항암 신약 정보등 중요 문서 자산 관리 <HLB그룹>
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HLB그룹의 고민
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문서중앙화 Destiny ECM 도입 성과
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지식 자산의 중앙 관리 필요성
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문서 중앙 집중화로 유실 및 분산 관리 문제 해결
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문서 중앙 집중화로 유실 및 분산관리 문제 보완
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사용 이력 기록화 및 보안 정책 기능으로 보안 강화, 내부 보안 인식 향상
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부서 간 협업 시스템 필요
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중앙 서버 내 프로젝트 폴더를 통해 부서 간 원활한 협업
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오늘은 HLB그룹사의 IT를 관리하고 있는 양창훈 부장님과 인터뷰를 진행했습니다.
HLB그룹은 ‘Human Life Better’, 즉 ‘인류의 생명을 연장하고, 삶의 질을 높인다’는 가치아래, 환자들의 미충족 의료수요(Unmet Medical Needs)를 해소하고, 인류의 건강과 행복을 증진하기 위해 신약개발, 의료기기, 해양ENG, 식음료 등 다양한 사업을 영위하고 있습니다.
특히, 항암신약 ‘리보세라닙’의 글로벌 권리를 보유한 LB는 간암 1차 치료제로 글로벌 3상을 마치고, 미국 FDA에 신약허가신청을 완료했습니다. 현재 FDA의 심사가 진행중입니다.
HLB그룹은 문서중앙화를 통해 지식 자산의 중앙 관리와 보호, 내부 보안 인식 향상, 부서 간 협업 효율성 향상까지 모두 달성할 수 있었다고 합니다. HLB가 문서중앙화 솔루션 도입의 필요성을 느꼈던 계기부터, 사이버다임의 'Destiny ECM'을 선택했는지, 이를 통해 어떤 혁신적인 변화를 이루어 냈는지 함께 확인해 보시죠.
HLB그룹, 문서중앙화 구축 스토리
1. 문서중앙화 솔루션 도입이 필요하다고 느끼게 된 계기가 있으세요?
신약 개발에 대한 관심이 커지면서 내부 정보 보안 강화의 Needs가 더욱 강조되었고, 동시에 계열사가 늘어나면서 지식 자산의 중앙 관리가 중요해 졌습니다. 그래서 문서중앙화 시스템 도입을 고려하게 되었습니다.
2. 사이버다임의 문서중앙화 시스템 'Destiny ECM'을 선택하신 이유가 궁금합니다.
지식을 자산화하고 보호하기 위해 문서중앙화 솔루션 도입을 검토하기 시작했습니다. 국내 시장 점유율이 높은 Big 3 제품을 우선적으로 알아봤는데, 그 중에서 사이버다임 문서중앙화 제품이 가장 기능을 디테일하게 설명하고 있어 최종적으로 선택하게 됐습니다.
다른 경쟁 제품들도 검토해 봤는데, 저희는 감사 쪽에 관심이 많아 사용자의 문서 활용 이력에 대한 기능이 가장 중요했습니다. 하지만 다른 경쟁사는 부족한 부분이 많았습니다. E사의 제품은 로그 관리가 부실해서, 문서나 사용자에 대한 통제 기능 면에서 비교 대상이 되지 않을 정도였습니다. N사도 문서를 누가 조회하고 실행했는지, 유출 시도를 했는지 등에 대한 이력 확인이 어려웠습니다.
또한, 고객 지원이 제조사인 사이버다임에서 직접 이뤄지는 점도 큰 장점이었어요. 개발도, 공급도 직접 하기 때문에 신뢰가 갔습니다.
3. 문서중앙화 솔루션 구축 당시 어려운 점은 없으셨나요?
여러 계열사가 참여하면서 계열사마다 환경이 다양했던 점이 큰 도전 과제였습니다. 또한, 내부 통제에 대한 공감대 형성도 도전 과제 중 하나였어요. 직원들이 보안의 중요성을 충분히 인식하지 못하는 경우가 많았죠. 예를 들어, 일부 직원들은 "이 문서는 내 소유인데 왜 회사 소유냐"라고 생각하는 임직원이 있었고, 보안이 더욱 중요하다는 인식을 심어주는 게 어려웠습니다. 보안의 중요성을 지속적으로 강조하며, 회사의 지적 자산을 지켜야 한다는 메시지를 전달하는 데 집중했죠.
