안녕하세요. 다이미입니다.
업무를 하다 보면 정말 수많은 프로젝트가 생성되고, 다양한 인원이 여러 프로젝트에 참여하게 되는데요.
프로젝트 진행 시마다 매번 인원별, 부서별로 다르게 저장하고 관리하는
수많은 자료들을 수집하고, 최신 버전을 일일이 찾아 확인하는 불편함이 있었을 겁니다.
누가 어떠한 작업을 진행하고 있는지, 현재 상황은 어떻게 진행되는지도
협업에 있어 중요한 부분이지만 쉽게 알 수 없어 업무 효율이 떨어지고,
성공적인 프로젝트를 위해 문서의 보안까지 하나하나 신경써야 하죠.
하지만 더 이상 프로젝트 문서 관리에 대해 걱정하지 않으셔도 됩니다.
문서중앙화는 문서 관리 · 보안 기능과 함께 협업과 관련된 필수 기능들을 통해
기업의 원활한 프로젝트 관리를 지원하기 때문이죠.
오늘은 프로젝트 관리를 위한 문서중앙화의 문서 관리, 협업 기능들을 소개해 드리겠습니다!
1. 문서 중앙 수집 및 검색을 통한 활용
프로젝트를 할 때마다 관련 프로젝트 파일을 찾거나, 구성원들의 여러 작업 파일을 취합하기 힘들지 않으셨나요? 문서중앙화를 사용하면 다른 구성원들에게 문서 공유를 요청하지 않아도 됩니다.
문서중앙화는 기업에서 생산되는 모든 문서를 개인 업무용 PC가 아닌 회사의 중앙 서버에 수집합니다. 중앙 서버에 기업의 모든 문서가 있기 때문에 별도로 요청하지 않아도 서버 내에서 자유롭게 활용할 수 있습니다. 프로젝트 문서를 관리할 때에는 프로젝트별 공유 폴더를 생성하면 되죠. 또한 문서/폴더의 검색 범주부터 본문 내용, 등록자, 관리 부서, 파일 형식 등 상세한 검색 옵션을 설정해 필요한 문서를 손쉽게 찾을 수 있습니다.
이 때, 기업의 모든 문서가 모여 있어 무분별하게 문서를 확인하지 않을까 걱정하실 수도 있을 텐데요. 문서중앙화는 6단계의 권한 설정을 통해 문서 보안을 강화했습니다. 부서/사용자/직급/장치별로 '권한없음/목록보기/읽기/수정/삭제/모든권한'의 권한을 부여해 폴더 또는 폴더 내 문서에 대해 권한이 있는 사람만 활용할 수 있도록 제어할 수 있습니다.
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AS-IS
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TO-BE
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일일이 문서를 요청하고 취합
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중앙 서버에 수집된 문서를 검색하여 획득, 권한 관리를 통한 보안 강화
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2. URL 공유로 한 파일 내에서 최신 문서 및 이전 문서 확인
프로젝트를 진행하다 보면 누가 수정하고 공유하는지에 따라 매번 각기 다른 양식의 문서를 주고받게 됩니다. 누군가는 v1, v2, v3으로 문서를 저장하지만 누군가는 최종, 최최종, 또는 날짜와 이를 혼합해서 제목을 변경하기도 합니다. 이렇게 파일을 공유하다 보면 취합된 문서 중 무엇이 최신 문서인지 확인하기 어려워집니다.
이러한 불편함이 없도록 문서중앙화에서는 문서 URL 공유 기능을 제공합니다. 문서 원본이 아닌 ‘중앙 서버에 있는 문서의 위치’를 공유하기 때문에 단 한 번의 URL 공유만으로도 수정사항이 반영된 최신 문서를 확인할 수 있습니다. 이때, 원본을 직접적으로 전송하는 게 아니기 때문에 용량이나 속도관련 이슈가 발생하지 않아 대용량 파일도 수월하게 링크로 공유할 수 있다는 장점도 가지고 있습니다.
또, 버전 관리 기능을 통해 이전 버전을 한 파일 내에서 확인할 수 있기 때문에 문서를 여러 버전으로 저장하지 않고도 하나의 문서에서 이전 수정 내용을 확인하고, 필요에 따라 복구해 사용합니다.
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AS-IS
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TO-BE
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최신 문서를 찾기 어려워 문서 하나하나 확인 후 활용
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URL 공유를 통해 한 파일 내에서 수정, 최신 문서 및 이전 버전 확인
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3. 문서 이력을 통한 업무 현황 파악
여러 사람이 문서를 활용하는 경우, 누가 어떤 작업을 진행하고 있는지, 현재 어떻게 진행되고 있는지를 파악하는 것 또한 프로젝트 관리에 있어 중요한 부분일 겁니다.
이때 문서중앙화의 이력 관리 기능을 사용한다면 모든 문서의 사용 이력과 현황을 파악할 수 있습니다. 누가, 어떤 경로로, 언제 파일을 활용했는지 조회/수정/삭제/외부공유 등 모든 이력을 표기합니다. 현재 수정하고 있는 사람이 있다면 파일을 잠금 처리하여 업무 중복 또한 막을 수 있죠.
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AS-IS
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TO-BE
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문서 활용 현황 파악이 어려워 직접 물어보거나 중복된 업무를 시행
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문서 사용 이력을 확인하여 문서 및 업무 현황 파악
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4. 임시 계정으로 협력 업체와 협업
프로젝트를 진행하다 보면 유관 업체와의 협력 업무도 필수적이죠. 하지만 매번 파일을 일일이 전달해야 하는 불편함과 실시간으로 업무 내용 공유가 되지 않아 이메일이나 전화를 주고받았던 경험이 한 두번 씩은 있으실 텐데요.
이럴 때 협력 업체 전용 임시 계정을 생성하면 원활한 협업이 가능해집니다. 프로젝트 폴더 또는 일부 문서에 권한을 부여한 임시 계정을 생성해 사용해 보세요. 협력 업체는 부여된 계정으로 권한이 있는 폴더에 접속해 자유롭게 문서를 공유하고, 활용할 수 있죠. 이를 통해 공유 절차는 간편해지고 문서 이력을 통해 작업 현황을 파악할 수 있습니다. 프로젝트가 종료된 후에는 권한을 변경하여 파일을 수정할 수 없도록 제어할 수 있기 때문에 작업 문서는 남고, 보안은 유지됩니다.
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AS-IS
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TO-BE
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번거롭고 지연되는 협력 업체와의 업무 소통
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임시 계정을 통한 원활한 협업
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오늘은 기업 프로젝트 관리를 위한 협업 기능을 소개시켜 드렸습니다.
문서중앙화와 함께 협업 체계를 구축하고 기업 업무의 효율성을 높여 보세요!
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