협력사와의 프로젝트에서 안전한 문서 관리로 보안 챙기고 신뢰도 상승하는 완벽한 전략!? 주목하세요! <문서중앙화 솔루션>

안녕하세요! 다이미입니다~

최근 한국의 반도체 기술이 중국에 유출되어 국가적으로 엄청난 피해 입게된 사건, 다들 알고 계신가요?!😥

국가 핵심 기술을 보유한 회사의 전 연구원이 협력사 대표를 포섭해 핵심 도면을 빼돌려 중국에 유출을 시도한 것인데요.

(출처: https://www.segye.com/newsView/20230126514024)

승진 탈락에 반도체기술 中유출…한 업체 피해액만 1000억원

 

회사 내 기밀 문서나 핵심 기술 유출은 외부로 인한 해킹 공격이나 내부 인원 고의적인 반출로 인해 발생하는 경우도 많지만,

위와 같이 협력사와의 프로젝트 후에 문서가 유출되기도 합니다. 하지만, 더욱 뛰어난 기술을 만들기 위해 기업간 협력은 빼놓을 수 없죠.

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" 완벽한 협력과 편리한 문서 공유, 문서 보안까지 확실하게 유지할 수 있는 방법, 없을까요?! "

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있습니다!!

보안뿐만 아니라 문서 공유에 있어서도 탁월한 사이버다임의 문서중앙화 솔루션이 그 해결책입니다!

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오늘은 사이버다임의 문서중앙화로 완벽한 협업에 성공한 A기업과 협력사 B기업의 사례를 통해

문서중앙화 솔루션의 자물쇠🔐 같은 철저한 보안 유지법을 알아보겠습니다.

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프로젝트 착수

 

1. TF팀을 위한 공용 문서 공간 생성

협력사와의 중요한 프로젝트인 만큼 편리한 문서공유도 중요하지만 확실하게 보안을 유지하는 것도 신경써야 합니다.

A기업은 문서중앙화 솔루션을 사용하고 있습니다. 그래서 업무에서 생성되는 모든 문서를 개인 PC에 저장할 수 없고, 회사의 중앙서버에만 모든 문서를 저장해 문서 유출·유실을 방지하고 철저한 보안을 유지할 수 있습니다.

 

 

중앙서버에는 회사의 기밀 문서까지 모~두 모아서 저장되어 있습니다. 회사에 등록된 인원에 한해서만 중앙서버에 접근할 수 있고, 외부 사용자는 접근이 불가능하도록 되어있습니다. 그렇기에 협력사 직원 또한 협력프로젝트 문서 열람이 가능하도록 중앙서버에 로그인할 수 있는 아이디를 생성해 부여해주면 프로젝트 문서가 안전하게 보관되고 편리한 공유까지 가능하죠!

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2. 중요한 문서에는 접근할 수 없도록 접근 권한 설정

​문서중앙화 솔루션은 모든 문서를 중앙서버에 저장하고 있다고 말씀 드렸는데요. 그렇다면, 협력사 직원에게 중앙서버 로그인 아이디를 부여했을 때, " 협력사 직원이 회사의 모든 문서를 열람하게 되면 어쩌나... " 하는 걱정도 될거예요.

 

 

하지만, 그런 위험을 방지하기 위한 예방책이 마련되어 있습니다. 바로 사용자별/부서별로 폴더나 파일에 접근 권한을 설정할 수 있는데요.

문서의 중요도에 따라 목록보기/읽기/수정/삭제/모든 권한 등의 다양한 권한 설정이 가능합니다. 협력사 직원에게 아이디를 부여한 경우 회사의 중요한 기밀 문서에 대한 접근을 방지하기 위해서 사전에 해당 아이디에는 협력 프로젝트 문서가 저장되어 있는 공유 폴더에 한해서만 문서 열람 권한을 설정하면 되죠.

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프로젝트 진행

1. 문서에 접근한 모든 이력을 확인할 수 있는 이력 관리

회사 내부에서 진행하는 프로젝트에도 첨여 인원이 많다면, 누가 문서를 수정했는지 또 문서 문서를 최신 버전으로 업데이트 했는지 확인이 쉽지 않은데요. 게다가 협력사와의 프로젝트는 매번 한 공간에서 같이 업무를 진행하는 것이 아니기에 업무 진행에 혼선이 발생할 수 있습니다.

 

 

 

하지만 중앙서버에 저장되어 있는 문서는 문서 읽기, 수정, 삭제까지 모든 접근 현황이 자동으로 기록되고 있어, 협력사 직원이 공유 폴더 내 어떤 문서를 열람했는지, 또 문서를 누가 수정했는지에 대해 직접 묻지 않아도 이력 조회만으로 모든 현황을 확인할 수 있죠. 만일, 누군가 문서를 수정 중이라면 누가/언제부터 문서를 수정 중인지 실시간 현황도 확인 가능하기에 문서 중복 수정에 대한 걱정도 줄일 수 있습니다.