다행히 저는 이전 회사에서 비슷한 프로젝트를 경험했기 때문에 구축 과정 자체는 비교적 수월했어요. 큰 어려움 없이 계열사마다 공통된 보안 정책을 적용할 수 있었습니다.
HLB그룹, 사이버다임 문서중앙화 Destiny ECM 활용기
4. HLB그룹만의 시스템 활용 현황에 대해 설명해주세요.
현재 월간 약 4~5만 건 정도의 문서가 활용되고 있으며, 누적된 등록 문서는 약 180만 건에 달합니다.
연구 부서, 재무 부서와 같은 핵심 부서들은 필수적으로 중앙화 시스템을 사용하고 있지만, 모든 부서가 사용하는 것은 아닙니다. 현재는 정보 자산화를 이루기 위해 문서중앙화를 도입해 사용하고 있으며, 점진적으로 시스템을 확장해 나가고 있습니다.
5. 업무에서 자주 사용하거나 유용한 기능은 무엇인가요?
저희는 주로 협업을 위해 공용 폴더와 접근 권한 기능을 자주 사용하고 있습니다. 상장 법인이 많아 부서 간 협업이 필요한 경우가 자주 있는데, 문서중앙화 시스템을 통해 부서마다 접근 권한을 세밀하게 설정할 수 있다는 점이 매우 유용합니다. 현재는 법인 간의 보안 때문에 기본적으로 각 법인 내 부서 간에만 문서를 볼 수 있게 설정되어 있고, 다른 본부나 부서에서 접근할 수는 없어요. 하지만 협업이 필요한 프로젝트가 생기면, 메인 부서에서 폴더를 생성해 공유하면서 협업을 원활하게 진행하고 있습니다. 이를 통해 부서 간 협력에 큰 도움을 받고 있습니다.
아직 회사 간의 협업은 상대적으로 적은 편이지만, 앞으로 회사 간 프로젝트나 매출 관리 등을 할 때 이러한 협업 기능을 더 많이 활용할 계획입니다. 예를 들어, 저희 부서에서 실적 폴더를 만들어 다른 부서나 팀들이 데이터를 올리도록 해 사용할 예정입니다.
향후에는 AI와 결합을 해서 활용성을 높이고 싶습니다.
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💡 사이버다임 문서중앙화와 AI 결합의 미래!
고객사 인터뷰에서 HLB 그룹은 사이버다임의 문서중앙화 솔루션과 AI, 특히 Chat GPT와 같은 자연어 처리 기술의 결합에 큰 관심을 보이셨습니다. 이를 계기로 사이버다임은 문서 내에서 정교한 질의응답, 자동화된 문서 분석이 가능한 AI 통합 기능을 적극 개발하고 있습니다. 솔드룩스의 Luxia, OpenAI의 Chat GPT 등 다양한 AI 모델을 선택해 문서 속성, 버전 이력, 권한 등을 실시간으로 조회하고, 사용자에게 필요한 정보를 즉시 제공하는 챗봇 인터페이스를 구축하여 문서 관리의 효율성을 극대화할 계획입니다. 이러한 AI와 문서중앙화의 결합은 기업의 생산성을 높이고, 정보 보안 및 관리의 새로운 혁신을 이끌 것입니다.
AI와 결합한 새로운 사이버다임 문서중앙화 조금만 기다려 주세요!
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6. 클라우디움 도입 후, 업무에서 가장 달라진 점이 있다면 무엇일까요?
(1) 문서 집중화를 통한 문서 자산화! 데이터 유실 감소, 이력 모니터링
문서중앙화 솔루션을 도입하고 가장 크게 달라진 점은 산재되어 있던 문서들이 하나로 집중화되면서 문서 자산화가 이루어졌다는 것입니다. 문서 사용 이력이 모두 저장되면서 보안 강화 측면에서도 상당한 개선이 이루어졌습니다. 우리는 문서 반출을 자가 승인 방식으로 설정해 사용자의 편의를 높이면서도, 실시간 모니터링이 가능하기 때문에 특이한 움직임이나 비정상적인 반출 로그가 감지될 경우에는 즉각적으로 확인하고 조치를 취할 수 있게 되었습니다.
