있게 되었습니다. 이렇게 문서중앙화로 협업 환경 구축과 문서 유실 방지까지 성공한 A 대학교!
"개인 정보 문서 보안 관리" 문서 유출 원천 차단
금융업에서 문서중앙화 Destiny ECM 활용법
고객의 정보를 관리하는 기업인만큼 개인 정보 문서 관리에 철저한 방안을 세우기 위해 문서중앙화 솔루션을 도입한 현대카드의 문서중앙화 솔루션 도입 후기를 만나볼까요?
문서중앙화 도입 전 고민 🤔
문서중앙화 도입을 고민하는 대부분의 기업들은 문서 자산화, 공유를 목적으로 도입하는 사례가 많았지만, 현대카드는 개인 정보 탐지와 보안을 목적으로 문서중앙화 도입을 결정하게 되었다고 합니다. 기존 사용하던 개인 정보 탐지 시스템의 한계를 발견하고 중요한 경영정보와 개인 정보의 더욱 안전한 보관을 위해 문서중앙화를 선택한 현대카드.
현대카드만의 문서중앙화 Destiny ECM 활용법 ✍
1) 로컬에는 문서 저장🙅♂️, 모든 문서는 ECM의 중앙서버에만 저장🙆♀️
문서중앙화는 탐색기 기반의 형태로 사용자들이 쉽게 적응할 수 있기에 업무 중 생성되는 모든 문서를 로컬에 저장할 수 없도록 하고, 무조건 ECM으로만 저장되도록 구현하는 것도 어렵지 않았다고 합니다. 그뿐만 아니라 기존 고객사에서 중앙 서버 내 '공용 폴더'를 활용해 공통의 문서를 관리하는 것과 달리 현대카드에서는 개인 정보 보호 관리 부분을 특화하기 위해 각 개인별 문서 저장 공간을 배정해 주고 팀원들 사이에 문서 공유가 필요한 경우에는 승인을 받은 뒤에만 공유 폴더를 만들어주는 아주 확실한 보안 체계를 구축할 수 있었습니다.
2) 대용량 문서도 용량 걱정, 속도 걱정 없는 문서 공유
대용량 문서를 전송할 때 파일 전송 용량과 속도에 대한 걱정을 피할 수 없었는데요. 이젠 중앙 서버에 대용량 문서를 모두 저장할 수 있어 PC 용량에 대한 걱정이 사라졌고, 파일 공유 시 원본이 아닌 중앙 서버 내 문서가 저장되어 있는 위치 URL을 공유하기에 전송 속도 문제도 해결되었습니다. 또한 문서를 수정한 뒤에 최신 버전을 다시 전송하지 않아도 위치 URL 클릭만으로 최신 버전의 문서를 확인할 수 있다는 장점이 있죠!
3) 언제·어디서든 업무 환경 구축이 가능한 업무 연속성 확보
문서중앙화 도입과 동시에 상시 재택근무를 시행 중인 현대카드는 재택 중에도 중앙 서버 접속만으로 사무실과 같은 업무 환경 구축이 가능하게 되었고, 확실한 문서 유출 방지를 위해 각 문서에 사번이 찍히는 워터마크 기능을 사용해 업무 연속성과 보안까지 한 번에 잡을 수 있었습니다.
랜섬웨어 공격에도 감염 없이 안전한 문서 관리
제조업에서 문서중앙화 Destiny ECM 활용법
문서 유출·유실을 방지하기 위해 문서중앙화 솔루션을 도입했던 고객사였는데요. 문서중앙화로 악명 높은 록비트 랜섬웨어 공격에도 중앙 서버 내
저장되어 있던 문서는 지킬 수 있었던 고객사의 고민! 들어볼까요?
문서중앙화 도입 전 고민 🤔
PC가 고장 나거나 하드웨어가 손상되었을 때도 별도의 백업 없이 모든 문서를 안전하게 보관할 수 있고 PC에 업무 자료가 없더라도 언제든 업무를 할 수 있는 환경을 유지할 수 있는 보안 솔루션이 필요함을 느껴 문서 보안부터 공유까지 가능한 문서중앙화를 선택하게 되었습니다.
고객사만의 특별한 문서중앙화 Destiny ECM 활용법 ✍
1) 모바일 승인 반출 기능으로 안전하고 편리한 문서 공유 방법
문서 보안 유지를 위해 모든 문서를 중앙 서버에 저장하도록 하고 중앙 서버에 있는 문서의 무분별한 유출을 방지하기 위해 문서 승인 반출 프로세스를 설정했죠. 문서 반출에 권한이 없는 사용자의 경우 승인자의 승인 과정을 거친 후 문서 반출이 가능하고 승인자가 외근·출장 중인 경우에도 원활한 업무 진행을 위해서 모바일에서 문서 반출 승인이 가능하도록 기능을 추가했습니다.
2) PC에 문제가 발생해도, 하드웨어가 손상되어도 문서는 안전하게 보관
모든 문서가 중앙 서버에 저장되는 문서중앙화는 업무 데이터를 개인 PC에 저장하지 않기에, PC가 고장 나거나 하드웨어가 손상된다고 해도 중앙 서버 내 문서는 타격을 입지 않습니다. 혹시 PC 고장으로 인해 사용이 어렵다면, 다른 기기에서 중앙 서버에 로그인만으로 모든 문서를 확인할 수 있죠.
3) 랜섬웨어의 공격에도 끄떡없는 문서중앙화의 보안 기능
악명 높은 록비트 랜섬웨어 공격으로 30여 개 달하는 업무 서버가 모두 공격을 당했지만, 중앙 서버는 감염되지 않고 문서를 안전하게 지킬 수 있었습니다. 그럼, 문서중앙화 솔루션은 어떤 보안 기능으로 랜섬웨어의 공격으로부터 안전할 수 있었을까요?