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2. 문서 위치를 공유하는 편리한 문서 공유법

협력사와의 프로젝트에서 생성되는 문서를 어떻게 공유해오셨나요?

문서를 수정할 때마다 매번 이메일로 전달한 뒤, 메신저로 메일 확인을 요청하고.. 생각만해도 번거롭게 느껴지죠..😥

 

문서중앙화 솔루션에서는 모든 문서를 중앙서버에만 보관하기 때문에 협력사와의 공유 폴더에서 언제든 생성된 문서 확인이 가능하고, 만일 문서를 공유해야 한다면, 문서 원본이 아닌 중앙서버 내 문서의 위치 URL 을 공유해 메신저나 이메일을 통한 문서 원본의 외부 문서 유출을 방지할 수 있습니다. 실제 데이터를 옮기지 않아 대용량 문서도 가볍게 공유할 수 있다는점~ 다운로드 횟수, 기간도 정할 수 있어 무분별한 유출도 절대 금지~!

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또 한가지 편리한 점은 문서의 위치를 공유하기에 문서를 수정할 때마다 자동으로 최신 버전으로 업데이트 되고 있어, 내부 url 사용 시 수정된 버전의 문서를 재전송하지 않아도 해당 문서의 위치에 접속만으로 최신 버전의 문서를 확인할 수 있습니다.

 

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3. 외부 반출 승인 프로세스로 핵심 기술 유출 방지

앞서 말씀드린 국가 핵심 기술 유출 사건! 기억하시나요?!

프로젝트에서 생성된 중요한 기술 문서를 협력사 직원이나 내부 인원에 의해서 외부에 유출이 된다면, 이에 대한 피해가 막대하죠..!

 

 

위의 사례와 같이 무분별한 문서 유출을 막기 위해 문서를 외부에 반출할 때 상급자의 승인을 받은 뒤, 문서 반출이 가능한 외부 반출 승인 프로세스를 설정할 수 있습니다. 외부 반출 승인 프로세스 설정 시 어떤 문서를 누구에게, 어떤 목적으로 반출할 것인지 사전에 확인할 수 있어, 문서 유출 예방이 가능하고, 문서 이력 관리로 문서를 반출한 뒤 문서 접근 이력 확인을 통해 더욱 강력한 보안을 유지할 수 있습니다.

 

4. 문서 유출 경로를 모두 차단하는 외부 매체 제어 기능

​문서 이력 관리, 위치 URL공유, 외부 반출 프로세스 설정까지! 이것만으로도 완벽한 문서 보안을 유지할 수 있을 것만 같은데요.

문서중앙화는 외부 매체 제어 기능으로 문서 유출 경로를 모두 차단하고 있습니다.

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협력사 직원이 조회할 수 있는 문서를 화면 캡처나 인쇄를 하지 못하도록 매체를 제어할 수 있으며,

내부 직원이 중앙서버 내 문서를 인쇄하여 외부에 전달해야 하는 경우에는 종이에 워터마크 설정을 통해 인쇄 시 종이에 사용자의 이름이 표시되게 설정 할 수 있어 인쇄물을 통한 문서 유출 방지도 가능합니다.

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또한 웹 브라우저별로 메일에 문서를 첨부할 수 없도록 설정할 수 있어 외부 매체를 통한 문서 유출 경로를 완.벽.히 차단했다고 볼 수 있죠! 😉

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프로젝트 완료

문서중앙화를 도입한 A기업은 문서 보안에 문제 없이, 공유도 아주 편리하게 프로젝트를 잘 마무리 했습니다.

 

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프로젝트 완료 후에는 협력사 직원에게 부여했던 권한을 회수해, 공유 폴더에 저장되어 있는 문서는 안전하게 보관할 수 있습니다.

중앙서버 접속만으로 프로젝트 문서를 모두 확인할 수 있어 별도로 파일을 옮겨야 하는 번거로움 없이 계속해서 문서를 사용할 수 있고,

프로젝트 문서를 타 팀원에게 공유해야 한다면 해당 팀원에게만 폴더에 접근 권한을 부여하면 편리한 인수인계까지 해결 완료! 👍

협력사와의 업무도 히스토리를 모두 알 수 있으니 업무 능률도 높아지겠죠?!

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문서중앙화 솔루션을 도입한 A기업과 협력사 B기업의 프로젝트 사례를 통해서

문서중앙화의 보안 기능과 물 흐르듯 자연스러운 문서 공유 방법까지 확인하셨나요~?

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협력사에게 신뢰감을 주는 완벽한 협업을 위한 문서중앙화 솔루션 도입을 희망한다면,

아래 이메일 혹은 연락처로 문의하세요!🤗

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