(2) 내부 보안 인식 향상
처음에는 일부 사용자들이 문서중앙화 솔루션을 보안 시스템으로 인식하지 않았을 수도 있어요. 하지만 시간이 지나면서 사용자들 사이에서 이 시스템이 마치 CCTV 같은 역할을 한다는 인식이 생기기 시작했습니다. 물론 실제로 그 정도로 강력한 통제를 하는 것은 아니지만, 이런 인식 변화 덕분에 직원들의 보안 의식이 전반적으로 높아졌습니다. 지금은 모두가 보안을 더 중요하게 생각하게 되었고, 회사 차원에서도 보안 관리가 훨씬 강화된 것을 느끼고 있습니다.
7. Destiny ECM 도입을 고려하는 다른 기업에게 조언하고 싶은 점은 있다면 어떤 게 있을까요?
산재되어 있는 내부 지식 자산을 보호하고 싶은 기업에 추천합니다.
다만, 처음 도입을 고려하는 기업들에게 한 가지 조언을 드리자면, 초기 폴더 분류 체계를 먼저 확립하는 것이 중요하다는 점입니다. 분류 체계가 먼저 잡혀야 이후에 체계적인 유지와 관리가 원활하게 이루어질 수 있습니다. 폴더 체계를 제대로 잡아놓지 않으면, 도입 후 혼란이 가중될 수 있습니다.
HLB에서도 초기에 폴더 분류 체계를 설정하는 과정에서 몇 가지 어려움이 있었습니다. 아무래도 문서 관리나 체계적인 분류에 익숙하지 않았기 때문인것 같아요. 회사가 여러 개일 경우, 업종과 업무 유형도 다르고, 각각의 부서가 문서를 다루는 방식도 달라서 종합적인 고려가 필요합니다. 하지만 짧은 시간 안에 모든 걸 해결하기는 어렵죠. 그래서 HLB는 초기에 각 부서와 회사의 자율성을 조금 인정하면서, 어느 정도 기본적인 가이드를 제공하고 그들이 필요에 따라 조정할 수 있도록 했는데, 분류 체계를 더 철저하게 준비했으면 좋았겠다는 아쉬움도 남습니다.
문서중앙화 도입 전에 충분한 준비 기간을 갖고, 큰 줄기를 먼저 만들어 놓은 뒤 세부적인 부분을 채워나가야 도입 후에 혼란 없이 효율적으로 시스템을 활용할 수 있을 것 같아요.
8. 문서중앙화 솔루션 만족도는 10점 만점의 몇 점일까요?
문서중앙화 솔루션에 대한 전반적인 만족도는 8점 정도로 생각합니다.
도입 이후 장애가 거의 발생하지 않아 사실 제가 문서중앙화 관리적인 부분에서는 할 일이 많이 없었습니다. 장애 발생이 극히 드물어서 걱정할 일이 적죠. 사용자분들도 큰 문제없이 사용하고 있는 것 같습니다. 속도 이슈도 처음에는 걱정했지만, 실제로는 큰 문제가 없었습니다. 특히 지방에 있는 사용자들도 생각보다 잘 사용하고 있어서 다행입니다. 안정적인 시스템인 거죠.
오늘은 최근 문서중앙화 시스템을 구축한 HLB그룹사의 양창훈 부장님과 인터뷰를 진행했습니다.
높은 만족도 점수와 더불어 ECM을 선택한 이유와 활용 현황에 대해 상세히 답변해 주셔서 감사드립니다!
아직은 일부 부서에만 도입해 사용하고 계시지만, 향후 계획하셨던 것처럼 문서중앙화의 점진적 확대 도입을 통해
더 강한 보안 환경을 구축하고, 계열사 간 협업이 더욱 활성화될 수 있도록 최선을 다해 지원하겠습니다!
더 좋은 기능과 기술지원으로 보답할 수 있는 사이버다임이 되겠습니다. 감사합니다 :)
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✔️중소기업을 위한 패키지형/과금형 문서중앙화, 클라우디움
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