최근 '문서 기반의 협업툴'을 도입하고 있는 기업이 늘고 있다는 사실, 알고 계신가요?
기존의 협업툴은 실시간 협업을 위한 SNS 협업툴, 일정 관리를 위한 일정 기반 협업툴로 구분되었는데요.
최근에는 코로나19와 업무의 디지털화로 인해 대부분의 업무가 디지털 문서를 작성하고 공유하는
업무의 전 과정을 관리하고, 업무 진행 흐름을 파악하는 것이 중요해져
효율적으로 문서를 관리하고 활용할 수 있는 '문서 기반의 협업툴'을 찾는 사람들이 많아졌죠.
일반적인 문서 기반 협업툴은 문서 관리, 문서 전송, 프로젝트 관리, 업무 기록 등을 주기능으로 하는데요.
업무를 기록하는 협업툴의 경우, 프로젝트 단위별 관리와 업무 내용 파악이 쉽지만 공유되는 문서를 저장하여 관리하기란 쉽지 않습니다. 그래서 문서를 저장하고 관리하기 위해 부수적으로 웹하드, 공유 드라이브를 사용하는데요. 협업툴과 중복해서 사용해야 한다는 불편함이 존재하죠.
최근에는 링크로 접속할 수 있는 보안 취약점 때문에 100만 명의 개인정보가 노출되는 사건이 발생하면서 보안 우려까지 생긴 상황입니다.
그렇기 때문에 기업이 효율적으로 '문서 기반으로 업무하는 환경'을 구축하기 위해서는
안전한 환경에서 문서를 저장함과 동시에
문서 전송, 프로젝트 관리, 업무 기록의 용이성을 모두 확보할 수 있어야 합니다.
오늘은 보안이 강화된 환경에서 기업의 모든 문서를 저장 · 관리하고 협업 환경을 구축할 수 있는
문서 기반 협업툴, '문서중앙화'를 소개해 드리고자 합니다.
문서 관리와 협업 모두를 잡은 문서중앙화의 기능을 자세히 보실까요?
문서중앙화는 폴더 또는 개별 문서에 대해 사용자, 부서, 직급, 장치(PC/MOBILE) 별로 조회/읽기/수정/삭제 등
6단계의 권한을 부여하여 문서 접근과 활용을 제어합니다.
이를 통해 중앙 서버에 수집된 문서를 안전하게 보호하고, 제어할 수 있습니다.
문서 공유 시 원본 파일이 아닌 서버에 있는 문서의 위치를 URL로 공유하기 때문에 용량, 속도 이슈가 없습니다.
또, 한 번의 공유만으로 수정사항이 반영된 최신 문서를 확인하고 수정할 수 있습니다.
문서 공유는 물론, 공유된 문서의 열람과 수정이 쉬워져 원활한 협업이 가능합니다.
문서중앙화는 문서의 수정, 변경된 내용을 버전으로 저장합니다.
한 개의 문서에서 최신 내용을 확인하고, 이전 버전을 확인하거나 복구할 수 있습니다.
문서 작업 시 매번 이전 / 최신 문서를 찾거나 요청해야 했던 번거로움이 사라집니다.
문서중앙화는 문서의 생성, 수정, 삭제부터 조회, 다운로드 등
모든 활용 이력을 저장하여 사용자, 시간, IP 정보와 함께 표기합니다.
누가 문서를 조회하고, 수정했는지 알 수 있어 업무 현황을 추적하고 기록할 수 있습니다.
문서 관리부터 보안까지 책임지면서도 원활한 협업을 돕는 문서중앙화 솔루션!
오늘은 문서 저장부터 전송, 관리, 공유, 기록까지 가능한 문서중앙화 솔루션에 대해 소개시켜드렸습니다.
협업툴 도입을 고민하신다면 문서 기반 협업툴, 문서중앙화를 선택하세요!
이미 1,000곳 이상의 기업들이 사이버다임을 이용하고 있습니다.
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