안녕하세요. 다이미입니다.
어딘가 익숙한 상황이죠?
외근, 출장, 재택근무 등 회사를 벗어나거나 단순히 회의실에 가서 자료를 켜야 할 때까지,
SSD 외장하드, USB, 노트북을 가져가 자료를 확인해야 하는 불편함을 모두 한 번쯤은 겪어 보셨을 텐데요.
자리를 벗어날 때마다 하나하나 챙겨가고, 자료가 업데이트될 때마다 매번 새로운 자료로 덮어쓰기 하고,
파일을 저장해 챙겨 다니다가 분실, 고장이나 파손으로 저장되어 있던 데이터가 손상되었던 경험도 있으실 겁니다.
SSD 외장하드, USB 없어도 언제 어디에서나 협업하고, 대용량 파일을 공유할 수 있는 방법은 없을까요?
✅ 이럴 땐 문서중앙화를 사용해 보세요!
✔ SSD 외장하드, USB를 챙기지 않아도 중앙 서버 로그인 만으로 업무 문서 활용
문서중앙화는 임직원이 업무 중 생성한 기업의 모든 문서를 개인의 업무용 PC가 아닌 회사 중앙 서버에 저장하는 솔루션입니다. 그렇기 때문에 단순히 회사 회의실에 갈 때부터 외근, 출장, 재택근무 등 근무지를 벗어난 다양한 상황에서 업무 자료를 들고 다니거나 다른 사람에게 요청할 필요 없이 중앙 서버에 접속해서 파일을 확인하고 수정하면 되죠. 이러한 모든 파일의 편집 내용은 즉시 중앙 서버 파일에 반영되기 때문에, 다시 다른 장소로 이동해도 업무의 연속성이 유지됩니다.
1. 문서중앙화는 에이전트, 웹, 모바일 모두가 지원되기 때문에, 언제, 어디서나 편리하게 업무할 수 있습니다.
2. 파일이 수정될 때마다 한 파일 내에 버전 이력을 자동으로 저장하기 때문에, 이전 문서도 손쉽게 확인할 수 있습니다.
3. 파일 사용 중일 때에는 잠금 표시로 읽기만 가능해, 동시 편집으로 인한 데이터 손실이 발생하지 않습니다.
✔ 대용량 파일도 URL 공유로 원활한 협업
외장하드나 SSD를 매번 들고 다니는 이유 중 하나가 메일이나 드라이브로는 대용량 파일을 공유하고 다운로드 받는 게 쉽지 않아서일 텐데요. 문서중앙화와 함께라면 걱정하지 않으셔도 됩니다. 문서중앙화는 ‘문서 URL’을 통해 문서를 공유할 수 있기 때문입니다. 문서 원본을 실제로 전송하는 것이 아닌 문서들이 가진 고유의 URL 주소, 즉 클릭만으로 다운로드가 가능한 URL을 전송합니다. 그렇기 때문에 파일을 공유하거나 다운로드할 시 용량, 속도 이슈가 완전히 사라집니다.
1. 문서들이 있는 폴더 위치를 공유할 수도 있습니다.
2. 외부 문서 공유/다운로드 시 비밀번호, 다운로드 기간, 횟수 제한을 설정할 수 있습니다.
3. 다운로드 ip가 기록되어, 다운로드 여부도 손쉽게 확인할 수 있습니다.
✔ 권한 설정을 통해 중요한 문서 보안 환경 유지
하지만 아무 곳에서, 누구나 회사의 주요 파일을 확인한다면 문서 유출의 위험이 생길 수 있겠죠. 그래서 문서중앙화는 세분화된 권한 설정을 통해 폴더/문서에 대한 접근과 편집을 제어하고, 문서 보안 환경을 구축합니다. 해당 보안 속성을 폴더에 적용할지, 일부 문서에만 적용할지부터 부서/직위/사용자별, PC/모바일 장치별로 접근 권한을 부여하고, 이에 따라 ‘권한 없음/목록 보기/수정/삭제/모든 권한’의 6단계의 권한을 설정할 수 있습니다.
업무 환경이 달라지더라도 중앙 서버에서 권한에 따라 업무 문서를 활용하고 무분별한 열람/수정부터 유출까지 완벽하게 방지하죠.
1. 관리자의 승인 후에만 문서를 내보낼 수 있는 문서 반출 프로세스를 설정하여 추가적으로 문서 보안을 강화할 수 있습니다.
오늘은 SSD 외장하드, USB를 들고 다녀야 했던 업무의 불편함을 짚고,
이를 해결할 수 있는 문서중앙화 솔루션의 편의성에 대해 말씀드렸습니다.
더 이상 불편하게 자료를 챙겨 다니지 마세요.
문서중앙화로 안전하게 문서를 공유하세요!
이미 1,000곳 이상의 기업들이 사이버다임을 이용하고 있습니다.
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