사이버다임의 문서중앙화는 랜섬웨어의 공격으로부터 안전하기 위해 화이트 리스트(White List) 방식을 사용하고 있습니다. 화이트 리스트 방식은 블랙리스트와는 반대되는 용어로, 접근 가능한 프로세스를 사전에 등록해둔 뒤, 허용되지 않은 랜섬웨어나 악성코드와 같은 프로그램을 모두 차단하는 방식입니다.
중앙 서버 내 문서를 수정할 때는 샌드박스라는 가상 보안 영역을 생성해 가상의 프록시 파일을 작업하는 방식으로 랜섬웨어가 문서에 직접적으로 접근하는 것을 방지할 수 있습니다. 이렇게 철저한 보안으로 랜섬웨어 공격에 피해 입은 고객사는 아직 '제로'라는 사실 😁
만족도 100% 유지 보수를 보장하는 "클라우디움"
제조업에서 문서중앙화 클라우디움 활용법
문서중앙화 솔루션 클라우디움과 DRM을 함께 사용해 보안에 보안을 더해 문서 자산화에 성공한 자동화기기 전문 업체 그린파워의 문서중앙화 솔루션 도입 전 고민과 확실한 유지 보수를 자랑하는 사이버다임의 기술 지원 스토리도 함께 들어볼까요?
문서중앙화 도입 전 고민 🤔
클라우디움 도입 전 회사에서 다양한 제품을 사용하고 있었지만, 문서 관리 시스템이 없어 제품 개발을 위한 주요 문서의 유출 방지 솔루션이 필요함을 느끼고 문서중앙화 솔루션을 도입하게 되었습니다.
그린파워만의 문서중앙화 클라우디움 활용법 ✍
1) 사용자에 따른 폴더 접근 권한 설정
연구·개발 관련하여 보안에 민감한 문서가 많은 그린파워는 모든 인원에게 회사의 핵심 정보를 공개하면 문서 유출, 유실의 위험이었었죠.
이러한 위험을 사전에 방지하기 위해 3개월 이내의 입사자에게는 문서/폴더 접근 권한 설정으로 열람 권한을 제한했습니다. 만일, 업무 중 중앙 서버에 있는 문서를 사용해야 한다면, 상급자에게 해당 폴더에 열람 권한을 요청해 그때그때 사용할 수 있도록 권한 변경이 가능합니다.
2) 퇴사자 문서 유출·유실 방지
퇴사 예정자의 데이터 유출 사건은 많은 기업에서 빈번하게 일어나고 있는데요. 문서중앙화는 중앙서버에 모든 문서가 저장되기 때문에 문서 유실을 막을 수 있고, 인수인계 없이도 중앙서버 접속만으로 퇴사 예정자의 문서를 모두 확인할 수 있습니다. 그린파워의 경우 퇴사 전 각 부서 팀장님께 문서를 모두 확인 받은 뒤 문서 이동 및 삭제가 가능해 더욱 확실한 보안 유지가 가능하죠.
그린파워의 연구직은 강제 중앙화 정책을 사용해 업무 중 생산되는 모든 문서가 중앙서버에만 저장될 수 있도록 설정되어 있어, 연구개발 문서도 보안 유지를 통해 문서 자산화에 성공했습니다.
3) IT 전담 인력이 없이도 관리가 가능한 문서중앙화 솔루션
문서중앙화 솔루션 도입을 희망하지만, 소규모 기업이라 IT 전담 인력이 부족하다는 이유로 망설이는 경우가 있죠. 하지만 사이버다임에는 IT 전담 인력이 없어도! 소규모 기업이라도 문서중앙화를 사용할 수 있는 "클라우디움 과금형 서비스"를 제공하고 있습니다.
문서중앙화 클라우디움 사용 중 오류가 발생할 경우 클라우디움 기술 지원 인력이 항시 대기중으로 오류 확인부터 해결까지 빠른 시일 내에 복구 도움을 드리고 있으며, 매달 고객 서비스 만족도 조사인 해피콜과 함께 고객사 인터뷰도 시행하고 있습니다. 이렇게 사후 서비스까지 확실한 사이버다임이기에 현재 문서중앙화 솔루션을 사용하고 계시는 고객사에서는 만족도가 아주 높습니다~😊
문서중앙화 도입 전 각각의 기업이 가진 고민과 문서중앙화로 변화된 업무 환경까지!
우리 기업에서는 어떻게 활용할 수 있을까~? 고민하면서 읽어보셨나요!?
▪ 고객의 환경에 맞게 유연한 커스터마이징을 원하는 분들에게 Destiny ECM
▪ 서버를 관리할 수 있는 내부 IT 관리 인원이 있고 하드웨어와 소프트웨어를 구매해 소유 후 관리하길 원한다면 클라우디움 구축형
▪ 소규모 사용자나 사용 용량이 작아 월 비용을 내고 서버를 임대해 사용하길 원한다면 클라우디움 과금형
이 중에서 도입하길 원하는 제품이 있거나, 보다 구체적인 상담이 필요하다면?
아래 이메일 혹은 연락처로 문의하세요!🤗
🔽우리 회사에 꼭 맞는 커스터마이징 문서중앙화가 필요하다면?
데스티니 ECM 📧 _marketing@cyberdigm.co.kr 📞 02-546-6990
🔽구축형, 과금형 원하는 용량 인원만큼 구축하고 싶다면?
클라우디움 📧 cloudium@cyberdigm.co.kr 📞 02-546-4850
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